Udbuddet foretages af en række ordregivende myndigheder i fællesskab.
De ordregivende myndigheder er:
- Brugerklubben SBSYS,
- de offentlige myndigheder, som er medlemmer af Brugerklubben SBSYS,
- de offentlige myndigheder, organisationer og virksomheder, som har indgået en licensaftale med Brugerklubben SBSYS, og
- en række potentielle licensholdere eller medlemmer af Brugerklubben SBSYS.
De offentlige myndigheder, offentlige organisationer og offentlige virksomheder, som deltager i udbuddet
enten som (nuværende eller potentielle) medlemmer af Brugerklubben eller som (nuværende eller
potentielle) licensholdere er alle opregnet i bilag A til nærværende udbudsbekendtgørelse. Nærmere
oplysninger om Brugerklubben SBSYS og de øvrige deltagere i rammeaftalen findes på http://permalink.mercell.com/32599844.aspx i dokumentet benævnt "Prækvalifikationsmateriale".
Rammeaftalen omfatter følgende typer ydelser:
- Udvikling og vedligeholdelse af ESDH-systemet SBSYS,
- driftsstøtte til brugerne af SBSYS, og
- implementeringsstøtte til brugerne af SBSYS, herunder undervisning.
SBSYS omfatter ikke kun de funktionaliteter, som traditionelt udgør kernen i et elektronisk sags- og
dokumenteringssystem, men suppleres af en række specialiserede funktionaliteter som fx. LEAN-styringsreol,
byggesagsmodul og integration til Digital Post.
Brugerklubben SBSYS fungerer som indkøbscentral og vil på vegne af sine medlemmer foretage en stor del
af de konkrete indkøb af udviklings- og vedligeholdelsesydelser under rammeaftalen. Et fælles indkøb vil som
regel ske på vegne af samtlige medlemmer, men i nogle tilfælde vil indkøbet alene ske på vegne af en bestemt
kreds af medlemmer (typisk alle kommuner), fordi der er tale om en funktionalitet, som alene anvendes af
denne kreds af medlemmer.
Brugerklubbens medlemmer og licensholdere kan herudover enkeltvis eller i samarbejde med andre
medlemmer eller licensholdere udvikle og vedligeholde nye funktionaliteter i SBSYS på betingelse af, at det
pågældende projekt forinden er godkendt af Brugerklubbens generalforsamling (eller af Brugerklubbens
forretningsudvalg efter bemyndigelse fra Brugerklubbens generalforsamling). I denne situation vil det
konkrete indkøb af udviklings- og vedligeholdelsesydelser under rammeaftalen blive foretaget direkte af de
pågældende medlemmer af Brugerklubben eller licensholdere (dvs. uden at Brugerklubben SBSYS fungerer
som mellemkommende indkøbscentral).
Endelig vil de enkelte medlemmer af Brugerklubben SBSYS og licensholderne på egen hånd og til eget brug
foretage de konkrete indkøb af drifts- og implementeringsstøtte under rammeaftalen.
Brugerklubben SBSYS estimerer, at det samlede indkøb af ydelser under rammeaftalen vil være på omkring 7
mio. kr. om året. Dette estimat er udarbejdet med afsæt i den kreds af ordregivende myndigheder, som allerede er medlemmer af Brugerklubben.
Det er imidlertid ikke muligt på forhånd at fastlægge det præcise behov for indkøb af ydelser under
rammeaftalen, og leverandøren er derfor ikke på nogen måde garanteret en bestemt omsætning via
rammeaftalen. Opmærksomheden henledes navnlig på følgende tre forhold:
1: Det er ikke sikkert, at alle de offentlige myndigheder, offentlige organisationer og offentlige virksomheder,
som bliver parter i rammeaftalen, jf. bilag A til udbudsbekendtgørelsen, faktisk beslutter at tage SBSYS i
brug, og det er derfor muligt, at en række af rammeaftalens parter alligevel ikke får behov for at indkøbe
ydelser under rammeaftalen. Dette særkende ved den udbudte rammeaftale er nærmere forklaret på http://permalink.mercell.com/32599844.aspx i dokumentet benævnt "Prækvalifikationsmateriale".
2: Brugerklubben og dens medlemmer forbeholder sig mulighed for eventuelt at gennemføre et nyt supplerende
udbud, såfremt der opstår ønske om at gennemføre et større selvstændigt udviklingsprojekt vedrørende
SBSYS, som kan afgrænses fra de løbende udviklings- og vedligeholdelsesydelser, der er omfattet af
rammeaftalen. Et sådant udbud vil i givet fald blive tilrettelagt som udbud af en konkret leveringskontrakt, og der vil således ikke være tale om udbud af en parallel rammeaftale. Udbuddet af en selvstændig leveringskontrakt vil derfor heller ikke påvirke de ordregivende myndigheders fortsatte brug af rammeaftalen.
3: De offentlige myndigheder, offentlige organisationer og offentlige virksomheder, som deltager i udbuddet,
er berettiget, men ikke forpligtet til at anvende rammeaftalen ved deres individuelle indkøb af drifts- og
implementeringsstøtte til eget brug, ligesom deres behov for drifts- og implementeringsstøtte under alle
omstændigheder vil variere.