Hanke lühikirjeldus
Kilden er på jakt etter et nytt ERP-system som dekker dagens og morgendagens behov og krav innenfor blant annet løsninger for økonomistyring, rapportering, analyse, lønn og HR. Delpakke 2 skal dekke et helhetlig HR system som ivaretar grunnleggende HR funksjoner som onboarding, offboarding, arkiv og sykefraværsoppfølging. I tillegg bør systemet ha funksjonalitet eller moduler som dekker behov innen medarbeiderutvikling, kompetanse, e-læring og preboarding. Leverandør står fritt til å velge sammensetning av løsninger så lenge de "snakker sammen" på en intuitiv og god måte, er skybasert og ivaretar de til enhver tids aktuelle lover og forskrifter. Leverandør må ha kapasitet og ressurser til å bistå oppdragsgiver med implementering og opplæring fra september 2021 slik at vi er klare til å ta i bruk enkelte av systemene i q4 2021. Det er et absolutt krav at regnskapet skal føres i nytt system fra 1. januar 2022, dermed må alle moduler i HR relevant for lønnskjøring tas i bruk innen den tid.
Leverandører som har prekvalifisert seg og blitt invitert til å levere tilbud, skal i tilbudet fylle ut Word dokumentet "besvarelse av kravspesifikasjon" under dokumenter, i tillegg til prisskjema i Excel format. Excel vedlegget "Kravspesifikasjon" tilkjennegir oppdragsgivers krav og ønsker til tilbudt system. Viktigheten er spesifisert med obligatorisk (O), høy (H), middels (M) og lav (L). For hvert krav fremkommer i tillegg hvordan kravet skal besvares. Excel boka med kravspesifikasjonen har 2 faner; generelle krav, funksjonelle krav HR-system.
I denne fasen (tilbudsfasen) vil oppdragsgiver å invitere til presentasjon og demo av tilbudt løsning. Vi forbeholder oss retten til å redusere antall tilbydere som blir invitert til forhandlinger, men vil invitere minimum tre. Utvelgelsen vil i så fall bli foretatt på bakgrunn av tildelingskriteriene "kvalitet" og "pris" (mer info under arkfane evaluering og kriterier). Presentasjonen vil foregå hos oppdragsgiver eller via videokonferanse. I dialogen/forhandlingene ønsker oppdragsgiver først og fremst å bli "kjent" med tilbyders løsninger, men også å stille spørsmål ved evt uklare sider i tilbudene. Tilbyderen som etter dialog/forhandlinger har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, er vinner av konkurransen.