Tämä ilmoitus on tietopyyntö. Kyseessä ei ole hankintailmoitus eikä hankintaa koskeva
ennakkoilmoitus.
Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus kartoittaa markkinoilla olevia arkistojen säilyttämisen ja hoitamisen palveluntarjoajia sekä digitointia tarjoavia palveluntarjoajia, heidän palveluvalikoimaansa sekä saada kattavasti tietoa mahdollista tarjouskilpailua varten.
Veikkauksen paperiarkisto
Veikkauksella on tällä hetkellä paperiarkistoja n. 1,3 hyllykilometriä, ja sen määrä vähenee vuosittain n. 80 hm seuraavina vuosina.
Tästä määrästä n. 500 hyllymetrin määrälle saatetaan etsiä jatkossa arkistotilaa Veikkauksen ulkopuolelta.
Arkistot sijaitsevat tällä hetkellä useammassa kiinteistössä.
Arkistopalvelu
Haemme ratkaisua tämän aineistomäärän säilytyksestä ulkoisessa arkistopalvelussa/arkistohotellissa. Säilytystilan lisäksi olemme kiinnostuneita arkistonhoitoon liittyvistä palveluista.
Olemme kiinnostuneet seuraavista arkiston hoitoon liittyvistä palveluista
•Paperiaineistojen/arkistojen säilyttäminen
•Aineiston muutto Veikkauksen tiloista palveluntarjoajan arkistotilaan.
•Arkiston järjestäminen ja luettelointi, sekä määräajan että pysyvän säilytyksen kriteerein sisältäen aineistojen suojamateriaalit.
•Arkistoidun aineiston hävitykset ja tietoturvallinen tuhoaminen
•Tietopalvelu säilytettävästä aineistosta
Digitointi
Veikkaus harkitsee myös paperilla olevan aineiston digitointia. Digitointi koskisi lähinnä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja osa tästä aineistosta olisi tarkoitus hävittää digitoinnin jälkeen. Digitointi voisi koskea mahdollisesti n. 100-300 hyllymetrin määrää.
•Aineiston nouto digitoitavaksi Veikkauksen tiloista
•Aineiston tarkistus ja esikäsittely
•Asiakirjojen laadukas digitointi sähköiseen muotoon
•Metatietojen poiminta
•Aineiston palautus ja/tai tietoturvallinen tuhoaminen
•Digitoidun aineiston toimittaminen Veikkaukselle
Kustannusarvio
Haetaan hinnoittelumallia ja hinta-arvioita seuraaville asioille:
•Säilytyskustannukset ulkoisessa arkistopalvelussa.
•Tietopalvelu aineistoista. Skannattuna toimitettuna tai paperilla toimitettuna Veikkaukselle.
•Vuosittaiset hävitykset.
•Asiakirjojen järjestämiseen ja seulontaan liittyvät palvelut.
•Digitointipalvelut, pysyvän sähköisen arkistoinnin kriteerit täyttävä laadukas digitointi A4-aineistoille, painetulle aineistolle (esim. julisteet ja muu markkinointi- ja tuoteaineisto), valokuvat. Digitoidun aineiston tallennus Veikkauksen sähköiseen arkistojärjestelmään tai muu tapa toimittaa asiakirjat Veikkaukselle metatietoineen.
Vastaukset tietopyyntöön
Veikkaus pyytää vastauksia liitteenä olevaan Excel-taulukkoon. Voitte myös lähettää muuta vapaamuotoista materiaalia liitteenä palveluistanne esim. palvelukuvaukset. Kysymykset on jaettu kahteen osaan: paperiarkistojen säilytykseen ja siihen liittyviin palveluihin sekä digitointiin liittyviin palveluihin. Voitte vastata niihin kysymyksiin, joihin teillä on tarjota palvelua. Pyydämme lähettämään vastaukset sähköpostitse osoitteella
hankinnat@veikkaus.fi 28.10.2020 klo 9:00 mennessä.