Kort beskrivning
Aftale om teknisk rådgivning og bistand vedrører Ordregivers udbud af rådgivningsydelser i forbindelse med opførelse af UNICEF Campus 4 i Ydre Nordhavn.
Ordregiver ønsker med udbuddet at finde en rådgiver, som i et konstruktivt og værdiskabende samarbejde med Ordregivers øvrige centrale aktører, kan varetage projektet.
Projektet omfatter opførelse af et nyt distributionscenter bestående af følgende overordnede faciliteter; administrationsbygning (domicil), to fuldautomatiske højlagre og et lavlager med tilhørende administration, forbindelsesbygning (backbone) og sprinklercentral.
Rådgiverkontrakten opdeles i 2 faser.
Fase 1 omfatter totalrådgivning ift. skitsering, dispositions- og projektforslag, myndighedprojekt og bistand til udbud i totalentreprise iht. Bilag 3.1 Opgave- og ydelsesbeskrivelse og baseret på YBL18.
Fase 2 omfatter teknisk/arkitektonisk bygherrerådgivning, når totalentreprisekontrakten er indgået iht. Bilag 3.1 Opgave- og ydelsesbeskrivelse og baseret på YBB 19.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 10 af 6. januar 2023) §§ 61-66. Det betyder, at alle interesserede økonomiske aktører kan ansøge om at deltage i udbuddet. Det er dog kun ansøgere, som Ordregiver udvælger (prækvalificerer) og opfordrer dertil, der kan afgive indledende tilbud.
Udbud med forhandling er valgt som konkurrenceform, fordi opgaven omfatter design af en samlet bebyggelse, der dels omfatter en administrationsbygning (domicil) af høj arkitektonisk standard og med ’internationalt tilsnit’ og en lavlagerhal med tilhørende administration, bundplader til to højlagre, forbindelsesbygning (backbone), sprinklercentraler mm., der ikke stiller samme krav til finish og arkitektur, men derimod stiller krav om volumen, effektivitet og logistik. Samtidigt omfatter opgaveløsningen et tæt samarbejde med Ordregivers Lejer (Udenrigsministeriet) og Bruger (UNICEF) og med Ordregivers øvrige tilknyttede rådgivere vedrørende Material Handling Equipment (automatiske lagerfaciliteter).
Forhandlingsrunden har til formål at gøre tilbudsgiverne skarpere på forståelsen af de vigtigste projektintentioner. Ordregiver vurderer desuden, at et udbud uden forhandling ikke med sandsynlighed vil føre til et tilfredsstillende resultat.
Forhandlingsrunden afholdes i henhold til tidsplanen angivet i udbudsbetingelserne. Ordregiver kan dog til enhver tid ændre i tidsplanen. I det tilfælde vil tilbudsgiver få besked herom via Dalux.
Efter modtagelse og gennemgang af de indledende tilbud, afholder Ordregiver et individuelt forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Tilbudsgiver vil efterfølgende modtage et referat af sit forhandlingsmøde.
Drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver er fortrolige, og tilbudsgiver vil ikke modtage oplysninger om Ordregivers forhandlinger med de øvrige tilbudsgivere.
Ordregiver afholder som udgangspunkt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får afsat den samme tid til forhandlingsmødet. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der være en individuel skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål mellem tilbudsgiver og Ordregiver, som en del af den samlede forhandlingsrunde.
Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til endnu et forhandlingsmøde i forhandlingsrunden, hvis det vurderes nødvendigt. Alle tilbudsgivere vil i så fald blive inviteret til et yderligere forhandlingsmøde.
Ordregiver kan, på baggrund af drøftelser på forhandlingsmøder, vælge at tilpasse udbudsmaterialet, dog således, at der ikke foretages ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Forhandlingsmøderne vil blive afholdt hos By & Havn. Ordregiver vil sende invitation til tilbudsgiver med nærmere oplysninger om mødepraktik. Tilbudsgiver opfordres til at deltage i forhandlingsmøderne med nøglepersoner med den fornødne ekspertise.
Ordregiver forbeholder sig ikke ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud.
Forhandlingerne vil ikke forløbe i flere faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles.
Ansøgers/tilbudsgivers omkostninger forbundet med at indgive ansøgning og afgive tilbud samt deltagelse i forhandlingsmøder mv. er Ordregiver uvedkommende.
Ordregiver yder således ikke vederlag for deltagelse i udbudsproceduren.