Justis- og beredskapsdepartementet har behov for bistand til digitalisering av et utvalg av departementets papirbaserte arkivmateriale. Digitaliseringen gjelder departementets nærarkiv fra perioden fram til 01.01.2010 som var oppbevart i paternostere i H-blokka under terrorangrepet 22. juli 2011. Arkivmaterialet (150-200 hyllemeter) har siden 2011 vært oppbevart i to kjølekontainere som for tiden er plassert ved Justis- og beredskapsdepartementets lokaler i Nydalen, Oslo.
Riksarkivet har vedtatt at bevaring skal skje i form av en løsning om digitalisering av alt arkivmaterialet. Dvs. at arkivmaterialet digitaliseres og avleveres til depot (Riksarkivet) på elektronisk form. Etter digitalisering skal papirarkivet destrueres.
En del av arkivmaterialet er skadet av muggsopp, glasstøv/bygningsstøv. En vesentlig del av arbeidet vil være klargjøring av materialet for skanning.
Justis- og beredskapsdepartementet stiller lokaler til rådighet i Nydalen som kan benyttes til klargjøring og digitalisering.
En vesentlig del av bistanden vil være prosjektledelse og kvalitetssikring av digitaliseringen. Arbeidets karakter krever at leverandør og/eller involvert personell sikkerhetsklareres. Det er stilt krav om at arbeidet skal skje lokalt av norsk leverandør jfr. sikkerhetsloven kapittel 7.
Justis- og beredskapsdepartementet er av den oppfatning at bistandens karakter medfører at dette er et arbeid som bare kan utføres av Stiftelsen Asta som har spesialistkompetanse på ordning og avlevering av skadd arkivmateriale jfr. forskrift om offentlige anskaffelser § 2-1 litra a. Departementet har som intensjon å inngå en samarbeidsavtale med Asta. Samarbeidsavtalen vil i 1. omgang innebære et forprosjekt hvor Stiftelsen Asta tar stikkprøver og legger planer for prosjektgjennomføringen. Videre fremdrift og ressursbehov vil bli avklart som et ledd i forprosjektet.
Anskaffelsens samlede verdi er foreløpig uavklart men anslås til mellom NOK 2 mill. og 5. mill.
Kontraktstildeling
Tittel: Klargjøring og digitalisering av papirarkiv
Dato for kontraktstildeling: 19-02-2015
Antall mottatte tilbud: 1
Kontaktpunkt for leverandøren som har blitt tildelt kontrakten:
Stiftelsen Asta975 926 494, Folke Bernadottes vei 21, Oslo 0862, NO.