Roskilde Kommune udbyder på vegne af kommunerne i indkøbsfællesskabet af kommuner i region Sjælland i alt 5 delaftaler med fødevarer. Udbuddet vedrører levering af fødevarer og økologiske fødevarer til kommunerne i Region Sjælland. Kontraktsummen for ovennævnte kommuner (specifikt for delaftale 4) er i hele perioden estimeret til omkring 37 mio. kr. ekskl. moms
I forlængelse af nuværende kontraktudløb i kommunerne forventes tilslutningen til en ny kontrakt på fødevareleverancer at kunne ske som angivet i udbudsmaterialet for den givne delaftale.
Kontraktperioden vil jf. kontraktens § 4 være 1. juni 2010 og til 31. maj 2014.
Optionskommunerne har mulighed for at tilslutte sig kontrakten, hver for sig i løbet af kontraktperioden, når disse kommuners kontrakter udløber. Det skal bemærkes, at optionskommunerne ikke har pligt til at tilslutte sig kontrakten, men har muligheden.
Kontrakten udbydes for en sammenslutning af kommuner (det regionale indkøbsfællesskab, K17) jf. ovenstående og omfatter det samlede forbrug af fødevare og økologiske fødevare.
I forbindelse med implementering af kontrakten, herunder evt. leverandørskifte for udbyder, skal tilbudsgiver være indstillet på, at overgang til ny kontrakthaver kan vare ca. 3-4 måneder, da udbyder nogle steder skal have ny dokumentation af egenkontrol implementeret i sine systemer.
Sammenslutningen af de udbudte kommuner udgør en befolkningsgruppe på ca. 494.328 indbyggere. Det oplyste forbrug kan variere hen over kontraktperioden. Befolkningsgruppen for optionskommunerne udgør ca. 326.924 indbyggere.
Kontraktsummen for 4 år for optionskommunerne er estimeret til omkring 24 mio. kr. ekskl. moms.
Forbruget på de vigtigste produkter fremgår af Tilbudslisten. Disse produkter dækker ca. 70-80 % af udbyders forbrug. Det resterende forbrug vil blive købt hos den valgte leverandør indenfor den relevante delaftale.
Omsætningen og produktvalget er anslåede mængder, og derfor udelukkende retningsgivende og ikke udtryk for en fast ordre på disse mængder. Udbyder forpligter sig således kun til at aftage den mængde, der modsvarer det faktiske forbrug.
Udbudsmaterialet er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende kommunestruktur. Denne struktur kan på sigt ændres, f.eks. kan der ske en sammenlægning af køkkener med derved færre leveringssteder.
Udbuddet er gældende for alle de udbydende kommuners afdelinger og institutioner, som indkøber fødevare, dog jf. undtagelser listet i bilag 6.
Roskilde Kommune er tovholder og kontaktperson i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med den(de) valgte kontrakthaver(e) som individuelle juridiske parter.
Opgaven udbydes i 5 delaftaler. Udbyder ønsker, at der bliver etableret kontrakt med én leverandør pr. produktområde:
1) Leverance af kød (Storkøkken og kantine)
2) Leverance af kolonial, herunder mælk, pålæg og frost (Storkøkken og kantine)
3) Leverance af frugt & grønt (Storkøkken og kantine)
4) Leverance af økologiske fødevarer (alle)
5) Leverance til af alle fødevarer til mindre køkkener og institutionskøkkener
Der kan afgives tilbud på hver enkelt produktområde for sig, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at lade tilbuddet på et givet produktområde være afhængigt af, at tilbudsgiver også tildeles ordre på en eller flere af de øvrige produktområder.
Leverandør forpligter sig til at levere samtlige udbudte varer i delaftalen til de til enhver tid laveste nettopriser indenfor hver enkelt delaftale.
Procedure:
For at deltage i denne delaftale 4 på levering af køb indsættes dette link i din internet browser:
http://permalink.mercell.com/23756156.aspx
Samtidig med denne delaftale afvikles 4 andre - tilmeld dig på hvert delaftale ved at klikke på nedenstående link:
Delaftale 2 - http://permalink.mercell.com/23756097.aspx
Delaftale 3 - http://permalink.mercell.com/23756121.aspx
Delaftale 1 - http://permalink.mercell.com/23755679.aspx
Delaftale 5 - http://permalink.mercell.com/23756186.aspx
Det er nødvendigt at tilmelde sig hver enkelt opgave, som man ønsker at deltage i. Den generelle procedure for alle opgaver er ens. Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: ”Meld din interesse”. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger.
Efter du har meldt din interesse skal du først godkendes og oprettes i systemet – dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til www.mercell.dk . Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer om opgaven. Du kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til udbyder samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem under fanen "Kommunikation". Svar fra udbyder afgives i anonymiseret form og kan ses under fanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar.
Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes via MSS inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for tilbudsgiver. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. Digital signatur kan bestilles her: www.danid.dk. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din e-mail.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00. Al kommunikation med udbyder skal foregå igennem MSS.