Festspillene i Bergen har til hensikt å inngå en avtale med et hotell eller en hotellkjede (heretter tilbyder) som kan i hovedsak, men ikke begrenset til, dekke Festspillenes behov for overnatting til samtlige artister og gjester av Festspillene under festivalen. Festspillene har en varighet på 15 dager i slutten av mai og begynnelsen av juni med varierende start- og sluttdato for hvert år. Åpningen er alltid en onsdag, og vanligvis første onsdag etter 17. mai. De første gjestene vil normalt sett ankomme fem til åtte dager før åpningsdag.