I forbindelse med Aarhus Kommunes kommende udbud af forbrugsartikler sendes dele af udbudsmaterialet nu i høring i markedet. Materialet forventes endelig offentliggjort i slutningen af 2016.
For at sikre, at det gode tilbud ikke udelukkes pga. uhensigtsmæssige krav, har Aarhus Kommune valgt at sende dele af udbudsmaterialet i høring blandt potentielle tilbudsgivere. Høringsmaterialet består af Aftalebilag 1 - Udkast til Rammeaftalen Forbrugsartikler, Aftalebilag 2 - Mindstekrav til Punch Out løsning, Bilag 1 - Udbudsbetingelser Forbrugsartikler, Bilag 3 - Leverandørens tilbudsliste og Bilag 4 - Kravspecifikation og kvalitetsparametre. Høringsmaterialet er vedhæftet denne mail. Øvrige afsnit i udbudsmaterialet indgår ikke i høringsmaterialet, hvorfor der i høringsmaterialet kan forekomme henvisninger til materiale, som ikke er medsendt til høring.
Aarhus Kommune indbyder alle potentielle tilbudsgivere til at gennemgå det vedhæftede materiale. Såfremt markedets aktører mener, at det fremsendte materiale indeholder uhensigtsmæssigheder, eller har forslag til ændringer eller ønsker til præciseringer i materialet, modtager vi meget gerne et skriftligt høringssvar fra jer.
Skriftlige høringssvar bedes uploades via Mercell senest d. 16/11 kl. 15.00, og kommentarer i forbindelse med udbudsmaterialet skal være Aarhus Kommune i hænde via Mercell inden da.
Aarhus Kommune opfordre potentielle tilbudsgivere til at gennemlæse alt høringsmateriale og komme med bemærkninger og kommentarer hertil, for herigennem at blive hørt. Aarhus Kommune ønsker endvidere at henlede potentielle tilbudsgivers opmærksomhed på følgende punkter;
- Kravspecifikationen i Bilag 4, Kravspecifikation og kvalitetsparametre. Heri har Aarhus Kommune opstillet en række mindstekrav, som skal opfyldes førend Tilbudsgivers tilbud kan betragtes som værende konditionsmæssigt. Eventuelle kommentarer og bemærkninger til kravspecifikationen skal være Aarhus Kommune i hænde inden udløbet af høringsperioden, da en ændring af et mindstekrav i tilbudsperioden altid er at betragte som en væsentlig ændring af materialet. Der kan således ikke ændres i udbudsmaterialets mindstekrav når opgaven endeligt udbydes.
- Af fanebladet "Kvalitetsparametre" i Bilag 4, Kravspecifikation og kvalitetsparametre udbeder Aarhus Kommune sig om markedets hjælp til at specificere, hvilke point de respektive målinger skal modtage i forbindelse med vurderingen af kvaliteten på de tilbudte produkter. (Markedet må således gerne udfylde de lysegrønne felter med mål og tal som Tilbudsgiver mener lever op til de standarder som Aarhus Kommune har sat for pointtildelingen i henhold til udbudsbetingelserne, som endnu ikke er udfyldt på forhånd af Aarhus Kommune.)
- Aarhus Kommune ønsker med det kommende udbud at højne kvaliteten og tilføje flere miljøvenlige produkter, hvorfor Aarhus Kommune gerne ser at markedet oplyser Aarhus Kommune om mere miljøvenlige alternativer til de respektive varelinjer, såfremt at der forefindes sådanne. Såfremt der oplyses om alternative produkter ønsker Aarhus Kommune at potentielle tilbudsgivere begrunder deres henvisning med en klar argumentation for, hvorfor det pågældende produkt kan betragtes som værende mere miljøvenligt end produktet der fremgår på tilbudslisten.
- En gennemgang af Bilag 3 - Leverandørens tilbudsliste for mangler eller uhensigtsmæssigheder.
- Aarhus Kommune ønsker endvidere at henlede potentielle tilbudsgivers opmærksomhed på Aftalebilag 2 - Mindstekrav til Punch Out løsning, hvori potentielle tilbudsgivere vil finde Aarhus Kommunes mindstekrav til den ønskede Punch Out løsning. Aarhus Kommune gør opmærksom på, at kommentarer til disse mindstekrav skal være Aarhus Kommune i hænde i løbet af høringsperioden, da disse mindstekrav ikke kan ændres i den kommende tilbudsperiode. Denne Punch Out løsning indgår ligeledes som et underkriterium, hvorfor Aarhus Kommune endvidere skal henlede potentielle tilbudsgivers opmærksomhed på Bilag 1 - Udbudsbetingelser Forbrugsartikler, herunder afsnit 7.1.1. Beskrivelse af underkriterierne, hvori det ved Underkriterium 3, Punch Out løsning findes anført, hvilke parametre potentielle tilbudsgivere skal konkurrere på ifm. underkriteriet Punch Out løsning.
Til dokumenterne Bilag 3, Leverandørens tilbudsliste og Bilag 4, Kravspecifikation og kvalitetsparametre er der oprettet en ekstra gul kolonne, hvori markedets aktører kan tilføje kommentarer eller bemærkninger til materialet. Såfremt at markedet aktører har kommentarer eller bemærkninger til Aftalebilag 1, Udkast til Rammeaftalen Forbrugsartikler og/eller Aftalebilag 2, Mindstekrav til Punch Out løsning eller Bilag 1 - Udbudsbetingelser Forbrugsartikler skal dette afleveres i et separat bilag til Aarhus Kommune inden høringens udløb med henvisning til det pågældende afsnit i materialet.
Såfremt høringssvaret indeholder forslag til ændringer af materialet, ser Aarhus Kommune gerne, at ændringsforslagene begrundes. Efter høringsfristens udløb behandler den udbudsansvarlige alle høringssvar. Den udbudsansvarlige vil i den forbindelse vurdere, hvorvidt høringssvarene giver anledning til ændringer i udbudsmaterialet.
Aarhus Kommune skal herudover gøre opmærksom på, at følgende retningslinjer gælder for høringen: Høringssvar behandles som fortroligt materiale, dog med respekt for gældende regler om aktindsigt. Høringssvar vil ikke blive offentliggjort. Høringsparterne får ikke svar på eventuelle spørgsmål i høringsmaterialet, hverken under eller efter høringen. Såfremt høringsparterne har spørgsmål, der ønskes besvaret, skal spørgsmålene stilles i forbindelse med selve udbuddet. Der kan ikke afgives tilbud på baggrund af fremsendte udkast.
Såfremt markedets aktører har spørgsmål til overstående kan der rettes henvendelse til Søren S. Svendsen på ssos@aarhus.dk.
Vi ser frem til at høre fra jer.