Nord universitet skal etablere et felles kvalitetssystem for en helhetlig kvalitetsstyring i organisasjonen. Kvalitetssystemet som anskaffes skal inngå som en del av vår intranettløsning i SharePoint Office 365, og må være robust nok til å takle hele universitetets 1300 ansatte med ca. 13000 studenter. Kvalitetssystemet skal håndtere prosessbeskrivelser, styrende dokumenter, ansvar og roller, års hjul-planlegging, behandling av hendelser og risikostyring.
Det er besluttet at kvalitetssystemet for Nord universitet skal bygges på plattformen SharePoint Office 365, og skal ivareta universitetets nåværende og fremtidige behov. Det er en forutsetning at anskaffelsen leveres som et ferdig produkt.
Med bakgrunn i dette søker vi leverandører som kan levere en ferdig utviklet kvalitetsmodul basert på ISO 9001, som skal integreres med vårt eksisterende intranett i SharePoint Office 365. Systemet skal ha lav brukerterskel og være selvforklarende, slik at det krever minst mulig opplæring av brukerne av systemet.
Rutinene skal være lettleste på skjerm og være enkle å skrive ut. Systemet skal ha norsk som hoved arbeidsspråk. Elektronisk brukerdokumentasjon på norsk bør være tilgjengelig og oppdatert.
Ønsket funksjonalitet:
* Rollebasert tilgang/visning
* God søkbarhet i dataene og responsivt design
* Versjonskontroll, rettighetskontroll, rollestyring
* Tilgang til versjonshistorikk
* Jobbe med kladdversjoner
* Enkel godkjenningsprosedyre
* Utskriftsvennlig
* Standard dokumentinfo/maler (tittel, versjon, eier, ……..)
* Risikoverktøy
* Års hjul
* Funksjonalitet for evaluering og tilbakemelding også fra www.nord.no
* Avviks og forbedringsforslag også fra www.nord.no
* Innhold fra kvalitetssystemet skal være mulig å gjøre tilgjengelig på www.nord.no.
Med bakgrunn i denne enkle funksjonalitetsbeskrivelsen ønsker vi kontakt
med mulige leverandører som oppfyller disse.
Dialogmøtene gjennomføres som et en-til-en møte med alle leverandører som melder seg på. Maksimal tid gitt per leverandør er 2 timer og tidpunkt vil bli avtalt sammen med den enkelte leverandør.
Agenda for møtene er som følger:
1. Innledning av Nord universitet, samt presentasjon av Nord universitets organisasjon og behov
for kvalitetsstyringssystem, samt krav (ca 10 min)
2. Leverandør presenterer seg selv og sitt kvalitetssystem (60 min)
3. Avsluttende spørsmål og avklaringer (ca 20 min)
Ytterligere informasjon
* Denne kunngjøringen gir ingen konsekvens for eventuelt senere konkurranse.
* Denne veiledningen gjelder kun «invitasjon til dialogmøte» og vil ikke forkorte tidsfrister for eventuelt senere kunngjøringer.
* Deltakelse i eventuelt senere konkurranse er ikke på noe vis betinget av at leverandøren «besvarer høringen» eller «deltar på møtet».
* Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å endre konkurransegrunnlaget på bakgrunn av kommentarer eller innspill som kommer i høringsrunden.
* Informerer om at både offentlighetsloven og forvaltningsloven har bestemmelser som sikrer at det skal være et godt vern for leverandørenes idéer, forslag og forretningshemmeligheter som eventuelt deles i møter.