Eesti Rahva Muuseumi hankekord
1. Üldsätted
1.1. Käesolevas Eesti Rahva Muuseumi hankekorras (edaspidi kord) sätestatakse Eesti Rahva Muuseumi (edaspidi ERM) riigihangete planeerimise, ettevalmistamise, läbiviimise ja hankelepingute sõlmimise tingimused ja nõuded.
1.2. Korda rakendatakse koos „Riigihangete seaduse“ ja selle alusel kehtestatud õigusaktidega.
1.3. Riigihankeid ERMis koordineerib haldusjuht, kes
1.3.1. koostab iga-aastase riigihangete plaani (edaspidi hankeplaan);
1.3.2. annab igakülgset abi riigihangete ettevalmistamisel ja tehnilisel läbiviimisel;
1.3.3. selgitab ERMi töötajatele riigihankealaseid õigusakte, tavasid ja praktikat.
2. Riigihangete planeerimine ja hankeplaani kinnitamine
2.1. ERMi hankeplaani koostab haldusjuht ja see kinnitatakse direktori käskkirjaga hiljemalt iga aasta 28. veebruariks.
2.2. Hiljemalt kahe kuu jooksul pärast ERMi eelarve kinnitamist esitavad eelarves vastavate kulude eest vastutavad isikud (osakondade juhatajad) haldusjuhile informatsiooni eelarveaastal kavandatavate riigihangete kohta, mille eeldatav maksumus vastab punktis 2.6 nimetatule.
2.3. Hankeplaanis näidatakse ära hanke nimetus ja/või kirjeldus, hankelepingu liik, hankemenetluse liik, hankelepingu eeldatav maksumus (ilma käibemaksuta), hanke algatamise eeldatav tähtaeg, lepingu eeldatav täitmise tähtaeg ja tehnilise kirjelduse koostaja nimi. Hankeplaanis kajastatakse ära lisaks ostu- ja hankemenetlustele ka kalendriaastasse planeeritud raamlepingute alusel korraldatavad minikonkursid.
2.4. Hankeplaani muudetakse ja täiendatakse vastavalt vajadusele. Kui ostu- või hankemenetluse läbiviimise vajadus selgub pärast punktis 2.1 nimetatud tähtaega, peab eelarves vastavate kulude eest vastutav isik esimesel võimalusel teavitama haldusjuhti hankeplaani täiendamise või muutmise vajadusest.
2.5. Hankeplaanis võetakse hangete eeldatava maksumuse arvutamisel aluseks kõik teadaolevad vahendid, sh. jooksva aasta riigieelarve ning kõik välisfinantseeritavad projektid (sh ESF, ERF vms).
2.6. Hankeplaanis näidatakse asjade ostmine ja teenuste tellimine maksumusega alates 10 000 eurot või ehitustööde tellimine maksumusega alates 15 000 eurot ilma käibemaksuta;
2.7. Igapäevase toitlustusega seonduvate kulude (näiteks restoranidele ostetavad tooted ja toidukaubad), samuti igapäevase majandustegevusega seotud kulude, mis aastas jäävad summeerituna alla punktis 2.6 nimetatud piirmäärasid, ja mille kohta ei ole sõlmitud kas raam- või hankelepinguid, ei pea võtma eelnevaid hinnapakkumusi, kuid vastutusala juhataja peab olema kontrollimisel suuteline põhjendama tehtud kulutusi.
3. Riigihanke hankemenetluse korraldamine
3.1. Riigihanked viiakse läbi „Riigihangete seaduses“ määratud hankemenetluse reeglite alusel kui hankemenetluse korraldamise, ehitustööde kontsessiooni andmise ja ideekonkurssi korraldamise kohustuse maksumuse piirmäär ilma käibemaksuta (edaspidi riigihanke piirmäär) on asjade ja teenuste hankelepingu ning ideekonkursi korral 40 000 eurot, ehitustööde hankelepingu ja ehitustööde kontsessiooni korral 250 000 eurot.
3.2. Riigihanke korraldamisest huvitatud isik või struktuuriüksus, kelle vastutusalasse vastav hankeobjekt kuulub:
3.2.1. koostab riigihanke sisulise kirjelduse, mis sisaldab hanke nimetust, hankeobjekti tehnilist kirjeldust, pakkujale esitatavaid nõudeid, võimalikke hindamiskriteeriumeid ja vajadusel muud olulist infot ning esitab selle hankedokumentide ettevalmistamiseks haldusjuhile vähemalt 10 tööpäeva enne hanke väljakuulutamise eeldatavat tähtaega;
3.2.2. valmistab ette hankelepingu projekti või hankelepingu olulisemad tingimused;
3.2.3. kooskõlastab hankedokumendid;
3.2.4. pärast hankelepingu sõlmimist vastutab hankelepingu täitmise eest.
3.3. Direktor:
3.3.1. annab käskkirjaga korralduse riigihanke läbiviimiseks;
3.3.2. määrab käskkirjaga riigihanke menetluse eest vastutava isiku ning kinnitab riigihanke komisjoni koosseisu (sh komisjoni esimehe), milles peab olema vähemalt kolm liiget; ideekonkurssi korral kinnitab ideekonkurssi tehnilise komisjoni ja žürii;
3.3.3. vajadusel volitab teisi isikuid teostama hankemenetlusega seotud toiminguid;
3.3.4. kinnitab käskkirjaga hankedokumendid;
3.3.5. kinnitab käskkirjaga kõik hankemenetluses tehtavad otsused (pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamise otsus, kvalifitseerimise otsus, kvalifitseerimata jätmise otsus, pakkumuse vastavaks tunnistamise otsus, pakkumuse tagasilükkamise otsus, pakkumuse edukaks tunnistamise otsus, kõigi pakkumuste tagasilükkamise otsus, hankemenetluse kehtetuks tunnistamise otsus, vajadusel muud menetluses tehtavad otsused);
3.3.6. sõlmib edukaks tunnistatud pakkujaga hankelepingu või volitab selleks teisi isikuid.
3.4. Kui ERMis puudub riigihanke objekti spetsiifilisuse tõttu tehniline pädevus, peab tehnilist kirjeldust ettevalmistav isik või struktuuriüksus kaasama sõltumatu eksperdi, kes omab riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi. Ekspert peab eelnevalt andma kirjaliku nõusoleku ja kinnituse sõltumatuse kohta. Eksperdi võib kaasata ka riigihanke komisjoni.
3.5. Riigihanke komisjon (edaspidi komisjon):
3.5.1. kontrollib hankedokumendid ja nende lisad ning annab vastava kooskõlastuse;
3.5.2. avab laekunud pakkumused;
3.5.3. kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluste puudumist ja vastavust kvalifitseerimise tingimustele ja teeb direktorile ettepaneku pakkujate kõrvaldamiseks, kvalifitseerimiseks või kvalifitseerimata jätmiseks;
3.5.4. kontrollib pakkumuste vastavust hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimustele ja teeb direktorile ettepaneku pakkumuste vastavaks tunnistamiseks või pakkumuste tagasi lükkamiseks;
3.5.5. vajadusel nõuab pakkujalt selgitusi või selgitamist võimaldavate andmete või dokumentide esitamist ning pakkumuses esitatud teabe põhjendamist, piiritlemist või täpsustamist;
3.5.6. vajadusel teeb direktorile ettepaneku kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta;
3.5.7. hindab ja võrdleb kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi hanketeates ja hankedokumentides esitatud hindamiskriteeriumite alusel;
3.5.8. teeb direktorile ettepaneku pakkumuse edukaks tunnistamiseks ning hankelepingu sõlmimiseks.
3.6. Ideekonkurssi tehniline komisjon:
3.6.1. avab laekunud pakkumused;
3.6.2. kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluste puudumist ja vastavust kvalifitseerimise tingimustele ja teeb direktorile ettepaneku pakkujate kõrvaldamiseks, kvalifitseerimiseks või kvalifitseerimata jätmiseks;
3.6.3. kontrollib pakkumuste vastavust hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimustele ja teeb direktorile ettepaneku pakkumuste vastavaks tunnistamiseks või pakkumuste tagasi lükkamiseks;
3.6.4. vajadusel nõuab pakkujalt selgitusi või selgitamist võimaldavate andmete või dokumentide esitamist ning pakkumuses esitatud teabe põhjendamist, piiritlemist või täpsustamist;
3.6.5. vajadusel teeb direktorile ettepaneku kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta;
3.6.6. teeb direktorile ettepaneku ideekonkurssi tulemuste kinnitamiseks.
3.7. Ideekonkurssi žürii hindab ideekavandeid lähtudes „Riigihangete seadusest“.
3.8. Komisjoni, ideekonkursi tehnilise komisjoni ja žürii töökord:
3.8.1. töövorm on koosolek, mida võib läbi viia ka elektrooniliselt;
3.8.2. kõik koosolekud ja otsused protokollitakse ning allkirjastatakse kõigi komisjoni/žürii liikmete poolt;
3.8.3. komisjoni/žürii liikmete eriarvamused protokollitakse;
3.8.4. komisjon/žürii on otsustusvõimeline, kui sellest võtab osa vähemalt kaks kolmandikku (2/3) liikmetest;
3.8.5. kinnitatud komisjoni/žürii liige, kes ei saa koosolekust osa võtta, esitab vajadusel esimehele oma arvamuse ja/või hindepunktid kirjalikult hiljemalt komisjoni koosoleku toimumise ajaks;
3.8.6. komisjon teeb otsused koosolekust osa võtnud liikmete poolthäälte enamusega. Komisjoni/žürii otsus on vastu võetud kui selle poolt on hääletanud üle poole koosolekust osa võtnud liikmetest. Häälte võrdsel jagunemisel on määravaks esimehe hääl.
3.9. Riigihanke eest vastutav isik (haldusjuht):
3.9.1. koostab riigihankega seotud käskkirjad, protokollid, kirjad jm dokumendid;
3.9.2. vormistab hankedokumendid riigihanke sisulise kirjelduse alusel;
3.9.3. sisestab riigihangete registrisse tähtaegselt vajalikud dokumendid, teated ja aruanded ning korraldab vajadusel nende muutmise;
3.9.4. korraldab vajadusel hankedokumentide muutmist ning muudatuste kättesaadavaks tegemist riigihankest huvitatud isikutele;
3.9.5. vajadusel annab kirjalikke selgitusi hanketeate ja hankedokumentide kohta;
3.9.6. korraldab kõikidele hankemenetluses osalevatele isikutele kirjalike teadete kättetoimetamise kõigi hankemenetluse käigus tehtavate otsuste kohta ning muudel õigusaktides sätestatud juhtudel;
3.9.7. vastutab riigihankega seotud dokumentide säilitamise eest;
3.9.8. vajadusel konsulteerib pädevate isikutega spetsiifiliste juriidiliste küsimuste lahendamiseks.
3.10. Hankelepingu projekt või hankelepingu olulised tingimused lisatakse hankedokumentidele.
3.11. Sõlmitav hankeleping peab olema kooskõlas hanketeate, hankedokumentide ja edukaks tunnistatud pakkumuses märgitud tingimustega.
3.12. Hankemenetluse ajal toimub suhtlemine huvitatud isikute ja pakkujatega kirjalikult riigihangete registri, posti või e-posti teel (v.a juhul, kui selgitused vms ei vii pakkujat eelisseisundisse võrreldes teiste pakkujatega).
3.13. Kõik riigihangetega seonduvad dokumendid säilitatakse vastavalt ERMi asjaajamiskorrale.
3.14. Hankemenetluses tekkinud vaidluse ja sellega seotud vastuste ning muude dokumentide õigeaegse esitamise eest vastutab direktor.
4. Lihthanke korraldamine
4.1. Lihthanke korraldamise kohustuse piirmäär ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste hankelepingu korral 10 000 eurot ning ehitustööde hankelepingu korral 30 000 eurot.
4.2. Lihthanke korraldamise tuleb järgida „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ning „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 182 sätestatud lihthanke korraldamise tingimusi.
4.3. Lihthanke korras asjade ostmise, teenuste ja ehitustööde tellimise eest vastutab hanke korraldamisest huvitatud isik või struktuuriüksus, kelle vastutusalasse vastav hankeobjekt kuulub.
4.4. Lihthanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks võib direktor moodustada lihthanke komisjoni. Komisjon lähtub punktis 3.8 toodud töökorrast.
4.5. Lihthanke algatamiseks esitatakse riigihangete registris avaldamiseks lihthanke teade, milles määratakse pakkumuste esitamiseks mõistlik tähtaeg, mis ei või olla lühem kui neli tööpäeva. Juhul, kui lihthanke korraldamiseks kehtestatakse lihthanke dokument, siis lisatakse lihthanke teatesse viide elektronposti või veebiaadressile, mille kaudu on huvitatud isikul võimalik lihthanke dokumente elektrooniliselt välja võtta, või lisatakse lihthanke dokument registrisse.
4.6. Hankemenetlus peab olema dokumenteeritud alates 10 000 eurost (ilma käibemaksuta). Pakkumused peavad olema säilitatud vastavalt ERMi asjaajamiskorrale. Dokumentatsioon peab sisaldama pakkumusi ja dokumenti, milles on fikseeritud parima pakkumuse valiku põhjendus.
4.7. Lihthanke korraldamisest huvitatud isik või struktuuriüksus, kelle vastutusalasse vastav hankeobjekt kuulub:
4.7.1. koostab lihthanke lähteülesande, mis sisaldab lihthanke nimetust, hankeobjekti tehnilist kirjeldust, pakkumuste hindamise aluseid ja pakkumuse esitamise tähtaega ning vajadusel pakkujale esitatavaid nõudeid, hindamiskriteeriumeid ja muud olulist infot ning esitab selle lihthanke dokumentide ettevalmistamiseks haldusjuhile vähemalt 10 tööpäeva enne hankeplaanis kinnitatud lihthanke algatamise eeldatavat tähtaega;
4.7.2. valmistab ette hankelepingu projekti olulisemad tingimused;
4.7.3. vastutab lihthanke teate õigeaegse esitamise eest riigihangete registrile teavitades sellest haldusjuhti;
4.7.4. kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste ja pakkujate vastavust esitatud tingimustele juhul, kui selleks pole moodustatud komisjoni;
4.7.5. hindab pakkumusi ja valib välja eduka pakkumuse juhul, kui selleks pole moodustatud komisjoni;
4.7.6. vastutab riigihanke aruande ja aruande lisa õigeaegse esitamise eest riigihangete registrile teavitades sellest lihthanke eest vastutavat isikut ( haldusjuhti);
4.7.7. pärast hankelepingu sõlmimist vastutab hankelepingu täitmise eest;
4.7.8. vastutab lihthankega seotud dokumentide säilitamise eest.
4.8. Haldusjuht:
4.8.1. sisestab riigihangete registrisse tähtaegselt lihthanke teate, riigihanke aruande ja aruande lisa;
4.8.2. koostab lihthankega seotud protokollid, kirjad jm dokumendid juhul, kui lihthanke läbiviimiseks on moodustatud komisjon;
4.8.3. vajadusel koostab lihthanke dokumendi lihthanke lähteülesande andmete alusel;
4.8.4. korraldab vajadusel lihthanke dokumendi muutmist ning kättesaadavaks tegemist lihthankest huvitatud isikutele;
4.8.5. vajadusel annab kirjalikke selgitusi lihthanke teate ja lihthanke dokumendi kohta;
4.8.6. korraldab kõikidele lihthankemenetluses osalevatele isikutele kirjalike teadete kättetoimetamise kõigi menetluse käigus tehtavate otsuste kohta ning muudel õigusaktides sätestatud juhtudel.
4.9. Direktor sõlmib edukaks tunnistatud pakkujaga hankelepingu või volitab selleks teisi isikuid.
5. Lihtsustatud korras tellitavad teenused
5.1. Lihtsustatud korras teenuste tellimisel järgitakse „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ning Riigihangete seaduse“ paragrahvis 19 sätestatud lihtsustatud korras tellitavate teenuste hanke korraldamise tingimusi selliselt, et teenuste tellimisega kaasneks ERMile võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu. Kui lihtsustatud korras hangitavate teenuste hankelepingu eeldatav maksumus on võrdne riigihanke rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, siis järgitakse lisaks „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 33 sätestatud tehnilise kirjelduse koostamise nõudeid.
5.2. Lihtsustatud korras hangitavate teenuste hanke läbiviimise ja lepingu sõlmimise korraldab hanke korraldamisest huvitatud isik või struktuuriüksus, kelle vastutusalasse vastav hankeobjekt kuulub.
5.3. Lihtsustatud korras hangitavate teenuste hanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks võib direktor moodustada lihtsustatud korras hangitava teenuse hanke komisjoni, kes lähtub punktis 3.8 toodud töökorrast.
5.4. Lihtsustatud korras teenuste tellimisel järgitakse järgmiseid reegleid:
5.4.1. konkurentsi olemasolu korral ja juhul, kui see on halduskoormust arvestades otstarbekas, võetakse vähemalt kolm võrreldavat pakkumust. Võrreldavad pakkumused võib leida ka turul pakutavate samalaadsete teenuste avalikult kättesaadava info ning hinnavõrdluse teel;
5.4.2. üldreeglina eelistatakse eduka pakkumuse valiku kriteeriumina madalaimat hinda. Erandina võib kasutada ka muid kriteeriume parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte leidmiseks;
5.4.3. enne teenuse tellimist peab tellimuse esitaja olema veendunud tehtavate kulutuste otstarbekuses, sihipärasuses ja ökonoomsuses.
5.5. Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot:
5.5.1. teatab haldusjuht hankelepingu sõlmimise soovist ERMi või registri veebilehe kaudu vähemalt neli tööpäeva enne pakkumuste esitamise tähtaega. Teates tuuakse välja vähemalt hankelepingu objekt, kontaktisiku andmed, kelle poole pöörduda informatsiooni saamiseks ning pakkumuste esitamiseks ning tähtpäev, milleni pakkumusi saab esitada;
5.5.2. esitab haldusjuht 20 päeva jooksul peale lepingu sõlmimist riigihangete registrile riigihanke aruanne ja pärast lepingu lõppemist aruande lisa.
6. Väikehanke korraldamine
6.1. Väikehange on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on asjade ostmise ja teenuse tellimiste puhul väiksem kui 10 000 eurot ja ehitustööde puhul väiksem kui 30 000 eurot.
6.2. Väikehanke korraldamisel kohaldatakse „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 3 sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks hankijale võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu.
6.3. Väikehanke läbiviimisel järgitakse järgmiseid reegleid:
6.3.1. konkurentsi olemasolu korral ja juhul, kui see on halduskoormust arvestades otstarbekas, võetakse vähemalt kolm võrreldavat pakkumust. Võrreldavad pakkumused võib leida ka turul pakutavate samalaadsete asjade või teenuste avalikult kättesaadava info ning hinnavõrdluse teel;
6.3.2. üldreeglina eelistatakse eduka pakkumuse valiku kriteeriumina madalaimat hinda. Erandina võib kasutada ka muid kriteeriume parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte leidmiseks;
6.3.3. enne asjade ostmist või teenuse tellimist peab tellimuse esitaja olema veendunud tehtavate kulutuste otstarbekuses, sihipärasuses ja ökonoomsuses.
7. Ostumenetluste korraldamine asjade ostmisel ja teenuste tellimisel hankelepingu mahus 5 000 - 10 000 eurot või ehitustööde tellimisel mahus 15 000 – 30 000 eurot ilma käibemaksuta
7.1. Ostumenetluse läbiviimise eelduseks on selle eelnev kajastus hankeplaanis ning ostumenetluse realiseerimiseks vajalike rahaliste vahendite olemasolu.
7.2. Ostumenetlus eest vastutav isik koostab ning esitab direktorile sellekohase esildise ostumenetluse väljakuulutamiseks ja läbiviimiseks.
7.3. Peale sellekohast käskkirja korraldab ostumenetluse eest vastutav isik iseseisvalt võrreldavate hinnapäringute võtmise. Saadud hinnapäringute põhjal esitab vastutav isik direktorile sellekohase esildise ostumenetluse tulemuste kinnitamiseks ja hankelepingu sõlmimiseks.
7.4. Ostumenetluse tulemuse hindamiskriteeriumiks on üldjuhul madalaim hind või soodsaimad tarnetingimused, kui hinnapäringus ei ole sätestatud teisiti.
7.5. Kui ostumenetluse tulemus otsustatakse vähema kui kolme pakkumise põhjal, lisatakse esildisele kirjalik seletus, mitmelt pakkujalt on hinnapakkumus võetud ja millised on valitud pakkuja objektiivselt hinnatavad eelised või miks on hinnapakkumus võetud ainult ühelt või kahelt pakkujalt.
7.6. Hinnapäringute võtmist tõendav dokumentatsioon säilitatakse elektrooniliselt .
8. Lepingute sõlmimine
8.1. Leping asjade ostmiseks või teenuste tellimiseks maksumusega alates 5 000 eurot või ehitustööde tellimiseks alates 10 000 eurot ilma käibemaksuta sõlmitakse kirjalikult.
8.2. Asjade ostmiseks või teenuste tellimiseks maksumusega kuni 5 000 eurot või ehitustööde tellimiseks kuni 10 000 eurot ilma käibemaksuta ei ole kohustust kirjalikku lepingut sõlmida.
8.3. Pooled ei alusta lepinguliste kohustuste täitmist ega tee muid lepingust tulenevaid toiminguid enne lepingu mõlemapoolset allkirjastamist. Leping loetakse sõlmituks pärast seda, kui viimane lepingupooltest on selle allkirjastanud.
8.4. Kui hankeleping on sõlmitud, siis asjade või teenuste üleandmiseks koostab teine lepingu pool üleandmisakti, mis on aluseks arve koostamisel.