Kort beskrivning
Københavns Kommune udbyder herved et innovationspartnerskab (herefter ”Partnerskab(et)”), som har til formål at udvikle sagsunderstøttende værktøj(er) til brug i byggesagsbehandlingen i Københavns Kommune. Partnerskabet indgås med én tilbudsgiver.
Partnerskabet fokuserer på byggesagsbehandling, når der søges gennem det nationale ansøgningssystem Byg- og Miljø (BOM). En ansøger skal i ansøgningssystemet bl.a. oplyse, hvad der påtænkes bygget, komme med diverse tegningsmateriale, oplyse om brand- og konstruktionsforhold og komme med en række oplysninger, der er relevant for den ansøgningstype, der ansøges om. I BOM findes desuden en række oplysninger om lokale forhold ift. projektets placering. De oplysninger, der skal indgives i forbindelse med en byggeansøgning, er beskrevet i det gældende bygningsreglement.
Sagsbehandlingen foregår i faser, afhængig af type og ansøgningens indhold.
Københavns Kommune ønsker med Partnerskabet at afsøge muligheden for udvikling af nyt sagsunderstøttende værktøj til brug i byggesagsbehandlingen, dvs. et eller flere teknologiske redskaber (f.eks. AI), som kan erstatte dele af den manuelle sagsbehandling og understøtte sagsbehandlingen, herunder forberedelse af grundlaget for beslutning om enten byggetilladelse eller afslag på samme. Københavns Kommune forventer at kunne skabe løbende innovation af byggesagsbehandlingen gennem et tæt og tillidsfuldt samarbejde med den valgte tilbudsgiver (herefter "Partneren").
Partnerskabet består af tre ”trin”:
▪ Udbud [inden aftaleindgåelse]
▪ Udvikling/innovation [efter aftaleindgåelse]
▪ Indkøb (af udviklet løsning) [efter aftaleindgåelse].
Partnerskabsaftalen forventes faseinddelt som følger:
Fase 1. Screening
Fase 2. Innovation
Fase 3. Test
Fase 4. Implementering
Fase 5. Drift
Tilbudsgiverne får ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen.
I forhold til vederlæggelse efter aftaleindgåelse har Københavns Kommune på udbudstidspunktet gjort sig nedenstående overvejelser. Forhold vedr. vederlag og rettighedsfordeling vil indgå i forhandlingerne, og Københavns Kommune er indstillet på at justere på baggrund af tilbudsgivernes input under forhandlingerne.
Fase 1-4: Københavns Kommune stiller data og viden relateret til byggesagsområdet til rådighed for Partneren. Partneren er berettiget til at anvende denne data til brug for udviklingen i Partnerskabet.
Københavns Kommune stiller desuden de relevante byggefaglige ressourcer til rådighed for Partneren. Til brug for tilbudsafgivelsen kan tilbudsgiverne forudsætte, at disse ressourcer er fordelt på relevante fagligheder (fordelt mellem byggesagsbehandlere, administrative medarbejdere, specialister og IT-kyndige ressourcer).
Københavns Kommune yder ikke vederlag til Partneren for dennes udviklingsydelser i Fase 1-4.
Fase 5: Københavns Kommune får brugsret til det/de produkter, som er udviklet i Partnerskabet, men ellers tilkommer alle rettigheder Partneren. Partneren er berettiget til at opkræve Københavns Kommune en licensbetaling, som dog maksimalt kan udgøre kostpris + dækningsbidrag. Partneren skal give Københavns Kommune forrang i forbindelse med ønsker til videreudvikling af produkterne.
Ovenstående beskrivelser i forhold til Fase 1-5 afspejler alene Københavns Kommunes forventninger til de fem faser. Tilbudsgiverne kan i tilbuddet eller under forhandlingerne beskrive en anden tilgang til rettigheder og/eller vederlag, idet Københavns Kommune på bagkant af forhandlingerne vil vurdere, hvordan partnerskabsaftalen endelig skal udformes.
Københavns Kommune vil forud for den endelige tilbudsfrist ”låse” Partnerens vederlag/betaling i Fase 1-5, idet tilbudsgiverne ikke konkurrerer på økonomi.
Københavns Kommune har i udbudsbekendtgørelsen anført en forventet kontraktværdi på DKK 2 mio. Denne afspejler alene en forventet værdi for Kommunens eventuelle licensbetalinger (Fase 5). Som det fremgår af ovenstående beskrivelse, er Københavns Kommune indstillet på at drøfte og justere forhold vedrørende rettigheder og vederlag i Fase 1-5. Den anslåede værdi afspejler derfor Københavns Kommunes bedste vurdering på udbudstidspunktet, idet denne vurdering dog er forbundet med stor usikkerhed.
Partnerskabet og faserne kan der læses mere om i det offentliggjorte udbudsmateriale.
Faserne er dynamiske, forstået på den måde, at Faserne efter aftale mellem Parterne kan tilpasses i løbet af Projektperioden, såfremt det stemmer bedre overens med Parternes samarbejde i praksis.
Det er Parterne, som i fællesskab beslutter, om Partnerskabet kan overgå til næste fase. Kan begge parter ikke godkende overgangen til næste fase, ophører partnerskabsaftalen. Københavns Kommune har derudover ret til at opsige partnerskabsaftalen på de vilkår, som fremgår af aftaleudkastet.
Københavns Kommune har ikke på forhånd låst varigheden af de enkelte faser, idet dette (for Fase 1-4) indgår som et konkurrencekriterium, se afsnit 3.3 i de offentliggjorte udbudsbetingelser (bilag C). Københavns Kommune forventer, at Driftsfasen (Fase 5) vil være fortløbende (uden en på forhånd fastsat slutdato) med et gensidigt opsigelsesvarsel.
Partnerskabet udbydes uden en på forhånd fastsat start- og slutdato, idet Partnerskabet løber indtil Parterne hver især har opfyldt de forpligtelser, som påhviler dem i medfør af Partnerskabsaftalen. Københavns Kommune har ikke på forhånd låst varigheden af de enkelte faser, idet dette (for Fase 1-4) indgår som et konkurrencekriterium, se afsnit 3.3 i Udbudsbetingelserne (bilag C). Københavns Kommune forventer, at Driftsfasen (Fase 5) vil være fortløbende (uden en på forhånd fastsat slutdato) med et gensidigt opsigelsesvarsel. Den anførte varighed (i det særskilte felt) på 120 måneder er derfor ikke nødvendigvis retvisende.