Formålet
med denne anskaffelsen er å sikre tilgang på kompetent service innen området Reisebyråtjenester
ved å inngå en eksklusiv tjenesteavtale, som legger til rette for
sentraliserte reisebyråtjenester for NRKs totale virksomhet i inn- og utland.
NRK legger stor vekt på at den nye avtalen skal sikre en økt grad av selvbestilling.
Det er derfor viktig at NRKs reisebyrå har brukervennlige systemer for
selvbestilling.
For manuelle reisebyråtjenester har NRK behov for et dedikert team av
reisekonsulenter som vil ha god kjennskap til NRKs reisepolicy, og et godt og
nært forhold til våre enkeltbrukere og kjenne deres individuelle ønsker og
behov.
I
tillegg til enkeltreiser i tjeneste, har NRK også behov for koordinering av
reiser for små og større grupper av varierende varighet og omfang for enheter i
NRK innenfor administrasjon/ staber, sport, drama, nyheter og underholdning. En
viktig del av reisebyråets tjeneste blir derfor å hjelpe NRK med en mest mulig
effektiv planlegging, bestilling, koordinering og gjennomføring av denne
reisevirksomheten.
Sikkerhetsaspektet er svært viktig for NRK, og NRKs
reisebyrå skal derfor ha rutiner for uoppfordret å kunne gi informasjon om hvor
de ansatte på tjenestereise til en hver tid befinner seg, og aktivt kunne bistå
den enkelte og NRK dersom uheldige hendelser oppstår.
Som følge av at NRK definerer avtalen som en
tjenesteavtale, er det en betingelse at det er en fastprisavtale som ligger til
grunn for beregning av godtgjørelse for ordinære reisebyråtjenester knyttet til
individuelle reise, og ikke servicehonorar per oppdrag ol. For kurs, konferanse
og kompliserte gruppereiser, kan reisebyrået likevel beregne honorar per
oppdrag.
Innenfor de rammene som regelverket for offentlige
anskaffelser setter, ønsker NRK en langsiktig avtale for reisebyråtjenester.
Avtalens lengde vil være 3 år, med opsjon for
oppdragsgiver til å forlenge i ytterligere 1+1 år.
I løpet av opsjonsperioden vil NRK på en årlig
basis vurdere ytterligere forlengelse av opsjonene dersom dette kan begrunnes
ut i fra en totalvurdering basert på leverandørens tjenester.
Evaluering av tilbud vil beregnes ut ifra et 4 års
perspektiv.