Tämä tietosuojakäytäntö auttaa palveluidemme käyttäjää ymmärtämään, mitä henkilötietoja ja muita tietoja Mercell (”palveluntuottaja”) kerää verkkopalveluissaan ja miten käsittelemme näitä tietoja. Tämä Tietosuojakäytäntö on osa palvelujemme käyttöehtoja, jotka ovat luettavissa verkkosivuillamme. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkien palvelujemme käyttöön. Jos käyttäjä ei hyväksy tietosuojakäytäntöä tai palveluiden käyttöehtoja, ei tule palveluja käyttää.
1. Mitä tapahtuu, jos ostan palvelun, tilaan ilmaisen koekäytön tai lähetän yhteydenottopyynnön verkkosivujenne lomakkeella?
Käytämme tietoja vain siihen tarkoitukseen, kuin täyttämäsi lomakkeen yhteydessä on kuvattu. Jos rekisteröidyt Hankintavahtipalvelun koekäyttöjaksolle tai ostat palvelun, aktivoidaan sinulle henkilökohtainen käyttäjätunnus. Alla kuvataan tietojen käsittely tarkemmin.
2. Miten tietojani käsitellään, jos osallistun koulutukseen, webinaariin tai aamiaisinfoon?
Käytämme tietoja vain siihen tarkoitukseen, kuin täyttämäsi lomakkeen yhteydessä on kuvattu. Joihinkin koulutuspaketteihin kuuluu palvelun koekäyttöjakso, jolloin sinulle aktivoidaan henkilökohtainen käyttäjätunnus palveluun. Tällöin saat aina erillisen ilmoituksen palvelun aktivoimisesta ja käyttäjätilisi tiedot. Alla kuvataan tietojen käsittely tarkemmin. Emme koskaan jaa tietoja kolmansien osapuolten kanssa, ellei siitä ilmoittautumisen yhteydessä ole kerrottu tai erikseen sovittu. Tämä saattaa olla tarpeen esim. kun koulutuksen ulkopuolisen luennoitsijan tulee tietää ketkä ovat osallistuneet koulutustapahtumaan. Tällöinkin vain tarpeellinen tieto voidaan jakaa. Jos sinulla on kysyttävää tähän liittyen, voit olla yhteydessä Asiakaspalveluumme - katso yhteystiedot asiakirjan lopusta
3. Mitä tapahtuu kun kirjaudun Mercell -palveluportaaliin?
Kun ensimmäisen kerran kirjaudut Mercell -palveluportaaliin sinun on luettava läpi ja hyväksyttävä Palvelun käyttöehdot ja Tietosuojakäytäntömme voidaksesi käyttää palvelua.
4. Mitä henkilötietoja tallennetaan käyttäjätiliä luodessa?
Uuden käyttäjän rekisteröimistä varten tarvitsemme vain käyttäjän yleiset tiedot:
- Etu- ja Sukunimi
- Sähköpostiosoite (jos yrityksellä on rekisteröity oma verkkodomain ja siihen liitetty sähköpostipalvelu, on käyttäjän käytettävä tällaista sähköpostiosoitetta. Omia henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita tai yhteiskäytössä olevia, esim. myynti@yritys.fi -tyyppisiä osoitteita ei voi käyttää turvallisuussyistä! Käyttäjä on oltava tunnistettavissa sähköpostiosoitteesta. Tämä on myös edellytys erilaisten SSO- ratkaisujen tai kaksivaiheisen tunnistamisen käyttöönottoa varten)
- Henkilökohtainen käyttäjätunnus (kuten sähköpostiosoitteen kohdalla, tulee henkilökohtainen käyttäjätunnus olla yhdistettävissä käyttäjään)
- Matkapuhelinnumero (asiakaspalvelun yhteydenottoja varten sekä kaksivaiheista tunnistamista varten)
Muiden tietojen antaminen on aina vapaaehtoista. Käyttäjä valitsee myös itse, haluaako tämä uutiskirjeitä, vinkkejä ja muita viestejä palveluntarjoajalta.
Organisaatiotietoihin saatetaan tallentaa yrityksen toimintaan liittyvää tietoa (esim toimialatietoja/ CPV -koodeja) tilattujen palvelujen toimittamista varten.
5. Mihin Mercell tarvitsee ja käyttää henkilötietoja?
Tallentamamme henkilötiedot liittyvät aina ensisijaisesti tilattujen palvelujen toimittamiseen. Palvelumme lokitiedostoihin tallentuu myös tuki-, ylläpito- ja tietoturvasyistä erilaisia käyttäjien tekemiä toimenpiteitä ja tietoja mitä palvelun toiminteita tämä on käyttänyt.
Kun käyttäjä kirjautuu palveluun, luo järjestelmä istunnolle uniikin tunnisteen. Näin käyttäjän ei tarvitse aina joka kerta kirjautua uudestaan palveluun tunnuksillaan, koska palvelu ”muistaa” käyttäjän. Tätä tunnistetta käytetään myös mainittujen lokitiedostojen kartuttamisessa.
Palvelujen käyttämisen yhteydessä syntyvät henkilötiedot (esim. käyttäjän IP -osoite) tallennetaan Mercell -palvelujen keskuspalvelimille. Näitä tietoja käytetään vain asiakastukitoimeksiantoihin liittyen eikä niitä koskaan anneta kolmansille osapuolille.
Kun palvelussa allekirjoitetaan sähköisesti erilaisia asiakirjoja (tarjouksia, sopimuksia jne.) luodaan SDO (Signed Data Object) -tiedosto. Tämä tiedosto, johon sisältyy allekirjoittajien tiedot, on salattu ja suojattu niin, ettei sitä voi muuttaa. SDO -tietoja käytetään vain allekirjoitussertifikaatin varmistamiseen epäselvissä tilanteissa.
Koko Mercell -henkilökunta on allekirjoittanut luottamuksellisuussopimuksen ja sitoutunut noudattamaan yrityksen Tietosuojakäytäntöjä. Mitään tietoja ei luvatta luovuteta kolmansille osapuolille, poikkeuksena ainoastaan lainsäädännöstä johtuvat tarpeet. Mercell varaa oikeuden luovuttaa tietoja turvallisuus- ja kilpailuviranomaisille näiden pyynnöstä.
Mikäli käyttäjän tiedot sisältyvät Mercell Asiakas- tai Markkinointirekisteriin, voi Mercell olla yhteydessä tähän myös puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse.
6. Miten käyttäjä voi tarkastaa omat tietonsa ja tarvittaessa muokata näitä?
Jokainen käyttäjä vastaa itse käyttäjätilitietojensa oikeellisuudesta. Käyttäjän vastuulla on myös tallentaa riittävät tiedot palvelun käyttämiseksi ja varmistaa, että hänen käyttäjäoikeudet organisaationsa edustajana ovat oikeat. Käyttäjän tili voidaan välittömästi jäädyttää tai poistaa jos tiedot osoittautuvat vääriksi.
Käyttäjä voi tarkistaa ja päivittää omat tietonsa kirjautumalla palveluun verkkosivuilla www.mercell.fi. Käyttäjäprofiilin yhteydessä käyttäjä voi myös määritellä haluaako tämä viestejä palveluntarjoajalta vai ei.
Jos käyttäjä on unohtanut salasanansa, voi palvelusta pyytää linkin jonka avulla käyttäjä voi määritellä uuden salasanan.
Jos käyttäjä haluaa tarkempaa tietoa niistä palveluun sisältyvistä tietueista, jotka on linkitetty käyttäjän tiliin ja siten henkilötietoihin, tulee tämän ottaa yhteyttä Mercell Asiakaspalveluun, kts. yhteystiedot tämän asiakirjan lopussa.
7. Kuinka kauan henkilötiedot säilytetään ja miten käyttäjä voi saada tietonsa kokonaan poistettua?
Palvelun tiedot säilytetään niin kauan kuin voimassa oleva lainsäädäntö sen sallii ja palveluntarjoaja poistaa tietoja sitä mukaa kun niitä ei enää tarvita. Tietojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta ja tallennussyystä.
Mitään julkisista lähteistä kerättyjä tietoja ei poisteta ilman tiedon julkaisseen organisaation nimenomaista vaatimusta ja edellyttäen että tiedon poistaminen on voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti mahdollista.
Käyttäjätilitiedot sekä maksullisiin että maksuttomiin palveluihin liittyen säilytetään palvelimella toistaiseksi mahdollisimman hyvän palvelukokemuksen mahdollistamiseksi. Käyttäjä voi näin helposti aktivoida saman vanhan käyttäjätilinsä ja hallinnoida omia tietojaan jopa vuosien jälkeen.
Jos käyttäjä haluaa tarkempaa tietoa henkilötietojen säilyttämisestä, tulee tämän ottaa yhteyttä Mercell Asiakaspalveluun, kts. yhteystiedot tämän asiakirjan lopussa.
8. Miten käyttäjä voi saada tiedon siitä, miten henkilötietoja käytetään?
Kun käyttäjä kirjautuu ensimmäisen kerran Mercell -palveluportaaliin, on tämän luettava läpi ja hyväksyttävä Palvelun käyttöehdot ja Tietosuojakäytännön voidakseen käyttää palvelua. Näissä asiakirjoissa kuvataan henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen ja käyttö.
9. Miten käyttäjä voi estää tietonsa käyttämisen markkinointitarkoituksessa?
Käyttäjä voi tarkistaa ja päivittää omat tietonsa kirjautumalla palveluun verkkosivuilla www.mercell.fi
Käyttäjäprofiilin yhteydessä käyttäjä voi myös määritellä haluaako tämä viestejä palveluntarjoajalta vai ei.
10. Miten käyttäjä voi tietää miten henkilötietoja käytetään profilointiin?
Mercell ei käytä henkilötietoja minkäänlaiseen profilointiin.
11. Lisätietoja Asiakaspalvelusta
Vastaamme aina mielellämme kysymyksiin. Asiakaspalvelumme on auki arkisin klo 09:00-16:00. Arkipyhinä asiakastuki on suljettu.
Ohjeita järjestelmän ja portaalin käyttöön löydät verkkosivuiltamme kohdasta Asiakastuki
Mercell Asiakaspalvelu: puh. 0207 528609 tai suomi@mercell.com