Oppdragsgiver ønsker tilbud på drift av pasienthotellet ved Haukeland Universitetssjukehus, Haukeland hotell. Hotellet har 178 rom som er utstyrt med eget bad, nødalarm, telefon, TV og kjøleskap. I 2014 hadde hotellet en gjennomsnittlig beleggsprosent på omkring 75 % pr dag.
Pasienthotellet er sykehusets forlengede arm. Gjestene ved hotellet er i hovedsak pasienter som er under behandling ved ulike avdelinger ved Haukeland Universitetssjukehus og deres pårørende. Gjestegrunnlaget ved hotellet skiller seg klart fra ordinær hotelldrift, og det er derfor svært viktig at driver av hotellet utviser stor fleksibilitet for å imøtekomme de spesielle behov gjestene ved hotellet har, eksempelvis ved sen utsjekk fra hotellet.
I tillegg har hotellet også en rekke møterom samt selskapslokaler. Hotellets fasiliteter gir anledning til å arrangere kurs for inntil 50 personer, samt selskaper for omkring 60 personer.
Volum og omfang:
Helse Bergen kjøpte i 2014 varer og tjenester fra pasienthotellet for omkring kr 27 000 000. Omfang og volum på kjøp av tjenester vil imidlertid variere i avtaleperioden basert på Oppdragsgivers behov for tjenestene driver av hotellet leverer.
Omkring 95 % av kjøpene i 2014 gjelder kjøp av overnatting inkl måltider for pasienter og pårørende.
Helse Bergen har i 2014 og tidligere år også kjøpt kurs og konferansetjenester fra pasienthotellet, når Helse Bergen ikke har hatt tilstrekkelig intern kapasitet til å dekke egne behov. Helse Bergen åpner i løpet av våren 2015 et eget kurs og konferansesenter ved Haukeland Universitetssjukehus. Det må derfor påregnes at
Helse Bergens kjøp av slike tjenester vil bli redusert i avtaleperioden.
I tillegg har Helse Bergen også tidvis kjøpt cateringtjenester fra pasienthotellet når sentralkjøkkenet ved Haukeland Universitetssjukehus ikke har hatt kapasitet til å levere slike tjenester. Det er imidlertid noe usikkert i hvor stor grad cateringtjenester vil bli kjøpt fra pasienthotellet i fremtiden. Helse Bergen vurderer blant annet å inngå egne avtaler på dette området. Kjøp av kurs/konferanse og cateringtjenester har erfaringsmessig utgjort omkring 4 - 6 % av kjøpene fra pasienthotellet.
Det bemerkes at Helse Bergens primærbehov er gode og kostnadseffektive hotelltjenester for våre pasienter og deres pårørende. Kurs/konferanse og cateringtjenester er av underordnet betydning, og vil ikke bli vektlagt ved evaluering av tilbudene.
Avtaleform:
Tilbyderen som vil bli tildelt kontrakt vil være forpliktet til å inngå to kontrakter; en driftsavtale og en leieavtale. Driftsavtalen regulerer hvilke tjenester som skal være tilgjengelig ved hotellet og hvordan disse skal utføres. Tilbyderen som blir tildelt kontrakt vil også være leietaker av hotellet så lenge driftsavtalen er i kraft. Leieavtalen regulerer nærmere hvilke plikter tilbyderen har under leieforholdets varighet.
Det bemerkes at Helse Bergen ønsker at driver av hotellet utnytter tilgjengelig kapasitet ved hotellet, særlig i ferie og høytidsperioder. Tilbyderen står derfor fritt til å selge tjenester til eksterne kunder så langt dette ikke kommer i konflikt med driftsavtalen.
Oppstart av ny avtale:
Helse Bergen HF har forlenget dagens avtale frem til 31.01.2016 for å sikre tilstrekkelig tid til å gjennomføre en god konkurranse både for aktuelle tilbydere og Oppdragsgiver, og for å gi tilbyderen som vinner kontrakten tilstrekkelig tid til å gjennomføre en grundig prosess for overtagelse av driften av pasienthotellet.