Målsettingen med avtalen er å bidra til at Drammen kommunes systemer for kvalitets- og virksomhetsstyring sikrer:
- Helhetlig styring og riktig utvikling
- Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen
- Overholdelse av lover og regler
- Legitimitet og godt omdømme
Rammeavtalen har som formål å sikre interncontroller støtte og bistand i arbeidet med å oppfylle disse målsettingene.
Leverandøren skal gjennomføre selvstendige enkeltoppdrag etter bestilling fra interncontroller. Leverandøren skal også kunne delta i oppdrag der interncontroller selv er gjennomfører.
Internrevisjons- og granskningsoppdrag vil bli igangsatt blant annet som følge av varsler som meldes inn til Drammen kommunes eksterne varslingsmottak. For at varslingsordningen skal fungere, er det en forutsetning at den har tillit hos innbyggere og ansatte. Det er derfor ønskelig med en rolledeling mellom varslingsmottak og gransker/revisor, der det er ulike leverandører av varslingsmottak og internrevisjons- og granskningstjenester.
Oppdrag under rammeavtalen vil kunne innebære tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Leverandør må på bakgrunn av dette signere taushetserklæring.
Avtalen omfatter to delvis overlappende leveranseområder; revisjons- og rådgivningstjenester samt granskningstjenester.
Oppdragsgivers kjøp av enkeltoppdrag vil skje etter avrop og starter med at oppdragsgiver sender bestilling til leverandør. Oppdragsgiver vil kunne gi konkret bestilling på revisjons- eller granskningskompetanse. Med avrop menes tildeling av individuelle kontrakter under rammeavtalen. Årlig antall avrop er anslått til tre til fem stykker. Omfang av hvert enkeltoppdrag kan variere kraftig, fra et titalls timer og oppover.
Avrop skal gjøres etter «fossefallsmetoden»: Dette innebærer at leverandøren som er best rangert i anbudskonkurransen skal forespørres først. Dersom leverandør nummer én (den best rangerte) ikke har kapasitet eller av andre årsaker ikke kan levere tjenesten, for eksempel grunnet inhabilitet, forespørres de øvrige leverandørene i den rekkefølge de er rangert i konkurransen, frem til en leverandør kan påta seg oppdraget.
Avropet vil som hovedregel bestå av to faser:
- Fase én: Leverandør utarbeider fremdriftsplan med timebudsjett. Dette vil være en kortvarig fase, hvor leverandør får satt seg inn i saken og utarbeidet en pålitelig fremdriftsplan og timebudsjett.
- Fase to: Inngåelse av en oppdragskontrakt for gjennomføring av oppdraget, se vedlagt kontraktsmal. Oppdragskontrakten vil blant annet inneholde leverandørs mandat for oppdraget.
Normalt vil leverandør få frist på tre til fire dager til å påbegynne arbeidet med fremdriftsplan og timebudsjett. I spesielle saker må leverandør kunne påbegynne arbeidet én arbeidsdag etter avrop.
Valgte leverandører og rekkefølgen disse skal forespørres i er:
- KPMG AS
- BDO AS