Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og behandler informasjon om deg når du bruker Mercells nettsted og portal.

Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

1. Hvem behandler vi personopplysninger om?
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende kategorier av personer:

• Kontaktpersoner og ansatte hos kunder som benytter seg av Mercell-portalen
• Kontaktpersoner og andre privatpersoner som fremgår i offentlige anbudsdokumenter
• Andre privatpersoner som benytter seg av tjenestene Mercell tilbyr

2. Formål, kategorier av personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor følger en angivelse av hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke kategorier av personopplysninger vi behandler, samt det rettslige behandlingsgrunnlaget for behandlingen.

        I.            Behandling av personopplysninger i forbindelse med registrering i Mercell-portalen

I forbindelse med registrering og administrering av din bruker i Mercell-portalen, behandler vi følgende personopplysninger om deg:

• Navn
• Stilling
• Epostadresse  
• Personlig brukernavn
• Annen informasjon du frivillig registrerer, for eksempel telefonnummer

Personopplysninger som registreres når du lager en brukerprofil, vil i hovedsak brukes til å fullføre kjøpet eller levere en tjeneste basert på det som ble registrert eller innsamlet. Vi vil for eksempel bruke din epostadresse for å levere anbudsvarslingstjenesten som din arbeidsgiver har registrert seg for. Videre vil ditt navn kunne bli publisert i Mercell-portalen som kontaktperson for din arbeidsgiver i forbindelse med utlyste anbudsprosesser.

I tillegg kan personopplysninger brukes til å dokumentere bruken av Mercell-portalen, siden alle aktiviteter loggføres av IT-sikkerhetsmessige årsaker. Når en bruker logger inn på portalen, skapes en unik ID. Dette sikrer at brukeren slipper å måtte oppgi brukernavn og passord flere ganger i løpet av et gitt tidsrom. ID-en sikrer også den nevnte loggføringen av aktiviteter. Informasjon som skapes som et resultat av bruken av portalen, inkludert IP-adresser, lagres på en sentral server som tilhører Mercell. Denne informasjonen brukes kun i forbindelse med brukerstøtte, og leveres aldri ut til tredjepart.

For all behandling beskrevet under dette punkt vil behandlingsgrunnlaget vårt enten være GDPR Artikkel 6 bokstav b) (avtale) eller bokstav f) (legitim interesse).  

II. Behandling av personopplysninger når du melder deg på kurs, webinar eller seminar

Dersom du melder deg på kurs eller lignende arrangement via Mercell, vil vi behandle alminnelige kontaktopplysninger om deg (navn, arbeidsgiver, epost). Vi behandler disse personopplysningene for å kunne tilby deg kurset. Vårt behandlingsgrunnlag for denne behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (avtale).

Videre kan det forekomme at vi deler personopplysninger om deg til tredjeparter når vi bruker eksterne kursholdere, slik at de skal kunne forberede kursinnholdet basert på deltakerne. Vi videreformidler kun den informasjonen som er relevant for oppfyllelsen av dette formålet. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (avtale) og bokstav f) (legitim interesse).

 III. Behandling av personopplysninger i forbindelse med innhenting av anbudsdokumenter fra offentlige databaser

Som et ledd i de tjenestene Mercell leverer, vil det innhentes offentlig anbudsdokumentasjon fra offentlige databaser som Doffin og TED. I den forbindelse vil Mercell kunne behandle kontaktopplysninger (navn, epost, arbeidsgiver, stilling) til ansatte hos aktører i anbudsprosesser, samt andre personopplysninger som kan fremgå av disse anbudsdokumentene. 

Disse personopplysningene vil kun benyttes til å videreformidle anbud i Mercell-portalen slik at innkjøper og leverandør kan komme i kontakt med hverandre. Dette er en type behandling Mercell har en legitim interesse i å utføre, ettersom dette er en informasjonstjeneste som bidrar til at allerede offentlig utlyste anbud når en større krets av leverandører. Behandlingsgrunnlaget for denne typen behandling av personopplysninger følger av GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (legitim interesse).

IV. Behandling av personopplysninger i forbindelse med direkte kommunikasjon med deg

Mercell tilstreber at våre kunder skal få oppdatert og god informasjon om ulike oppdateringer og andre forhold vi mener er relevante for at kundene skal nyte godt av tjenestene vi tilbyr. Fra tid til annen vil vi derfor sende ut nyhetsbrev og annen relevant informasjon til personer som har registrert en brukerprofil i Mercell-portalen.

Dersom vi sender deg henvendelser som inneholder markedsføring for våre tjenester vil vi be om ditt samtykke først. Samtykke innhentes når du registrerer deg og kan når som helst trekkes tilbake inne på din side i Mercell-portalen. Vårt behandlingsgrunnlag for denne typen henvendelser vil være GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav a) (samtykke) og markedsføringsloven § 15 (1).

I andre tilfeller vil vi sende deg nyhetsbrev og andre henvendelser som kun inneholder informasjon og ikke markedsføring, typisk opplysninger om produktet du bruker hos oss, anbudsvarslingstjenesten, anbudsnyheter, invitasjon til seminarer/webinarer og lignende. Behandlingsgrunnlaget for slike henvendelser er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f (legitim interesse).

V. Bruk av informasjonskapsler (Cookies) på Mercells nettsted

Mercell bruker informasjonskapsler (Cookies) og lignende teknologier for å få innsikt om brukerinteraksjoner på vår hjemmeside. Vi bruker følgende kategorier av informasjonskapsler på våre nettsider:

• Essensielle informasjonskapsler: Informasjonskapsler som er strengt nødvendige for å tilby tjenestene Mercell tilbyr sine kunder.
• Prestasjons- og funksjonalitetskapsler (HubSpot): Dette er informasjonskapsler som blir brukt til å forbedre nettstedets funksjonalitet. Disse informasjonskapslene er ikke avgjørende for å tilby deg våre tjenester, men brukes for å sikre deg en best mulig brukeropplevelse.
• Analytiske informasjonskapsler (Google Analytics, HubSpot, Hotjar, Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag): Dette er informasjonskapsler som samler inn og aggregerer informasjon for å hjelpe oss å forstå hvordan nettsidene våre brukes og hvor effektive markedsføringskampanjene våre er. De hjelper oss også å skreddersy nettsidene våre etter brukernes preferanser.
• Informasjonskapsler knyttet til markedsføring (Google Ads, Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag, HubSpot): Dette er informasjonskapsler som brukes til å lage markedsføringshenvendelser som er relevante for deg. Denne typen informasjonskapsler sikrer at ikke den samme annonsen dukker opp flere ganger på rad, at annonsene er knyttet til dine preferanser og at de blir fremstilt på riktig måte.
• Informasjonskapsler i sosiale medier (Facebook Pixel, HubSpot, LinkedIn Insight Tag): Dette er informasjonskapsler som brukes for at du skal ha muligheten til å dele sider og innhold som du finner interessant på våre nettsider gjennom tredjepartsleverandører av sosiale medier og andre nettsteder (LinkedIn, Facebook etc). Disse informasjonskapslene vil også kunne benyttes til markedsføringsformål.

Vårt formål med denne bruken av informasjonskapsler er å få innsikt i brukerinteraksjoner på vår hjemmeside for å levere en best mulig tjeneste. Personopplysninger som behandles i denne forbindelse er Cookie-ID, type enhet, type nettleser og IP-adresse.

Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til bruk av cookies ved å slå av dette i din nettleser. Det er imidlertid viktig å presisere at dersom du gjør dette vil du risikere å oppleve redusert funksjonalitet på våre nettsider.

4. Mercell som databehandler

I visse tilfeller vil Mercell opptre som databehandler istedenfor behandlingsansvarlig. Dette vil i hovedsak gjelde der innkjøpere eller leverandører laster opp dokumenter som inneholder personopplysninger i Mercell-portalen. I slike tilfeller vil den innkjøperen eller leverandøren som laster opp det aktuelle dokumentet være behandlingsansvarlig for personopplysningene som fremgår av dokumentet, og denne parten har således hovedansvar for at behandlingen skjer i tråd med GDPR.

Mercell inngår databehandleravtaler med alle innkjøpere og leverandører vi behandler personopplysninger på vegne av.

5. Hvem deler vi informasjon om deg med?

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne få tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller leverandøren på annen måte får tilgang til personopplysninger om deg i henhold til kontrakten med oss. Dette gjelder for eksempel vår leverandør av systemer for kunderelasjonshåndtering (Hubspot).

Andre selskaper innad i Mercell-konsernet vil kunne få tilgang til personopplysninger om deg i forbindelse med vår levering av tjenester til deg.

Våre leverandører av Cookies-tjenester vil kunne få tilgang til personopplysninger om deg i forbindelse med at du besøker våre nettsider.

Aktører som nevnt ovenfor opptrer i henhold til gyldig databehandleravtale og under vår instruks. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre du eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette. I visse tilfeller forbeholder imidlertid Mercell seg retten til å gi ut informasjon om registrerte brukere til offentlige myndigheter dersom dette er pålagt ved lov.

6. Hvordan får en bruker tilgang til hans/hennes personopplysninger, og hvordan kan man korrigere denne informasjonen?

Hver bruker er ansvarlig for å sikre at informasjonen som registreres er gyldig og korrekt, inkludert at det kun er brukerinformasjonen som er relevant for bruken av portalen som registreres på vegne av bedriften som brukeren tilhører. Brukeren vil bli suspendert eller permanent blokkert fra portalen hvis falsk informasjon angis ved registrering, f.eks. falskt navn eller upassende kontaktopplysninger.

Brukere som er pålogget Mercell-portalen kan kontrollere og oppdatere sin egen brukerprofil. I den samme delen av portalen er det mulig å legge til og slette informasjon som ikke er obligatorisk, inkludert påmelding/avmelding for nyhetsbrev fra Mercell. Alle brukerprofiler som inneholder ugyldig informasjon vil bli slettet uten forhåndsvarsel. Hvis en bruker har glemt passordet sitt, kan en forespørsel sendes for å opprette en ny kode, via e-post.

Hvis brukeren krever innsikt i registrerte opplysninger koblet til brukerens egne personopplysninger, blir dette loggført i Mercells portal. Brukeren kan kontakte Mercell når som helst for informasjon om loggført informasjon eller andre ting som relaterer til personopplysningene. Vennligst se kontaktinformasjonen i slutten av dette dokumentet.

7. Hvor lenge blir personopplysninger lagret, og hvordan kan en bruker slette opplysningene sine?

Informasjonen lagres i den perioden som samsvarer med lovverket, og Mercell vil slette informasjonen når den ikke lenger er nødvendig. Denne perioden avhenger av typen informasjon og hvorfor den skal lagres:

• Brukerprofiler som registreres i forbindelse med kjøp av Mercell-lisenser, slettes når de har vært inaktive i en periode på 12 måneder etter lisensens utløpsdato.
• Brukerprofiler som registreres i forbindelse med bruk av Mercell-portalen uten kjøp av lisenser, slettes når de har vært inaktive i 12 måneder.

I offentlige anbudsprosesser er vi i visse tilfeller lovpålagt å bevare publisert informasjon. Enhver brukerinformasjon som er inkludert som en del av slik publisert informasjon kan derfor ikke slettes hvis ikke Mercell mottar et krav om dette fra brukeren/organisasjonen som er ansvarlig for dataene. Denne slettingen må også gjøres i henhold til gjeldende lov.

Brukere som er i tvil om hvilken informasjon som kan slettes, inkludert informasjon om når og hvor, kan kontakte Mercell. Vennligst se kontaktinformasjonen i slutten av dette dokumentet.

8. Dine rettigheter

Etter personvernlovgivningen har du som registrert rett til:

• Å be om innsyn i personopplysningene vi behandler om deg;
• Å be om at personopplysningene vi behandler om deg slettes eller rettes;
• Å trekke ditt samtykke tilbake dersom du har samtykket til behandling av personopplysninger. Brukere som for eksempel ikke ønsker å motta markedsføringsmateriell fra Mercell kan avregistrere seg for nyhetsbrev og annen informasjon ved å oppdatere dette i brukerprofilen sin;
• Å motta personopplysninger om deg selv som du har gitt Mercell og å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig uten at Mercell hindrer dette (dataportabilitet); og
• Å klage til tilsynsmyndigheten (i Norge: Datatilsynet).

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

10. Kundeservice og kontakt med Mercell

Vi er alltid glade for å hjelpe deg. Vårt kontor er åpent 9–16 (CET), mandag til fredag. Kontortidene kan avvike på offentlige helligdager. 

Om Databehandleravtalen: dpo@mercell.com
Salgs- og generelle spørsmål: + 47 21 01 88 00 / post@mercell.com
Support: + 47 21 01 88 60 / support@mercell.com
Fakturering: + 47 21 01 88 14 / betaling@mercell.com