Kriminalforsorgen anvender i dag
to forskellige systemer til ressourcestyring, vagtplanlægning og daglig
aktivitetsregistrering for Kriminalforsorgens personale. Aktiviteterne foregår lokalt
og omfatter mange forskellige personalegrupper og dermed overenskomster. Der
anvendes forskellige principper for vagtplanlægning og det er en central
udfordring at sikre, at der i vagtplanlægningen allokeres et tilstrækkeligt
antal personale til at dække planlagte vagter samt at der herudover er et
passende disponibelt personale, der kan dække opståede vagter ved fx sygdom. Til systemerne er knyttet ca. 100 terminaler
til tidsregistrering placeret i Kriminalforsorgens forskellige enheder.
Kriminalforsorgen omfatter ca. 5.000 medarbejdere og
ca. 90 enheder.
Kriminalforsorgen ønsker fremadrettet at sikre en
optimale ressourceanvendelse og effektiv opgavevaretagelse hos
Kriminalforsorgen.
På den baggrund udbyder Kriminalforsorgen anskaffelsen
af et nyt system, der kan anvendes i alle Kriminalforsorgens enheder uanset art
og geografisk placering. Systemet skal af sikkerhedsmæssige årsager driftes af
Kriminalforsorgen eller en af Kriminalforsorgen udpeget tredjeparts leverandør, som ligeledes vil være det
sted, hvor data skal opbevares.
Der efterspørges et system, der dels kan hjælpe den
enkelte medarbejder i forbindelse med egen vagtplanlægning dels kan anvendes
som administrations- og ledelsesværktøj, herunder som understøttelse af en optimal
ressourceanvendelse og effektiv opgavevaretagelse hos alle Kriminalforsorgens
enheder.
Leverandøren
skal, som en del af fasen med konfiguration/tilpasning af systemet, være
indstillet på at gennemføre workshops med medarbejdere fra Kriminalforsorgen,
således at Kriminalforsorgen får indsigt i systemets muligheder og ud fra de
angivne behov i udbudsmaterialet i samarbejde med leverandøren kan beslutte den
mest hensigtsmæssige brug af systemet.
Det
forventes, at udrulningen vil løbe over en længere periode, hvor først enkelte
af Kriminalforsorgens enheder eller afdelinger vil afprøve systemet i en pilot og dermed
skabe et erfaringsgrundlag, førend systemet udrulles til resten af landet.
Den kommende leverandør skal i relation til
ovenstående levere følgende til understøttelse af formålet:
- Konfiguration af et
standardsystem og eventuel udvikling af kundespecifikke tilpasninger, inklusive evt. licenser
- Udrulning og gennemførsel af pilot samt støtte til kunden i forbindelse med den
tekniske og organisatoriske udrulning
- Nye terminaler og opsætning af disse
- Undervisning og uddannelsesmateriale bl.a. i form af korte videoer til
selvundervisning
- Support, vedligeholdelse og videreudvikling