Projektin ja salkunhallinnan ratkaisu (SaaS-palvelu)

Hanke lühikirjeldus

Hankinnan kohteena on projektin ja projektisalkun hallintaan soveltuva ratkaisu (SaaS-palvelu). Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Metsähallituskonsernilla on laajaa projektitoimintaa. Projektit ovat sekä ulkopuolisen tahon rahoittamia projekteja (esim. EU, ministeriöt) että sisäisiä projekteja.

Metsähallituksessa on määritelty projektien johtamisen käytännöt, sisältäen päätöksentekoon liittyvät raportit ja asiakirjat. Tällä hetkellä Metsähallituksessa ei ole kuitenkaan käytössä konsernitasoista järjestelmää projektisalkkujen ja projektien asettamisen, suunnittelun ja toteuttamisen hallintaa varten. Nykyisin projekteja hallitaan erillisillä asiakirjoilla sekä excel -taulukoilla.

Järjestelmän hankinnan tavoitteena on hankkia koko Metsähallituskonsernin käyttöön yhteinen ja yhtenäinen projektien ja projektisalkkujen johtamista, seurantaa ja raportointia tukeva salkunhallintajärjestelmä. Hankittavan konsernin yhteiseen käyttöön tulevan järjestelmän tulee mahdollistaa synergia eri vastuualueiden välillä ja yhteisten projektien hallinnointi nykyistä paremmin. Järjestelmän tulee tukea monipuolista salkkuraportointia suhteessa erilaisiin luokitteluihin, projektityyppeihin ja siten edistää strategista salkunjohtamista.

Järjestelmän tulee tukea ABC -projektijohtamismallia mahdollisimman hyvin. Tämä edellyttää, että järjestelmässä on projektin hallinnan suhteen käytössä porttimalli, joka tukee projektien asettamista ja niihin liittyvää salkku- sekä ohjausryhmäpäätöksen tekoa ideasta loppuraporttiin.

Lisäksi hankittavan järjestelmän tulee mahdollistaa projektien resurssien suunnittelu ja seuranta mukaan lukien kokonaistyöajan seuranta ja työajanseurantojen sähköinen hyväksyntä.

Hankinta koostuu käyttöönottoprojektista sekä järjestelmän käytön aikaisista käyttömaksuista. Käyttöönottoprojekti pitää sisällään hankittavan Saas -järjestelmän muokkaamisen ja käyttöönoton Metsähallituksen projektimallin mukaiseksi perustuen mm. liitteenä oleviin vaatimusmäärittelyihin. Käyttöönottoprojektin tulee sisältää tarjouksessa määritellyt integraatiot, testaamisen sekä käyttäjien koulutuksen ja käyttöönoton tuen. Käyttöönottoprojektin alustava suunnitelma tulee liittää tarjoukseen.