Bergen kommune skal inngå avtale om administrasjonssystem for Bergen kulturskole knyttet til deres aktiviteter
Bergen kommune har pr. i dag ulike løsninger for å administrere kulturskolens aktiviteter. Kommunen har behov for en felles løsning og at denne løsningen knyttes opp mot aktuelle systemer som økonomisystem, regnskapssystem, sak og arkivsystem. Det nye systemet skal gi skolens administrasjon, skolens lærere og skolens elever adgang til den delen av systemet som de trenger. Adgangen til de ulike delene av systemet skal altså være rollestyrt og det skal være skolens definerte administrasjon, «administrator», som tildeler roller.Systemet skal brukes for å administrere skolens ulike tjenester og tilknyttede ressurser. Systemet skal gi grunnlag for beregning av lærernes lønn, oppsett av timeplaner og kontroll med instrumenter. Mange av de dataelementer et slikt system vil inneholde, finnes i andre av kommunens datasystemer og kan importeres derfra.
Noen nøkkeltall og viktige opplysninger:
Antall elever ca 4000 pr år – utskifting av ca 2000 pr år
Antall lærere ca 130 stk som deler ca 75 årsverk
Antall vikarer ca 50 stk pr år
Antall elevtimer: 19,5 timer pr uke pr årsverk – altså 75*19,5 = 1462,5 pr uke * 36 uker = 52.650.
Bergen kulturskole ventes å ha en jevn, årlig vekst i antall elever.
Kommunen bruker ID porten (DiFi) og Feide (Uninett) for å sikre identiteten til brukerne av kommunens egne, publikumsrettede systemer.
Målet med anskaffelsen av et nytt fagprogram for kulturskolen er å få et fagprogram som tilfredsstiller de krav Bergen kulturskole nå setter til denne type system. Dette omfatter søknadsprosessen, administrasjon av kunder, lærere og utstyr.
Det er videre et mål at anskaffelsen muliggjør kommunikasjon med elever/foresatte med minst mulig bruk av papir og telefonsamtaler, og mest mulig gjennom digitale kanaler via Internet (WEB, elektroniske skjema, e-post) og SMS/mms.
Prosesser som ønskes digitalisert er for eksempel
· Søknadsprosess
· Opptaksprosess (plassbekreftelse og akseptering av denne)
· Timeplanlegging, innkludert rom/ressurstildeling (rombooking/utstyrsbooking)
· Produksjon og oversendelse av fakturagrunnlag
· Melding om fravær/sykdom
· Administrasjon av utlån av utstyr/instrumenter)
· Utmelding
Med kunde menes brukere; elever, foresatte, lag, organisasjoner og institusjoner.