Idé-udbud på fælles IT-løsning til analyse af indkøb i FællesUdbud Sjælland
Information:
FællesUdbud Sjælland er i øjeblikket i gang med at planlægge udbud på fælles IT-løsning til analyse af indkøb.
Flere kommuner i FUS anvender i dag forskellige typer af IT-værktøjer til analyse af deres indkøb. Ligeledes anvendes en række forskellige regnskabssystemer og udbudssystemer. I takt med et stigende ønske om professionalisering og effektivisering af områder indkøb og udbud er der vokset et behov for en ensartet og kommerciel tilgang til indkøbsanalyse blandt de deltagende kommuner. FUS ønsker derfor en fælles IT-løsning til analyse af indkøb, der fremadrettet skal være det værktøj der anvendes både i den enkelte kommune og i det kommende fælles FUS-sekretariat. Værktøjet skal altså understøtte indkøbsanalyse både i én, flere og/eller alle kommuner i FUS.
Det er et udtrykkeligt ønske at det fremtidige system skal højne mulighederne for analyse af potentielle udbudsområder, udarbejdelse af tilbudslister, egne og fælles forbrugsopgørelser, interne og eksterne compliancemålinger, priskontrol m.m. Systemet skal tilvejebringe rapporter til brug i udbuds- og indkøbsarbejdet såvel som BI og ledelsesinformation. Der ønskes et system der er let at anvende, har en høj genkendelighed i forhold til allerede anvendte applikationer, har en brugervenlig brugergrænseflade og som tilvejebringer en let anvendelig rapportgenerator på alle niveauer, både for den enkelte kommune og for FUS som helhed. Som eksempel på tiltrækkende funktionalitet kunne man forestille sig at en given rapport trukket for én kommune ville kunne genkendes i en fællesrapport for FUS. Et andet eksempel kunne være at to eller flere kommuner ville kunne trække sammenlignelige rapporter for eksempelvis et område på FUS kat. 4 i FUS udbudslandkort (i.e. ”patientscootere”, ”Fisk og skaldyr”, ”Børnetandpleje”).
Motivationen for, at FUS går i et idé-udbud omkring en fælles IT-løsning til analyse af indkøb er:
FUS har ikke nogen specielle krav eller ønsker i form at kategoriseringssystemer eller andre tekniske fordringer. FUS har heller ingen specifikke ønsker om farver på knapper, placering af samme eller lignende, men ønsker innovative og fremtidssikrede løsningsforslag fra potentielle leverandører. FUS har forsøgt i vedhæftede kravspecifikation og output-ønskeliste at opridse noget af den helt basale funktionalitet som ønskes. Disse lister er på nuværende tidspunkt ikke udtømmende eller udtryk for endelige specifikationer eller ønsker til systemoutput. Derudover ønsker FUS også at virksomheder får mulighed for at give gode input og forslag til problemstillinger, som FællesUdbud Sjælland ikke selv har tænkt over.
FællesUdbud Sjælland har en forhåbning om, at nærværende ide-udbud vil bidrage til, at udbudsmaterialet optimeres til både glæde for både kommuner og leverandører.
FællesUdbud Sjælland kan vælge at lade idéer og kommentarer fra idé-udbuddet indgå i udbuddet af fælles IT-løsning til analyse af indkøb, men er på ingen måde forpligtet hertil.
FUS forventer at afslutte første fase af dette Idé-udbud 17/8 2012
Der ønskes følgende af virksomhederne, som deltager i Idé-udbuddet:
· System
o 1: Systemet skal have en oppetid på 99%. 2: Systemet skal have korte svartider. Jo kortere jo bedre. 3: Skal kunne overføre datadiagrammer og rapporter til almindeligt kendte filformater. 4: Superbruger skal have mulighed for at administrere andres rettigheder i systemet. 5: Systemet skal være enkelt, intuitivt og brugervenligt 6: Systemets brugerflade skal have så høj en genkendelighed som muligt i forhold til almindeligt anvendte applikationer 7: Sprog skal være på dansk, og beløb skal være angivet i danske kroner. 8: Ved hver ny version skal der udsendes en release note med indholdet af opdateringen.
· Data
o 1: Data fra den enkelte / alle kommuner regnskabs systemer skal overføres til analysesystemet. Hvis data indlæses fra regnskabs systemer, skal snitflader beskrives/defineres og evt. prissættes. 2: Data skal indlæses til analysesystemet med jævne mellemrum, for de enkelte og samtlige kommuner. 3: FUS skal have ubegrænset adgang og rettighed til data i systemet. Data tilhører FUS og FUS skal have adgang til data uden omkostninger for FUS. 4: Systemet skal kunne skjule cpr nummer og eventuelle personfølsomme data. 5: Systemet skal indeholde data fra de sidste 3 hele kalenderår. 6: Det skal være muligt at udvælge variable perioder (måneder/år) i forbindelse med rapporter. Samt alene at se på en udvalgt enhed i organisationen, eller en udvalgt leverandør. 7: Data skal kunne indlæses fra flere forskellige kilder, uden meromkostninger. Antal af datakilder kan øges under kontraktperioden.
· Kategorisering
o 1: Skal kunne matche indkommende faktura med prislister 2: Skal kunne indlæse prislister fra leverandører. 3: Skal kunne indlæse prislister fra kommuners E-handel systemer. 4: Systemet skal kunne analysere den enkelte kommunes indkøb i forhold til FUS udbudsplan/udbudskategorier.
· Rapportering
o 1: Systemet skal indeholde en enkelt rapport generator (Pivot) og rapporten skal kunne gemmes som standarter. 2: Systemet skal kunne filtrere på alle elementer på fakturalinjen (inkl. moms). 3: Alle rapporter skal kunne genereres fra en, flere eller alle kommuner. 4: Alle rapporter skal være ensartede i udseende og design uanset om de trækkes på en- eller flerkommuneniveau. 5: Systemet skal kunne lave udkast til udbudsplaner, baseret på eksempelvis aftaleudløb, varekategorier, udbudskategorier for både den enkelte kommune og FUS som helhed. 6: Systemet skal som minimum kunne levere standardrapporter som defineret i output bilag XX 7: Systemet skal kunne håndtere FUS Udbudslandkort uanset hvilket kategoriseringssystem der anvendes. 8: Beskrivelse for implementering af analysesystemet, som indeholder tidshorisont, hvilken ressourcer kommunerne skal stille til rådighed, samt definere ansvaret i processen.
Hvordan deltager du?
Send en e-mail til support@offentligprivatdialog.dk, eller opret profil i øverste højre hjørne på http://fusindkobsanalyse.ideascale.com/
Gå til www.offentligprivatdialog.dk for mere information og download eventuelt materiale
I dette Idé-udbud, kan du fremlægge ideer, stemme på eksisterende ideer, eller tilføje dine kommentarer.
For at fremlægge en ide, klik på boksen Indsend ny Idé herunder. Du vil herefter blive bedt om at indtaste en titel og vælge en kampagne for din nye ide. Du vil også have mulighed for at tilføje tags til din ide. Tags er ord og sætninger som gør det nemmere for andre brugere og dig selv, at finde netop denne ide blandt de mange andre på Offentlig Privat Dialog.
For at stemme på en ide, klik på “Jeg er enig/Jeg er uenig” til venstre for titlen. Og for at tilføje en kommentar, klik I tekstboksen under ideen.
Hvis du vil søge efter ideer med et specifikt “Tag”, kan du klikke på ordet eller sætningen I den venstre navigations menu under "Hvad vi diskuterer". Du kan også gennemse ideer sorteret i kampagner i menuen til venstre. For at komme tilbage til denne side, klik på Alle Ideer link.