Kangasalan kaupunki valmistelee palautejärjestelmän (SaaS) kilpailutusta. Palautejärjestelmän kautta Kangasalan kaupungille annetaan palautetta, kehittämisehdotuksia tai ilmoituksia liikenteestä, kunnossapidosta sekä yleisten alueiden infrasta. Lisäksi palautejärjestelmään tulee sisältyä mm. mahdollisuus vastata palautteisiin, ilmoittaa palautteen tila sekä kaupungin sisäinen työnohjaus palautteiden ja ilmoitusten osalta. Hankinta sisältää myös käyuttökoulutukset sekä teknisen tuen.
Palautejärjestelmän tavoite, alustava suunnitelma:
Kaikkiin palautteisiin, ilmoituksiin ja muihin ehdotuksiin tulee aina ilmoittaa sijainti karttakäyttöliittymään. Ilmoittajalta pyydetään nimi, mahdollisesti puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmään on mahdollisuus lisätä myös liitetiedosto (esim. valokuva). Jos ilmoittaja haluaa palautteeseen vastauksen, on toimiva sähköpostiosoite pakollinen. Ilmoittaja valitsee palautteelle vähintään pääkategorian (Ilmoitus, Palaute, Kysymys, Toimenpide-ehdotus) sekä mahdollisimman yksityiskohtaisesti palautteen sisällön/ aiheen. Lisäksi palautejärjestelmässä on mahdollisuus antaa avointa palautetta. Palautteen lähetyksen jälkeen tulee selkeä viesti että palaute on lähtenyt onnistuneesti ja halutessa ilmoittaja saa kopion sähköpostiin. Palautejärjestelmän kautta tulee myös tieto, kenelle palaute on ohjattu ja miten asiaan on reagoitu ts. palautteen tila (vertaa liikenne.palautevayla.fi). Palautejärjestelmän kautta voidaan myös antaa vastaus palautteeseen. Järjestelmästä voidaan myös katsoa aiemmin annettuja palautteita.
Hallintapaneeli ja vikalomake, alustava kuvaus:
Kaupungin sisäisessä hallintapaneelinäkymässä näkyy lähtökohtaisesti kaikki ilmoitukset ja palautteet. Käyttäjä voi suodattaa listaa valmiilla suodatintoiminnoilla ns. nappia painamalla ja näkymän suodatukset tulee jäädä aina voimaan edellisestä istunnosta tai käyttäjän asetusten mukaan. Hallintapaneelilta tulee löytyä myös linkit lomakkeille ’Raportit’ ja ’Hallitut häiriöt’.
Raportointilomake, alustava kuvaus:
Raportointilomakkeella tulee pystyä laatimaan raportit ilmoitusten ja palautteiden määristä kategorioittain tietyltä päivämääräväliltä. Lisäksi tulee voida listata vikailmoitusten laskutusrivit tietyltä aikaväliltä välisummilla ja kokonaissummalla esitettynä. Laskutusriviraporttiin myös näkyviin vikailmoituksen selostus aina välisumman yhteyteen.
Hallitut häiriöt -lomake, alustava kuvaus:
Hallitut häiriöt -lomakkeella käyttäjä voi luoda järjestelmään esim. tiedossa olevan työmaan tms. häiriötä aiheuttavan tekijän, joka näkyy ilmoituslomakkeen kartalla. Olemassa olo on ajastetaan päivämäärän tarkkuudella. Lisäksi halutessaan linkitys ja ilmoitus häiriöstä kaupungin nettivuille.
Vikailmoitukset, alustava kuvaus:
Vikailmoitusten käsittelyyn tulee olla lomakkeella vähintään seuraavat toiminnallisuudet.
- Vikailmoituksen korjausprosessin etenemisen tilamuutokset ja indikointi (saapunut/otettu käsittelyyn/työt käynnissä/valmis)
- Vikailmoituksella on omistaja (kaupungin henkilö) sekä urakoitsijan edustaja (käsittelijä).
- Ilmoituksen saapuessa molemmat roolit ovat tyhjiä.
- Kaupungin työntekijä omii ilmoituksen itselleen tai roolittaa jonkun siihen. Kun omistaja on valittu niin status muuttuu ’otettu käsittelyyn’ ja voidaan valita käsittelijä.
- Käsittelijä hoitaa vika ilmoituksen loppuun ja muuttaa statukset työn etenemisen mukaan.
- Vikailmoitukselle pitää pystyä tekemään erillisellä lomakkeella laskutusrivejä (selite, yksikkö, määrä, yksikköhinta, yhteensä). Riveistä esitetään lomakkeella myös yhteissumma.
*****************************
Pyydämme markkinakartoituksesta/tietopyynnön sisällöstä kiinnostuneita palveluntuottajia lähettämään osallistumispyyntönsä sähköpostitse osoitteeseen
marjatta.heikkila@kuhaoy.fi 1.10.2020 klo 14.00 mennessä. Sähköpostin otsikkokentässä on oltava merkintä "Osallistumisimoitus: EHSOP227 Kangasalan kaupungin palautejärjestelmä".
Kilpailuttaja (Kuntien Hankintapalvelu KuHa Oy) ja Tilaaja (Kangasalan kaupunki) valitsevat 5-8 ilmoittaunutta yritystä markkinakartoitukseen.
********************************
Alustava aikataulu:
Markkinakartoitus pidetään kunkin osallistujan kanssa yhden (1) tunnin mittaisena Teams- palaverina 8.-9.10.2020 välisenä aikana.
********************************
Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan ilmoitus tietopyynnöstä ja markkinavuoropuhelusta osana Kangasalan kaupungin palautejärjestelmän hankinnan valmistelua.
Tietopyynnöllä on tarkoitus kartoittaa markkinoilla olevia toimittajia ja heidän palveluvalikoimaansa, jotta mahdollinen tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla.
Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdolliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.