Opgavens baggrund:
Børne- og Ungdomsforvaltningen har i løbet af 2012 gennemført et projekt omhandlende implementering af en XBRL–portal for det administrative fællesskab MDI. Projektet anses som en succes, og på denne baggrund er det besluttet at gennemføre en fase 2, hvor løsningen udrulles til de øvrige selvejende institutioner.
Opgavens formål
De væsentligste årsager til at udrulle brugen af XBRL løsningen er:
- At skabe et tættere administrativt samarbejde imellem Københavns Kommune og de selvejende institutioner. Det skal gøre det nemmere for Københavns Kommune at føre økonomisk tilsyn, og tilsvarende nemmere for de selvejende institutioner at administrere.
- At tilvejebringe effektiv og smidig transmission af data, herunder af de årlige obligatoriske regnskabsaflæggelser, fra de selvejende institutioner til de IT-platforme, som generer data til Min Lederside. Med ”Min Lederside” får Københavns Kommunes ledere et bedre overblik over f.eks. enhedens måltal, opgaver, informationer, bestillinger og indkøb. Samtidig får lederne et bedre overblik over medarbejdernes fravær, enkeltvis og samlet
- At fremtidssikre løsningen så den senere kan udvides til at omfatte andre selvejende institutioner.
Anskaffelsens omfang:
De selvejede institutioner, der er med i et administrativt fællesskab, vil være omfattet af løsningen. Det administrative fællesskab MDI er ikke med i anskaffelsen eftersom dette fællesskab allerede er i drift med løsningen. MDI er dog omfattet af den samlede løsning og den efterfølgende drift af løsningen inklusiv vedligeholdelse og support.
Børne- og Ungdomsforvaltningen råder således allerede over en løsning, der vedrører det administrative fællesskab, MDI. Det er således denne eksisterende løsning, der skal udrulles til de øvrige administrative fællesskaber. Denne udrulning omfatter
•Indkøb af lokale XBRL-Pc’er,
•Udrulning og afprøvning af løsning,
•Vedligeholdelse og support samt
•Forvaltning i form af opdateringer mv.
Efter endt implementering skal alle de administrative fællesskaber således være i stand til at foretage en automatisk udlæsning fra det administrative fællesskabs økonomisystem og indlæse det i Københavns Kommunes systemer.
Som supplement til ovenstående automatisk løsning skal der udvikles og udrulles en løsning, der omhandler de selvejede institutioner, der ikke indgår i et administrativt fælleskab, og som ikke kan anvende den helautomatiske løsning. Der er i størrelsesordenen 30 af disse institutioner. Løsningen skal understøtte, at disse institutioner indsender oplysningerne ved at indtaste relevante oplysninger i en elektronisk webformular, hvorefter data videredistribueres til videre indlæsning i Københavns Kommunes systemer. Leverandøren skal levere og forestå driften af denne webformular.