Posion kunta pyytää tarjouksia talous- ja palkkahallintopalveluista tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinnan kohteena on talous- ja palkkahallinnon palvelut Posion kunnalle (jäljempänä ”hankintayksikkö” ja ”Tilaaja”).
Hankintasopimuksen tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella 1.4.2024 alkaen palveluna ratkaisu, jossa palveluntuottaja tarjoaa Tilaajalle kokonaisvaltaisesti seuraavat talous- ja palkkahallinnon palvelut: kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, rahavarojen seuranta, talousarvion ja tilinpäätöksen laadinta (sis. konsernitilinpäätös), raportointi sekä tilastoinnin vaatimat raportoinnit, tarvittavat ohjelmistot ja kirjanpidollinen neuvonta sekä ohjelmistojen käyttöopastus ja päivittäinen käyttötuki. Palveluun sisältyvät tehtävät ja vastuunjako on esitetty tarkemmin liitteissä 1A ja 1B. Osa hankinnalle asetetuista vaatimuksista on harkinnanvaraisesti tarjottavia. Palveluntuottajalta voidaan tarvittaessa hankkia hankinnan kohteeseen sisältyvää konsultaatiota ja asiantuntijatyötä.
Liitteissä 1A ja 1B tarkoitettuja optioita voidaan hankkia sopimuskauden aikana enintään siten, ettei optioiden yhteenlaskettu enimmäisarvo ole enempää, kuin 10 % sopimuksen kokonaisarvosta, mutta kuitenkin siten, ettei optioiden kokonaisarvo ole enempää, kuin 59 900 euroa.
Käyttöönottoprojekti alkaa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja sen tulee olla viimeistään valmis 29.2.2024 ja palveluntuottaminen alkaa 1.4.2024.
Arvioitu työtarve on kirjanpidon osalta 525 tuntia vuodessa. Myyntilaskuja on arviolta 5904 kpl/v, ostolaskuja 5665 kpl/v ja palkkalaskelmia 3216 kpl/v. Kirjanpidossa olevien tositteiden määrä vuodessa 26 208 kpl/v. Kulutusluvut ovat tarkemmin eriteltynä liitteillä 1A ja 1B. Tilaajalla ei ole tarjouspyynnön julkaisun hetkellä tiedossaan olennaisia muutoksia näihin kulutuslukuihin.
Tarjouspyyntö ei tarkoita olemassa olevan sopimuksen irtisanomista palveluntuottajan kanssa. Edeltävä palveluntarjoaja huolehtii edeltävän sopimuksen mukaisesti vuoteen 2023 ja alkuvuoteen 2024 liittyvistä Valtiokonttorin raportoinneista ja tilinpäätösasioista. Aiemman palveluntarjoajan talous- ja palkkahallinnonjärjestelmistä tuotavasta, alkuvuotta 2024 koskevasta sekä sitä vanhemmasta datasta ja ko. datan tuomiseen liittyvistä käytännöistä sovitaan osana käyttöönottoprojektia erikseen. Selvyyden vuoksi todetaan, että tarjoajan tulee sisällyttää edellä tarkoitetusta alkuvuotta 2024 ja sitä vanhemmasta datasta ja ko. datan tuomisesta aiheutuvat kustannukset käyttöönottoprojektille tarjottavaan hintaan.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta Tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua.
Varsinainen palveluntuotannon sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta siten, että 3 vuoden määräaikainen sopimuskausi lasketaan siitä päivästä lukien, kun palveluntuotanto on käynnistynyt, edellyttäen että käyttöönottoprojekti on päättynyt ja tilaaja on hyväksynyt toimituksen. Hyväksymismenettelystä sovitaan erikseen sopimusluonnoksen käyttöönottoprojektien hyväksyntää koskevien ehtojen puitteissa. Tilaajan on hyväksyttävä käyttöönottoprojekti päättyneeksi ja sopimuskausi alkaneeksi.
Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.