Kort beskrivning
Innledning
Tromsø kommune, heretter kalt oppdragsgiver skal anskaffe et verktøy for elektronisk samhandling mellom ansatte i flere sektorer, samt foreldre/ungdom/voksne. Bakgrunn for anskaffelsen er å sikre god og sikker arbeidsflyt, og å koordinere tjenester til kommunens innbyggere som mottar ulike tjenester fra kommunen. Oppdragsgiver ser for seg et standardsystem, dvs. et system som allerede er i bruk hos kunder med tilsvarende behov som oppdragsgiver.I løsningen som skal anskaffes, skal det være mulig å jobbe med Individuell plan, Individuell opplæringsplan, og etterhvert Individuell utviklingsplan og Digital Stafettlogg. Brukere av løsningen vil være ansatte i barnehage, skole, helsetjenester, PPT, barnevern, utekontakt, NAV, samt brukere av planene (foreldre, ungdom og voksne). Oversikt over kartlegging og målsettinger, samt ansvarsfordeling og tidsfrister skal være tilgjengelig for de som til enhver tid er involvert i arbeidet rundt for eksempel en Individuell plan.
I tillegg til kjøp av systemet omfatter tilbudsinnbydelsen drift, support og opplæring. Vedlikeholdsavtalen skal ha en varighet på fire år. I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengense av avtalen i ytterligere 2 år. Varsling om innløsning av opsjon skal skje senest seks måneder før utangen av siste avtaleår.
I tillegg til dette ønsker oppdragsgiver i samarbeid med leverandøren å kunne utvikle bestemte løsninger for det elektroniske verktøyet i løpet av kontraktperioden. Ønskede løsninger følger av punkt 19, tildelingskriterie 2 Utviklingsmuligheter.
Utviklingsmulighetene er ikke et krav, men et ønske. Tilbyders mulighet til å kunne utvikle det elektroniske verktøyet i henhold til oppdragsgivers ønsker, vil ha betydning for rangeringen av de kvalifiserte tilbudene, jf. punkt 19.
Oppdragsgiver vil at tilbyder vedlegger en plan for innføring av systemet. I planen ønsker oppdragsgiver at tilbyder tar med:
- Forslag til organisering av innføringsprosjektet.
- Aktivitetsoversikt med faser for implementering av hovedleveranse spesifisert med antatt tidsbruk både for leverandør og kunde.
- Etablering og igangsetting av driftsrutiner og administrative rutiner (IKT teknisk, tilgangskontroll, brukeradministrasjon etc.)
- Gjennomgang og beslutning av standardverdier og kodeverk.
- Utarbeidelse av dokumentasjon.
- Testing, verifisering og godkjenning av løsning.
- Tempoplan for gjennomføring.