Anskaffelse av pasientvarslingssystem

Kort beskrivning

2.1 Innledning

Drammen kommune ved Helse, sosial og omsorg inviterer til konkurranse for anskaffelse av nytt pasientvarslingssystem til bruk i institusjon, omsorgsboliger/bofellesskap. En ønsker å anskaffe et moderne og fremtidsrettet pasientvarslingssystem som kan integrere ny teknologi og ny funksjonalitet når denne blir utviklet. Det er krav om at alle løsninger som tilbys er basert på åpne standarder og protokoller som sikrer åpne grensesnitt mellom ulike produkter og systemer, og som muliggjør uavhengig fremtidig videreutvikling og eventuelt skifte av leverandør. Løsningen skal være hygienisk, lett å gjøre rent, robust og tåle røff bruk. De bærbare enhetene for pasient og ansatt skal være brukervennlige og lette å bære med seg.

Pasientvarslingssystemet skal være utprøvd og i drift i andre kommuner/institusjoner i minst ett år.

Oppstart av kontrakt er umiddelbart etter signering og pasientvarslingsanleggene skal leveres i 2017.

Disse forkortelsene brukes i dokumentet:
Bo- og servicesenter (sykehjem) (BSS)
Pasientvarslingsystem (PVS)

2.2 Utfordringer

Økt levealder og endret alderssammensetning er en av de største omsorgutfordringene vi står overfor. Tallet på antall personer med ulike demenslidelser/kognitiv svikt vil øke fremover og det er forventet en fordobling i løpet av de kommende 35 årene. I dag har 98 % av pasientene i BSS demens/kognitiv svikt og i tillegg vet en at minst halvparten av alle personer med demens/kognitiv svikt bor i eget hjem.

Demens er en sykdom som gir en skade i hjernen og symptomer og sykdomsbildet vil variere ut fra hvor i hjernen skaden er. En demensskade fører til blant annet nedsatt hukommelse, nedsatt tidsorientering, nedsatt stedsorientering, manglende språkforståelse, handlingssvikt, nedsatt språkfunksjon, manglende hemninger, økt falltendens, apati, endring i atferd, hallusinasjoner og vrangforestillinger. Ansatte i institusjoner og bofelleskap må i det daglige forholde seg til pasienter med disse symptomene. De vil møte pasienter som ikke vet hvor de er på grunn av sin nedsatte hukommelse, pasienter som stadig ønsker å dra hjem til sine foreldre på grunn av sviktende tidsorientering, som ser og opplever ting på grunn av hallusinasjoner, som reagerer med sinne eller uadekvate reaksjoner på grunn av språkproblemer eller vrangforestillinger, som går inn på andre pasienters rom på grunn av nedsatt stedsorientering og som har problemer med å forholde seg til ordinære alarmsystemer på grunn av sin kognitive svikt. Når kommunen skal anskaffe nytt PVS er det et ønske om å tenke innovativt slik at kommunene får systemer for varslings- og lokaliseringsteknologi med ulike former for sensorer til bruk både i BSS og i bofellesskap.

2.3 Fagprogram

Som fagprogram innen pleie og omsorg bruker kommunen Tietos Elektronisk pasient journal Gerica. For fremtidige leveranser til hjemmetjenester, benyttes også LifeCare mobil pleie som er et mobilt dokumentasjonsverktøy tilknyttet Gerica. PVS skal integreres med Gerica.

2.4 Formålet med anskaffelsen

1.      Større trygghet og sikkerhet for pasienter, pårørende og ansatte

2.      Økte muligheter for kontakt mellom pasienter og ansatte

3.      Økt egenmestring, livskvalitet og frihet

4.      Økt kvalitet på tjenester

5.      Bedre arbeidssituasjon for de ansatte

6.      Effektivisering av pleie- og omsorgstjenestene

7.      Færre uønskede hendelser og ulykker

8.      Forebygge funksjonsnedsettelse og skade

2.5 Bakgrunn for anskaffelsen

Anskaffelsen gjelder pasientvarslingsystem til følgende institusjoner:

Fjell bo- og servicesenter har 2 avdelinger med til sammen 51 pasientrom med plass til 52 pasienter (1 rom kan brukes som dobbeltrom). Sykehjemmet har 50 langtidsplasser og en korttidsplass. Det er planer om å bygge ut ett pasientrom til i år som skal brukes som korttidsplass.  Avdelingene er delt opp i tre og tre boenheter med 8 til 9 beboere i hver. Om 3 til 4 år er det mulig at sykehjemmet skal utbygges med ca. 25 boligenheter.

Fjell BSS sin bygningsmasse består av trekonstruksjon. Fjell har et gammelt sykesenganlegg der det stadig oppstår feil. Det er ikke mulig å få nye deler og det er etter hvert ikke mulig å få kjøpt nye telefoner som er kompatible med anlegget. Det er dårlig signalstyrke i flere deler av huset og det er ikke mulig å få satt opp forsterkere fordi det ikke er å få tak i til dette anlegget. Fjell BSS ha også et «dobbelt» sentralbord, et internt og et eksternt, der man må ringe ut for å ringe inn i avdelingene for å videreformidle samtaler. Telefonanlegget ble satt opp slik en periode da Fjell BSS var privat drevet.

Strømsø bo- og servicesenter  har pr. i dag 3 avdelinger i bruk og en avdeling som står tom, pr. i dag er det 39 plasser, men med den stengte avdelingen er det 45 pasientrom, med plass til 46 pasienter.

Pr. i dag er det 39 langtidsplasser, det er snakk om å åpne den ene avdelingen og eventuelt bygge ut 4 rom til. Dette vil det tas stilling til høsten 2016.Fordelingen på avdelinger slik: 4 etg. 10 plasser, 3 etg. 10.plasser, 2 etg. 19 plasser, men skal mulig utvide med 4 plasser, 1 etg. 6 plasser, men er stengt pr. i dag.

Strømsø BSS har et alarmanlegg fra 2008, Dette er det meget vanskelig å få tak i deler til anlegget samtidig er det vanskelig å få noen til å reparere dette. Sykehjemmet har og gulvsensorer som er fra 1994, som nå slutter å virke avdeling for avdeling. Dette er meget kritisk da en avdeling står tom om natten og vi er nødt til å ha oversikt hvis noen går ut på natt.

Schwartzgt. bofellesskap ble åpnet i 2013 og har et trådløst signalanlegg, men dette fungerer ikke optimalt. Infrastrukturen er ikke optimal og er ikke helt ferdig utviklet.

De tre institusjonene har behov for et PVS som i tillegg til varsel fra pasient også kan knyttes opp mot blant annet brannvarsling og andre alarmer som f.eks. fall- og epilepsialarmer, varsling ved risikosituasjoner samt et anlegg som kan gi kognitiv støtte for pasientene.

Et PVS skal bidra til å gi trygghet i hverdagen for både pasienter, ansatte og pårørende. Det skal dekke et behov for varsling som er tilpasset den enkelte pasients funksjonsnivå og dekke personalets behov for varsling i en døgnkontinuerlig tjeneste.

2.6 Anskaffelsens omfang

Det skal gis tilbud på tre (3) komplette PVS. Et komplett PVS innbefatter all installasjon, implementering, test, dokumentasjon, opplæring, drift, styring og administrasjon av pasientvarslingssystemet som skal ivareta den aktive pasientvarslingen, det er:

1.      Server/kommunikasjonssystem

2.      Pasientenhet

3.      Personalenhet

4.      Infrastruktur (kommunikasjon med enhetene)

Teknologien som tilbys skal fungere hele døgnet alle dager året rundt.

Tabellen nedenfor viser størrelsen på hver institusjon:

** dette er antallet på jobb i pleien på dagtid som er beskrivende for antall håndholdte enheter. 

2.7 Overordnede krav til pasientvarslingssystemet

2.7.1 Generelt

I dag benytter de tre institusjonene ulike typer varslinger og alarmer. Det er behov for et standardisert system for alle institusjoner og bofellesskap.

Vi ønsker et PVS der varslene kommer fra pasient. Pasienten er i sentrum for varsel og ikke rommet pasienten oppholder seg på. Det vil si at det må være en mulighet til å knytte varsler til den enkelte pasient sin identitet. 

2.7.2 Pasienten i sentrum

Varslingssystemet pasienten får tildelt av kommunen skal være personlig og individuell. Pasientens funksjonsnivå og hjelpebehov skal være førende for teknologien som tildeles den enkelte.  

2.7.3 Ansatte

Ansatte skal alltid føle trygghet for pasientenes ve og vel, og skal kunne yte effektiv hjelp og gode tjenester med hjelp av aktiv/passiv varsling fra pasientene. Det er viktig at ansatte opplever en helhetlig og effektiv kommunikasjonsløsning.

Varsling om behov for assistanse fra ansatte skal kunne gjøres på utstyr som er bærbart (mobile terminaler som f.eks. smarttelefon, nettbrett etc.).

Hvis medarbeider har behov for assistanse og/eller er i en nødssituasjon skal det være mulig på en enkel og hurtig måte å kunne tilkalle hjelp. I noen situasjoner er det behov for stemmestyrt tilkalling av assistanse, siden begge hendene er opptatt. Ansatte skal kunne motta varsel fra pasient uavhengig av hvor begge parter befinner seg. 

2.7.4 Mottak, håndtering og loggføring av varsler

Varsler skal mottas på flere typer av enheter. Systemet skal ivareta alle varsler som dreier seg om aktiviteter rundt pasient. Det vil være varsel om behov for øyeblikkelig hjelp, medisinske varsler, assistansevarsel, aktivitetsvarsler, tekniske varsler og varsler om avtaler og daglige gjøremål. 

2.7.5 Talekommunikasjon

I PVS skal det finnes løsning for at både ansatte og pasienter kan utføre taleanrop. To-veis samtaler vil være et supplement både til aktiv og passiv varsling i institusjon.

Ansatte skal kunne ringe ut og gjennomføre samtaler med andre ansatte og eksterne via samme mobile enheter. På den mobile enheten skal de også kunne motta samtaler og sette samtaler over til andre ansatte. Varsler prioriteres foran samtaler. 

2.7.6 Adgangskontroll

Det kreves at PVS er knyttet til håndtering av adgangskontroll i BSS og bofellesskap. Adgangskontroll må sees i sammenheng med lokalisering av ansatte og pasienter og det at pasienter skal kunne bevege seg fritt under gitte premisser. Adgangskontroll skal tilpasses dagens løsning for låssystem på den enkelte institusjon. 

2.7.7 Lokalisering av ansatte 
Det skal være mulighet for pårørende og besøkende å lokaliserer de ansatte. 

2.7.8 Pasientvarslingssystemet som styringsverktøy for ressursutnyttelse 

PVS skal gi ledere i pleie og omsorg akkumulert styringsinformasjon som f.eks. responstider, antall alarmer/varsel på de ulike avdelingene og hvilke typer alarmer/varsel. Dette for å kunne gjøre tiltak i forhold til utnytting av bemanningsressurser og i forhold til enkeltpasienter. 

2.7.9 Aktuelle funksjoner og beskaffenhet for mobile terminaler for ansatte

Mottak av varsler skal primært foregå på vanlig forbrukerteknologi som smarttelefoner, nettbrett eller storformat skjermer både i forhold til fleksibilitet og i forhold til økonomi.

Håndholdte mottakerutstyret skal kunne benyttes til forskjellige bruksområder som f.eks. samhandling, tidsregistrering og registrering av pleie. De må bruke de mest utbredte operativsystemstandardene i markedet som Android, iOS og Windows Phone.

3 Bruk av underleverandør
Dersom en søker støtter seg på underleverandørers/andre selskapers økonomiske ressurser, eller tekniske kvalifikasjoner for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det legges ved forpliktelseerklæring fra underleverandør/selskap som viser at tilbyder har rådighet over de aktuelle ressursene i kontraktsperioden. 

Dersom det benyttes ressurser underleverandør/andre selskaper skal det leveres tilsvarende dokumentasjon som for tilbyder.