Siuntion kunnan koulukuvauspalveluiden hankinta

Kort beskrivning

Siuntion kunta pyytää tarjousta koulukuvauspalveluista ajalle 1.8.2023-31.5.2025 sekä kaksi (2) optiovuotta ajalle 1.8.2025-31.5.2027. Tilaaja päättää option käytöstä erikseen. Sopimuskausi voi siis kokonaisuudessaan olla neljä vuotta.

Siuntion kunta toimii kilpailutuksessa lasten ja heidän huoltajiensa edustajana, joten kunta ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintaan tällä tarjouspyynnöllä. Koulukuvausten järjestäminen ei ole koulun toimintaa, eikä se sisälly opetussuunnitelmaan tai koulun vuosisuunnitelmaan. Kyseessä on erillinen palvelu, jota on mahdollista käyttää koulupäivän aikana sen häiritsemättä itse opetusta. Oppilas ja hänen huoltajansa päättävät haluavatko he käyttää tätä koulupäivän aikana tarjottua mahdollisuutta kuvauttaa lapsi kyseisellä koulussa palveluaan tarjoavalla kuvaajalla vai eivät.

Silloin kun kunta kilpailuttaa alueensa kuvaukset, on järjestely käyttöoikeussopimus.

Tällä tarjouspyynnöllä pyritään siihen, että kouluilla ja päiväkodeilla olisi yhtenäiset säännöt ja toimintatavat kuvausten suteen ja kuvien hinnat olisivat kohtuullisia.

Kuvaukset tulee pyydettäessä järjestää kerran lukuvuodessa ja kuvausten tarkemmasta ajankohdasta sovitaan jokaisen koulun rehtorin ja varhaiskasvatuksen palvelualuevastaavien kanssa. Kuvaukset tulee järjestää siinä yksikössä, jossa oppilaat tai lapset sijaitsevat. Tarjoajan tulee hoitaa kuvaus itsenäisesti ja kuvissa mahdollisesti tarvittavat rekvisiitat tulee hoitaa tarjoajan toimesta. Tarjoajan tulee huomioida sopiva rekvisiitta kuvattavan kohderyhmän mukaan. Koulu ja päiväkoti tarjoavat kuvaustilan veloituksetta käyttöön. Kuvat tulee toimittaa laadukkaille valokuvamateriaaleille tehtyinä. Valokuvaajalta edellytetään vahvaa ammattitaitoa hyvien kuvien mahdollistamiseksi.

Koulut ja päiväkodit järjestävät kuvaukset oman harkintansa mukaan, ja saattaa olla, että joissakin yksiköissä ei järjestetä kuvauksia lainkaan.

Tilaaja ei ole velvollinen hankkimaan tai korvaaman sopimuksen mukaisia palveluja, mikäli kuvausta ei jossain yksikössä järjestetä. Tilaaja ei sitoudu hankkimaan valokuvauspalvelua.

Yksityiskohtaisista tehtävistä, aikatauluista ja muista käytännön asioista tullaan sopimaan tarkemmin valitun palveluntoimittajan kanssa.

Kuvat tulee voida hankkia yksittäisinä tarjotusta paketista riippumatta kunkin oppilaan / vanhemman harkinnan perusteella ilman erillistä ostopakkoa. Tarjoushinnat ovat voimassa peruspaketin osalta riippumatta siitä, ostavatko vanhemmat koko paketin vai vain osan siitä.

Siuntion kunta edellyttää, että kilpailutettu kuvapaketti / kuvat on sopimusosapuolen verkkokaupassa selvästi näkyvillä.

Kaikki valokuvien tilaukseen ja maksamiseen liittyvät asiat tulee tapahtua tarjoajan ja huoltajan välillä, koulut / päiväkodit eivät toimi kuvien välittäjinä tai rahojen kerääjinä.

Kuvauksiin ilmoittautuminen ja tilaus tapahtuvat netin välityksellä. Mikäli asiakkaalla (huoltajilla) ei ole käytettävissä tietokonetta, tulee toimittajan toimittaa erikseen pyydettäessä kouluille ja päiväkodeille tilauslomake etukäteen. Kuvat toimitetaan kuvattavien kotiosoitteisiin ilman lisähintaa. Kuvattavalla ei ole velvollisuutta lunastaa kuvia.

Hintojen on oltava kiinteät koko sopimuskauden ajan 1.8.2023-31.5.2025. Mahdollisessa option käyttöönottovaiheessa 1.8.2025 alkaen hintaa voidaan tarkistaa. Palveluntuottaja ilmoittaa hinnankorotusehdotuksensa viimeistään 4 kuukautta ennen optiokauden alkua.

Alihankkijan käyttäminen:
Tarjoaja voi tarvittaessa käyttää myös alihankkijaa. Alihankkijan tulee täyttää samat vaatimukset kuin palveluntuottajan.
Hankinnan kohteena on Siuntion kunnan koulujen, päiväkotien sekä perhepäivähoidossa olevien lasten ja henkilökunnan valokuvaus ajalla 1.8.2023 – 31.5.2025. Siuntion kunnassa toimii tällä hetkellä kaksi koulua, kaksi esiopetusyksikköä, kolme päiväkotia sekä yksi perhepäivähoitaja. Siuntiossa toimii lisäksi kaksi yksityistä varhaiskasvatuksen palveluntuottajaa, jotka tulee huomioida tarjouksessa. Lapsia on yhteensä noin. 1200 kpl. Lapsi- ja oppilasmäärät vaihtelevat vuosittain.