1. Baggrund:
Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) drifter og vedligeholder ca. 400 000 m² af statens kulturejendomme. Ydermere vil SLKE i de kommende år få ansvar for drift og vedligehold af yderligere ca. 400 000 m² bygningsmasse, hovedsageligt kulturinstitutioner under Kulturministeriet.
SLKE's ydelser omfatter typisk udvendigt bygningsvedligehold, drift og vedligehold af tekniske basisinstallationer, drift af udearealer, og løbende indvendig bygningsvedligehold. SLKE varetager desuden bygherrerollen ved renovering, ombygninger, større udskiftninger og nybyggeri.
SLKE ønsker at professionalisere hele drift- og vedligeholdelsesforretningen og ønsker til brug herfor, at indkøbe og implementere et standard drift- og vedligeholdelsessystem (ASP/SAAP), inkl. support, vedligeholdelse og videreudvikling. Systemet skal primært bruges af driftsledelsen (PC adgang) og interne/eksterne håndværkere (adgang via smartphone) til planlægning, udførelse og opfølgning. Tillige forventes systemet anvendt af bygningernes brugere (PC og smartphone) til indmelding af ad-hoc opgaver. Der forventes ca. 10-20 superbrugere/driftsleder med intensiv adgang via PC, 50-100 håndværkerbrugere, og 100-200 indmeldere. Systemet skal derfor have fleksibel adgangs- og rettighedsstyring.
Leverandørens standardsystem skal kunne videreudvikles efter behov. Der er et akut behov for at opsamle løbende indmeldinger om afhjælpende vedligehold af Statens kulturejendomme, samt et lidt mere langsigtet behov for at beskrive, planlægge og styre det forebyggende vedligehold af Statens kulturejendomme.
Systemet skal kunne håndtere data vedr. tekniske anlæg og udvalgte bygningsdele inkl. stam data, planlagt og af hjælpende vedligeholdsopgaver samt tilknyttede dokumenter og fotos for ca. 50 ejendomme.
Da et validt datagrundlag er en væsentlig forudsætning for planlægning af det forebyggende vedligehold, vil implementeringsfasen også omfatte en indsats, hvor ejendommenes bestykning registreres, og beskrivelser af vedligeholdsopgaver dokumenteres, standardiseres og ensartes i hensigtsmæssig omfang. SLKE forestår denne opgave, men forventer en leverandør som grundet branchekendskab kan fungere som faglig sparringspartner vedr. systemopsætning samt metoder, processer, standarder og niveau for registrering. Der skal gennemføres uddannelse af systemadministrator og superbrugere, samt opstartskurser for planlæggere og udførende. Systemet skal være tilgængelig via PC og smartphone 24/7, med adgang til support for udvalgte brugere i kontortiden. App på smartphone skal kunne fungere uden netforbindelse.
Systemet skal implementeres med udgangspunkt i eksisterende forretningsprocesser og IT-landskab, og der skal ske integration med SLKEs datawarehouse.
Der kan på sigt blive behov for at inddrage andre Facility Management områder som håndtering af fjernaflæste målere til energistyring og –optimering, bygningssyn, mm. Det er derfor ønskeligt, at systemet er modulopbygget, med mulighed for at tilkøbe yderligere moduler efter behov.
2. Udbuddets genstand:
A) Etablering
Udbuddet omfatter implementering af et standard D&V system, herunder til understøttelse af drift og vedligehold på bygninger, installationer og udearealer.
B) Vedligeholdelse og support, herunder
— vedligehold af systemet herunder løbende mangeludbedring og opdateringer
— hotline support (2nd line) og internetbaseret fejlindmeldingssystem.
C) Udvikling, herunder
Videreudvikling af programmel, herunder løbende tilpasning af systemet, herunder som følge af ændrede lovgivningskrav, som SLKE forventer at skulle imødekomme, ændring af eksisterende integrationer eller.
Del V: Kontrakttildeling
Kontrakt nr.: 1
Betegnelse: Kontrakt om standardsystem til håndtering af drift- og vedligeholdelsesdata på bygningsområdet
V.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling:
26.11.2014
V.2) Oplysninger om tilbud
Antal modtagne bud: 3
V.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med
Telefon: Internetadresse: Dalux ApS, Ole Maaløes Vej 3, 2200 København N, DANMARK +45 53727300, www.dalux.com