Kemin kaupunki pyytää tarjousta Kemi.fi-verkkopalvelun suunnittelusta ja toteutuksesta sekä sovellustuesta ja käyttöpalveluista soveltuvalle alustalle. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. 1. Taustaa hankinnalle Kemi on vehreä ja vireä matkailun, palvelujen, kulttuurin ja koulutuksen keskus Lapin portilla, meren rannalla. Kemissä elämää värittävät neljä vuoden aikaa: yöttömän yön aurinko, revontulet, ruska sekä aito, valkoinen talvi. Kaupunkikuvassa näet runsaat vehreät puistot, merellisen rantabulevardin ja elävän saariston, aivan kaupungin sydämessä. Tiiviin kaupunkirakenteen ansiosta välimatkat kaupungin sisällä ovat lyhyet ja monipuoliset palvelut ovat käytössä ruuhkattomasti. Kemin vahva rooli teollisessa toiminnassa tarjoaa valtavasti liiketoimintamahdollisuuksia erilaisille yrityksille. Erityistä tarvetta on esimerkiksi kiertotalouden, teollisuuspalvelujen, infrastruktuurin ja logistiikan aloilla. Vihreä ja Kestävä Kemi-hanke on iso osa kaupungin toimintaa. Sen tavoitteena on luoda Kemin kaupungille kaupunkitasoinen monistettavissa oleva ympäristöpolitiikka ja - ohjelma sekä saada Kemin kaupungin toimialat ja kaupungin sidosryhmät toimimaan johdonmukaisesti kestävän kehityksen ja vähähiilisyyden periaatteita noudattaen. Kemin kaupunki edesauttaa tavoitteen saavuttamista luomalla hankintoihin ekologisia kriteereitä ja tuomalla vihreän ajattelumallin osaksi päätöksentekoprosessia ja ulottamalla toimintamallin kaupungin kaikkeen toimintaan. Laadittavan ympäristöohjelman tuominen käytäntöön on olennainen keino toimintatapojen muuttamiseen kohti vähähiilisyyttä ja kestävää kehitystä. Kemin kaupungille on myönnetty helmikuussa ISO 14001:2015 -ympäristösertifikaatti. Viestinnällään Kemin kaupunki pyrkii ohjaamaan kaupungin palveluiden käyttämistä taloudellisesti ja tehokkaasti; kuntalaisia osallistetaan päätöksentekoon ja palvelujen kehittämiseen. Verkkoviestinnällä tarjotaan tietoa kaupungin palveluista, toiminnasta, suunnitelmista ja tavoitteista. 1.1 Verkkopalvelujen nykytila ja uudistustarpeet Kemin kaupungin nykyinen verkkosivusto (www.kemi.fi) on rakennettu WordPress-järjestelmällä. Kemin uusi verkkopalvelu on päätetty toteuttaa sisällöntuotannon ja joustavan julkaisemisen tarpeita vastaavalla julkaisualustalla. Toimittaja tekee esityksen tarpeet täyttävästä sovelutuvasta järjestelmästä. Järjestelmäuudistuksen yhteydessä suunnitellaan uudet ratkaisut myös verkkopalvelun sisältörakenteeseen, navigaatiomalliin, käyttöliittymiin, esitystapoihin, visuaaliseen ulkoasuun ja ylläpitotyökaluihin. Tavoiteaikatauluna on uusien verkkopalvelujen käyttöönotto vuoden 2019 aikana. Suunnittelussa ja teknisessä toteutuksessa kiinnitetään erityistä huomiota mobiilikäyttöön, sisällöntuotannon helppouteen, sivupohjien joustavuuteen ja sisältöjen ajantasaisuuden varmistamiseen. Uudistuksen tärkeimmät tavoitteet voidaan tiivistää seuraaviin periaatteisiin: • Asiakaslähtöinen sisältörakenne: tietojen löydettävyyden takaamiseksi sisällöt esitetään keveämmällä valikkorakenteella, jonka nimeämis- ja ryhmittelytavat pohjautuvat käyttäjien odotuksiin eivätkä organisaatiorakenteeseen. • Helppokäyttöinen julkaisutyökalu, jolla sivustojen päivittäminen sekä sisältöjen tuotanto ja rakennemuokkaus sujuvat vaivattomasti. • Ylläpitovastuiden jako: tietojen ajantasaisina pitäminen sisällöntuotannon vahvemmalla organisoinnilla. • Mobiilikäytön huomioiminen, jotta palvelut ovat mahdollisimman hyvin käytettävissä erilaisilla päätelaitteilla ja selaimilla - erityisesti älypuhelimilla ja tablettilaitteilla. • Ilmeen uudistus, jotta verkkosivuilta välittyy mielikuva dynaamisesta, elinvoimaisesta, muutoskykyisestä ja modernista kaupungista. • Osallistamisen mahdollisuudet: kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien esiintuonti ja lähestyttävyyden korostaminen. • KaPa-lain huomioon ottaminen: varautuminen Palvelutietovarannon hyötykäyttöön lain edellyttämällä tavalla. 2 Hankinnan kohde Tarjouspyynnön kohteena on Kemin kaupungin verkkopalvelun suunnittelu ja toteutus, tuki-, sovellusylläpito- ja jatkokehityspalvelut sekä verkkopalveluun liittyvät käyttöpalvelut. Hankinnan tavoitteena on toteuttaa Kemin kaupungin tarpeita vastaava verkkopalvelu mahdollisimman kustannustehokkaasti Kemin kaupunki edellyyttää, että valittavalla toimittajalla on valmiita, hyödynnettävissä olevia ratkaisumalleja nykyaikaisten viestintäsivustojen toteuttamisesta kuntaympäristöön. Seuraavissa luvuissa on kuvattu Kemin alustavat vaatimukset verkkopalvelujen esitystavoille, sisällöille ja toiminnallisuuksille. Kemin kaupunki on valmis sovittamaan toiminnallisuuksien yksityiskohtia alustan ominaisuuksien ja toimittajan suosittelemien ratkaisumallien mukaisiksi. 2.1 Uuden Kemi.fi-palvelun sisältö Teknisen toteuttajakumppanin kanssa määritellään tarpeet verkkopalvelun sivumalleille ja niissä käytettäville nosto- ja sisältöelementeille. Tämän pohjalta kumppani suunnittelee sisältötyyppien määrän, sivupohjavariaatiot, sisältötyyppien räätälöinnit ja sisältötyyppikohtaisesti esitettävät syöttökentät. Teknisessä suunnittelussa tarkennetaan myös, millaisin kategorioin, avainsanoin tai räätälöidyin luokitteluin sivujen metatiedot muodostetaan ja syötetään. 2. 1. 1 Sisältösivut Pääosa sisältösivuista on hierarkkisesti esitettäviä perussisältösivuja. Näillä sisältösivuilla esitellään tekstein ja kuvin suhteellisen pysyvää informaatiota kaupungin palveluista, toiminnasta ja palvelujen käyttömahdollisuuksista. Perussisältösivujen tulisi sisältää: • Sivun otsikko • Editorilla muokattava pääsisältöalue • Julkaisustatus ja julkaisun ajankohta • Versiot • Sivun sijainti rakennehierarkiassa • Sivupohjan valinta • Pääkuvituskuva Editorilla ylläpitäjät pystyvät muokkaamaan sisältösivuja joko WYSIWYG-muodossa tai HTML-koodia käsitellen. Palveluun toteutetaan monipuolinen tyylivalikoima editorilla käytettäviksi. Editorintyylivalikoimaan kaivataan esimerkiksi monen tasoisia ja -näköisiä otsikkotyylejä, linkkityylejä (kuten painikkeelta näyttävä linkkityyli tai asiointipalveluihin johtava korostettu linkkityyli), taulukkotyylejä, ingressikappaleen tai korostetun tekstikappaleen tyylejä sekä eri tavoin esitettäviä leipätekstityylejä. Sisältöalueelle ylläpitäjät voivat tarvittaessa upottaa linkkejä, kuvituskuvia, SoMe-sisältöjä, Youtube-videoita ja muita upotettuja sisältöjä (kuten iFrame-sisältöjä) alustan vakiotoiminnallisuuksilla. Vakiotoiminnallisuuksien avullaylläpitäjät voivat myös esikatsella sivuja. Editoidun sisällön lisäksi kaupungin palveluita esitteleville sivuille nostetaan esiin aiheeseen liittyviä keskeisimpiä lisätietoja, kuten yhteystietoja, aukioloaikoja, kuvabannereita, linkkilistoja, liitetiedostoja, someupotuksia ja vastaavia elementtejä, jotka tarkennetaan toteutusprojektissa. Sivupohjaan suunnitellaan mahdollisuus nostaa esiin tiedotelistaus: sisällöntuottaja voi halutessaan käyttää sivulla elementtiä, joka esittää tietyn kategorian (kuten esimerkissä "uimahalli") mukaan haetun listauksen tuoreimmista tiedotteista. Hierarkkisten sisältösivujen yhtenä elementtinä voidaan myös käyttää PTV-sisältökuvauksia (ks. luku 2.1.5). Sisällöntuottajat voivat halutessaan valita kansallisesta Palvelutietovaranto-palvelusta tuotujen sisältötyyppien joukosta jonkin kuvausdokumentin (palvelun tai palvelupisteen kuvauksen), jonka sisältö esitetään osana muokattavaa sivua. Sisällöntuottaja voi siis muokata muita sivulla esitettäviä sisältöjä ja elementtejä, mutta PTV-kuvauselementti näytetään sivupohjaan määritellyllä paikalla samassa muodossa kuin se on PTV-tietokannassa esitetty. 2.1.2 Tiedotteet Kaupungin ajankohtaisia uusia asioita julkaistaan tiedotussivuilla, joissa korostuu niiden ajankohtaisuus eli julkaisupäivä. • Artikkelin otsikko • Editorilla muokattava pääsisältöalue • Julkaisustatus ja julkaisun ajankohta • Versiot • Artikkelin esitystavan valinta • Kategorioiden valinta • Avainsanat • Pääkuvituskuva Toteutusprojektissa suunnitellaan tiedotteiden kategoria/avainsana-luokittelu, jolla tietyn aihepiirin (kuten "Uimahalli", "Liikunta" tai "Kirjasto") tiedotelistauksia voidaan esittää aiheen mukaan suodatettuina nostoina sisältösivuilla. Tiedotteiden sisällöt tuotetaan ja ylläpidetään sisältöeditorilla, jolla artikkeliin voidaan muokata rikkaasti muotoiltuja tekstejä, kuvia, liitteitä, taulukoita jne. Eri palvelualueiden ja yksiköiden tuottamia tiedotteita esitetään verkkopalvelun etusivulla "Ajankohtaista"-virtana, jossa nostetaan esiin tuoreimmat tiedotteet sekä pääsy tiedotearkistoon. Tiedotearkistossa käyttäjä voi selailla pidempiä listauksia kaikista tiedotteista muutaman vuoden takaa. Tiedotteen kategoriat (ja mahdolliset avainsanat) näytetään tiedotteen yhteydessä linkkeinä, joista käyttäjä voi suoraan siirtyä tuohon kategoriaan merkattujen tiedotteiden listausnäkymään. Kaupungin viralliset ilmoitukset ovat oma tiedotekategoriansa. Virallisissa ilmoituksissa esitetään ne tiedotteet tai kuulutukset, joiden on oltava julkisesti nähtäviltä kaupungin virallisella ilmoitustaululla. Näitä tiedotetyyppejä esitetään myös verkkopalvelun etusivulla omalla paikallaan. Kaikkia artikkelityyppisiä sisältöjä voidaan seurata RSS-syötteellä. Julkisissa näkymissä tarjotaan käyttäjille ainakin tiedotteiden ja virallisten ilmoitusten RSS-syöte. 2.1.3 Hierarkkisten sisältöjen pääsivut Kemin nykyisen verkkopalvelun käyttökokemuksessa on todettu erityisen ongelmalliseksi sivujen rakenteellinen mutkikkuus, joka vaikeuttaa sisältöjen löytämistä. Verkkopalvelu-uudistuksessa suunnitellaan hierarkkisesti järjestyville sisältöteemoille uudenlainen pääsivun malli. Sisältökokonaisuuksien pääasioiden etusivut esittelevät osion teemoja visuaalisesti havainnollisina. Kun käyttäjä laskeutuu osion pääsivulle, häntä ei ohjata eteenpäin raskailla navigointivalikoilla, vaan kuvien avulla hahmotettavilla nostoelementeillä, jotka muodostavat erityyppisiä ryhmiä väliotsikoiden avulla jäsennettyinä. Nostoelementit suunnitellaan käyttöliittymäsuunnittelun yhteydessä, ja ne voivat esittää otsikkolinkin ja valokuvan tai yleiskäyttöisen kategoriakuvan lisäksi myös vaikkapa lyhyen esittelytekstin teemasta. Sisällöntuottajat luovat ja ylläpitävät näitä nostoelementtejä, joiden luomiseen, poistamiseen, muokkaamiseen ja järjestelyyn luodaan jotkin suhteellisen helppokäyttöiset työkalut. 2. 1.4 Etusivu Verkkopalvelun etusivun tehtävänä on tarjota helposti silmäiltävänä kaupungin keskeisin viesti sekä ajankohtaiset asiat ja johdattaa käyttäjät nopeasti heidän etsimänsä palvelun ääreen. Kemi.fi-palvelun etusivun sisältöinä ovat ainakin nämä: • Kuva, joka tarjoaa kaupungin keskeisen brändiviestin. • Nosto tärkeimmistä ajankohtaisasioista, joita etusivun ylläpitäjät muokkaavat. Sisältöeditorilla ylläpidettävälle alueelle voidaan luoda tekstejä, kuvia, linkkejä jne. niistä aiheista, joita päätoimittaja nostaa esiin. • Oikopolut kohderyhmäsivuille: Matkailijat, Yrittäjät, Ikäihmiset, Perheet, Muuttajat tai vastaavat yksilöidyt kohderyhmät, joille suunnatut palvelut on kuvattu omilla yhteenvetosivuillaan. • Oikopolut tai "pikalinkit" useimmin etsittyihin verkkopalvelun sisältöihin: linkit ovat sisällöntuottajien valitsemia tärkeimpiä ohjauksia verkkosivuston sisältösivuille. • Automaattisesti muodostuva tiedotelistaus uusimmista ajankohtaistiedotteista (esim. 5 tuoreinta tiedoteotsikkoa ja linkki tiedotearkistoon). • "Virallinen ilmoitustaulu" virallisten tiedotteiden kategoriasta. Listauksessa näytetään automaattisesti esim. 5 uusinta ilmoitusta ja linkki arkistoon, josta kaikki viralliset ilmoitukset ja kuulutukset löytyvät. • Uutisvirta syötteenä • Some-nostot, mm. Bloginosto: uusimman blogiartikkelin esittely ja linkki blogiin. • Bannerin tapaan esitetyt, erottuvat kohderyhmälinkit tärkeimpiin "rinnakkaispalveluihin": esim. Experience365 tms. sekä esim. Lapin liiton Lappi.fi. • Linkki Kemi kaupungin avoimiin työpaikkoihin Kuntarekry.fi-palvelussa. Etusivu saa oman sivumallinsa, jonka elementit ja käyttötavat suunnitellaan toteutusprojektissa. 2.1.5 PTV-sisältökuvaukset pyydetään tarjoukseen optiona PTV-tietokantaan viety kuvaukset kaupungin tarjoamista palveluista (kuten "Kunnallinen päiväkotihoito", "Lukiokoulutus", "Kouluruokailu", "Katujen ja yleisten alueiden kunnossapito", "Tonttijako", "Jätehuolto" jne.) sekä asiointikanavista, joiden avulla palvelut ovat tarjolla. Asiointikanavista keskeisiä ovat etenkin palvelupisteet kuvauksineen, yhteystietoineen ja aukioloaikoineen: palvelupisteitä ovat esimerkiksi päiväkodit, koulut, museot, liikuntapaikat jne. Jotta PTV-tiedot ja kaupungin verkkopalvelun tiedot ovat yhdenmukaisia, tuodaan PTV:n kuvaustiedot julkaisujärjestelmään käytettäviksi verkkosivuilla. PTV:stä tuodaan siis yksisuuntaisella tiedonsiirrolla Kemin kaupungin luomat palvelukuvaukset ja asiointikanavien kuvaukset omaksi sisältötyypikseen alustale. Kuvauksia ei kuitenkaan muokata tai ylläpidetä alustassa, vaan sisältösivuja käsittelevät sisällöntuottajat voivat poimia hierarkkisille sisältösivuille (esim. "Esiopetus" tai "XX päiväkoti") tähän sivuun liittyvän PTV-kuvauksen näytettäväksi sivulla, joka sisältää PTVkuvauksen lisäksi muuta toimitettua sisältöä. 2.1.6 Yhteystietokortit Kemin kaupungin palvelujen esittelysivuilla julkaistaan palveluista vastaavien yhteyshenkilöiden nimiä, nimikkeitä, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita. Yhteystietojen hallittavuuden parantamiseksi uuteen verkkopalveluun luodaan "yhteystietokorttien" sisältötyyppi: sisällöntuottajat voivat luoda eri palveluista vastaavista henkilöistä, palvelupisteistä tai yhteyshenkilöistä tietokortteja, joissa kerrotaan tärkeimmät tiedot yhteydenottoja varten. Korteissa voidaan esitellä esimerkiksi ihmisten tai toimipaikkojen nimiä ja nimikkeitä, osoitetietoja, vastuualueita, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja www-osoitteita vaikkapa sähköisiin asiointipalveluihin. Yhteystietokortteja voidaan nostaa esille sisältösivuille esittelemään sivun kuvaamista palveluista vastaavia yhteyshenkilöitä tai toimipaikkoja. Yhteystietokorttien automaattisesta listauksesta muodostuu myös "puhelinluettelo", josta käyttäjät voivat etsiä tarvitsemiaan yhteystietoja. 2.2 Käyttöliittymäperiaatteet Tavoitteena on, että uudet verkkosivut ovat käytettävissä sujuvasti pöytäkoneiden lisäksi myös tablettilaitteilla ja älypuhelimilla: käyttöliittymät mukautuvat responsiivisesti eri päätelaitteille. Verkkosivujen tulee olla selkeitä, helppokäyttöisiä ja saavutettavia direktiivin mukaisesti. Suunnittelutyössä varmistetaan myös, että tekniset ratkaisut eivät aiheuta ongelmia hakukonenäkyvyydelle tai saavutettavuudelle. Kemin palvelukonseptiin haetaan kokonaisvaltaista ratkaisua, jossa suunnitellaan helppokäyttöiset ja loogiset yleistaitto, sivupohjat, navigointilogiikka ja sivustan toiminnallisuudet. Visuaaliseen ulkoasuun haetaan raikkautta ja selkeyttä. Kaupungilla on brändikäsikirja, jota sovelletaan tunnuksen, värimaailman ja muotokielen osalta. Verkkopalvelulle tulee kuitenkin löytää sen mukainen raikas ja näyttävä ilme. 2.2.1 Käyttöliittymien vakioelementit ja navigointi Kaikilla Kemi.fi-verkkopalvelun sivuilla näytetään tietyt vakioelementit, joiden avulla käyttäjän on helppoa orientoitua ja navigoida sivustolla. Näiden vakioelementtien taitto ja ulkoasu sekä responsiivinen mukautuminen suunnitellaan toteutusprojektissa ja toimittaja tarjoaa projektin aikana versioita toteuttamisesta. Kaikilla sivuilla tarjotaan käyttäjälle mahdollisuus jakaa kyseinen sivu yhteisöpalveluihin (AddThis-painike) ja tulostaa sivusta tulostusversio, josta on karsittu pois navigointielementit. Kun sivuja katsellaan kapeammilla selainleveyksillä (kuten tablettilaitteet tai älypuhelimet), sivujen vakioelementit mukautuvat responsiivisesti selaintilaan. Navigaatiovalikot tiivistetään kuvakkeellisesta kartat sivustan hierarkiaa aukomalla ja sulkemalla hierarkioita. Alatunnisteen palstat pinoutuvat käytettävissä olevan tilan mukaan. Murupolku näytetään myös kapeissa taittopisteissä, sillä se on hyödyllinen indikaattori käyttäjän rakenteellisesta sijainnista. 2.3 Toiminnallisuudet Edellä kuvattujen julkaisu- ja käyttöliittymätoiminnallisuuksien lisäksi Kemin kaupungin verkkopalveluiden julkaisujärjestelmään toteutetaan verkkolomakkeiden lomake-editori, kuvagalleria-toiminto, hakutoiminnallisuus ja kieliversiot ruotsiksi, englanniksi ja kiinaksi. 2.3.1 Lomake-editori Kemi.fi-palveluun toteutetaan yksinkertaisia verkkolomakkeita, joilla kaupunki voi kerätä kuntalaisten kehittämisideoita, toiveita ja mielipiteitä. Lomakesivuille täytyy pystyä lisäämään tyypillisimpiä lomaketoiminnallisuuksia, kuten: • Tekstikenttiä • Tekstialueita • Valintanappeja (radiovalinta) • Valintaruutuja • Valintalistoja Teknisen suunnittelun yhteydessä tarkennetaan lomake-elementtien ja painikkeiden perustyylit. Ylläpitäjät voivat määritellä kullekin verkkolomakkeelle vastaanottajan, jolle verkkolomakkeilla jätetyt tiedot lähetetään sähköpostitse. (Vastaanottaja voi myös olla sidottu lomakkeella tehtäviin valintoihin.) 2.3.2 Kuvagalleria Kemin kaupungin palveluesittelyissä on tarvetta esittää käyttäjille monipuolista kuvamateriaalia esim. museoiden materiaaleista, julkisista taideteoksista tai nuorisotoimen tapahtumista. Jotta sisällöntuottajien ei tarvitse manuaalisesti asemoida lukuisia kuvia sisältösivulle, toteutetaan uusiin verkkopalveluihin työkalu kuvagallerioiden luomiseen. Sisältösivuille tulee olla myös mahdollisuus sijoittaa liikkuvaa kuvaa. Sisällöntuottajat voivat sijoittaa kuvagalleriaelementin haluamalleen sisältösivulle ja määritellä ne kuvat, joita galleriassa esitetään. Kuvagalleria voi olla esim. diaesityksen kaltainen kuvakaruselli tai filminauhan tapainen listaus pikkukuvista, joita klikkaamalla käyttäjä pääsee katsomaan suurikokoista kuvaa/ lataamaan painokelpoisen kuvan. Gallerian tarkempi toteutusmalli ja julkaisutavat suunnitellaan valitun toimittajan kanssa. 2.3.3 Hakutoiminnot ja hakukonenäkyvyys Verkkosivustoilla käytetään kaikilla sivuilla käyttöliittymässä selvästi esillä olevaa pika hakua, jolla käyttäjät voivat etsiä yksittäistä sanaa tai hakulausetta palvelun sisällöistä: sivujen teksteistä ja liitetiedostoista. Hakukonenäkyvyyteen kiinnitetään huomiota mm. siten, että sivuille muodostuu selväkielinen URL, ja otsikkotyylit on merkattu syntaktisesti oikein. Kaupungin sisällöntuottajien tulee pystyä seuraamaan sivustan käyttöstatistiikkaa: toimittaja esittää tähän sovelutuvan tavan. Seurantatavat sovitaan valitun toimittajan kanssa. 2.3.4 Kieliversiointi Kemi.fi-palvelusta julkaistaan myös englannin- , kiinan- ja ruotsinkieliset kieliversiot, joiden sisältömäärä on kuitenkin huomattavasti suomenkielistä suppeampi. Englannin- ja ruotsinkielisiin palveluihin ei käännetä tiedotteita, virallisia ilmoituksia tai blogeja, vaan ajankohtaissisällöt julkaistaan sivuina. 2.3.5 Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta Kaupungin pääkäyttäjät hallinnoivat käyttöoikeuksia ja kutsuvat yllä pitäjiksi tarvittavat henkilöt. 2.4 Tekniset reunaehdot Uuden verkkopalvelun toteutuksessa tulee ottaa huomioon seuraavissa luvuissa kuvatut vaatimukset. Teknisen yhteistyökumppanin suositusten valossa neuvotellaan myös järjestelmän käyttöpalveluympäristöstä, jotta hosting-ratkaisut tukevat suunniteltua ratkaisua ja sujuvaa jatkokehittämistä. 2.4.1 Verkkopalvelun palvelinympäristö Uuden Kemi.fi-palvelun palvelinympäristöä ei ole määritelty, vaan vaihtoehdot punnitaan yhdessä valittavan toimittajan kanssa osana verkkopalvelun hankintaa. Palvelinympäristö hankitaan ulkoistettuna käyttöpalveluna (hosting-palvelu). 2.4.2 Selainyhteensopivuus Verkkopalvelu suunnitellaan mahdollisimman pitkälti selain- ja päätelaiteriippumattomaksi. Sivusto skaalautuu responsiivisesti käyttäjän päätelaitteen mukaan, eikä mobiilikäyttöä hankaloittavia tai esteettömyysongelmia tuottavia selainlaajennuksia (esim. Flash) käytetä. Toteutuksessa hyödynnetään moderneja selainteknologioita, ja sivujen ulkoasu saa nojata pitkälti uusiin tekniikoihin. Sivustoa toteutettaessa huomioidaan pääasiassa yleisimpien selainten kaksi uusinta versiota. Verkkopalvelusta tavoitellaan kuitenkin mahdollisimman saavutettavaa kokonaisuutta, jonka tietosisällöt ovat löydettävissä ja selailtavissa sekä toiminnallisuudet käytettävissä myös näkövammaisten ruudunlukuohjelmilla, näppäinkomennoilla ja tekstipohjaisilla selaimilla (ilman graafisia elementtejä). Esteettömyyden takaamiseksi skriptattuihin ratkaisuihin on kiinnitettävä erityistä huomiota hyödyntämällä esimerkiksi WAI-ARIA-ohjeistusta (https://www.w3.org/WAI/PF/aria-practices/). 2.4.3 Suorituskyky ja vasteajat Kemi.fi-sivuston vasteajan on oltava riittävän lyhyt, jotta käyttäjä kokee palvelun toiminnan sujuvaksi. Verkkopalvelussa tulisi sivun pääelementtien latautua noin sekunnissa ja koko sivun elementtien korkeintaan kolmessa sekunnissa (plus verkon lisäämä siirtoaika). 2.5 Liittymät muihin järjestelmiin Kemi.fi-palvelun liittymät muihin järjestelmiin ovat pääosin käyttöliittymätasoisia linkityksiä ja upotuksia. Kaikki liittymät tarkennetaan yksityiskohdiltaan toteutusprojektin määrittelyn tarkennusvaiheessa. 2.5.2 Sosiaalisen median palvelut Palvelun kaikkia sivuja voi jakaa yleisimpiin yhteisö- eli sosiaalisen median palveluihin helposti yhteisöpalveluihin jakamispainikkeen avulla (esim. AddThis). Verkkopalvelun sivuille on pystyttävä tuomaan erilaisia upotuksia sosiaalisen median palveluista, esim. YouTuben videoita, Facebookin ja Twitterin feediä tai muita upotuksia, lnstagram-kuvia jne. 2.5.3 RSS-syötteet tiedotteista Käyttäjät voivat tilata haluamistaan tiedotekategorioista RSS-syötteitä, joita voivat seurata haluamallaan RSS-lukuohjelmalla. Syötteeseen julkaistaan esim. tuoreimmat 25 sisältöä. Sisällöt järjestetään julkaisuajan mukaiseen järjestykseen, uusin ensin. 2.5.4 PTV-tietojen tuonti, optiona Kansallisesta Suomi.fi-palvelutietovarannosta tuodaan ajastetulla tiedonsiirrolla (esim. kerran vuorokaudessa) Kemin kaupungin PTV-ympäristöön luomat palvelukuvaukset ja asiointikanavat (erityisesti palvelupisteet). Suomi.fi-palvelutietovaranto perustuu moderniin JSON REST -arkkitehtuuriin, ja se tarjoaa avoimen rajapinnan (Open Api) tietojen tuontiin (OUT-rajapinta). Uudistusprojektissa julkaisujärjestelmän toteuttajakumppani toteuttaa integraation, jolla PTV-tiedot luetaan alustassa käytettäviksi sisällöiksi. Toteuttajan kanssa tarkennetaan tuotavien tietojen reunaehdot ja käyttötavat toteutusprojektin yhteydessä. eSuomi.fi tarjoaa kattavat ja ajantasaiset kuvaukset käytettävissä olevista rajapinnoista: 3 Toimitukseen sisältyvät tehtävät Valittavalla toimittajalla on kokonaisvastuu verkkopalvelun toimittamisesta. Toimitus sisältää mm. verkkopalvelun käyttöliittymäsuunnitelman laatimisen, palvelun teknisen toteuttamisen vaatimat määrittely- ja suunnittelutehtävät sekä projektinhallinnan. Toimittaja myös vastaa projektin tarpeita vastaavan kehitys- ja testiympäristön perustamisesta. Lisäksi toimittajalta edellytetään tukea järjestelmän käyttöönottoon liittyvissä tehtävissä, kuten käyttäjien kouluttamisessa. 3.1 Määrittelyn tarkentaminen Alustavat vaatimukset järjestelmän toiminnallisuudelle ja tietosisällölle on kuvattu tämän tarjouspyynnön luvussa 2. Valitun toimittajan tehtävänä on tarkentaa määrittelyt järjestelmän toteuttamisen vaatimalle tasolle. Määrittelyvaiheessa kuvataan tarkemmin mm. järjestelmän sisältötyypit, hyödynnettävät lisäosat, toiminnallisuudet ja integraatiot muihin järjestelmiin. Määrittelyvaiheessa tehdään myös ominaisuuksien ja Kemin kaupungin tarpeiden yhteensovittaminen. Tarkennusvaiheen tulee sisältää riittävä määrä tapaamisia tilaajan ja toimittajan kesken, jotta molemmille osapuolille syntyy yhteinen käsitys toteutettavan ratkaisun sisällöstä. Kemin kaupunki toivoo toimittajan esittelevän ja ehdottavan aktiivisesti asiakkaalle hyväksi havaittuja ratkaisumalleja toiminnallisuuksien toteutustapoihin. 3.2 Käyttöliittymäsuunnittelu ja visuaalinen suunnittelu Verkkopalvelun käyttöliittymien suunnittelu sekä visuaalisen ulkoasun suunnittelu asiakkaan graafisen ilmeen ja ohjeistuksen pohjalta kuuluvat toimittajan tehtäviin. Toimittaja laatii verkkopalvelujen sivumalleista ja näytöistä käyttöliittymäsuunnitelman, jonka esitystavat perustuvat kustannustehokkaasti toteutuskelpoisiin ja riittävän helposti käytettäviin ominaisuuksiin, jotka myös tuottavat esteetöntä sisältöä. Suunnittelutyö tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Projektiin on varattava riittävä määrä iteraatiokierroksia, jotta sivustan ulkoasu ja käytettävyys vastaavat asiakkaan vaatimuksia. 3.3 Järjestelmän toteutus Toimittaja toteuttaa www-palvelukokonaisuuden ulkoasun, käyttöliittymät, sivupohjat, sisällön ja sisältörakenteen hallintatyökalut sekä toiminnallisuudet ja integraatiot. Toimittajan tehtävänä on suunnitella järjestelmän teknisen toteutuksen yksityiskohdat, parametrisoida järjestelmäkokonaisuuteen kuuluvat valmisohjelmistot toimimaan määrittelyn mukaisesti sekä toteuttaa tarvittavat lisäosat, räätälöinnit, asiakaskohtaiset ominaisuudet ja liittymät muihin järjestelmiin. Toimittaja vastaa siitä, että hyödynnettävät ohjelmistokomponentit (lisäosat) ovat yhteensopivia. 3.4 Testaus Toimittaja vastaa toimitettavan verkkopalvelukokonaisuuden testauksesta. Toimittajan vastuulle kuuluvat mm. testauksen suunnittelu (testaussuunnitelma, testitapaukset), testiympäristön perustaminen, testien suorittaminen ja virheiden korjaaminen. Toimittaja toimittaa suoritetut testitapaukset ja testien tulokset asiakkaan nähtäväksi. 3.5 Asennus Järjestelmäkokonaisuuden asennus palvelun lopulliseen käyttöympäristöön kuuluu toimittajan tehtäviin. Asennuksen yhteydessä toimittaja perustaa käyttöympäristöön kaikki uudistushankkeeseen sisältyvät sivustot sisällöntuottamista ja hyväksyntätestausta varten. Toimittaja luo käyttöympäristöön kustakin verkkopalvelujen sisältämästä eri sisältötyypistä, sivupohjasta ja toiminnallisuudesta vähintään yhden esimerkkimallin, jonka avulla tilaaja voi testata niiden toimivuuden. 3.6 Käyttöönotto ja käyttöönoton tuki Järjestelmätoimitus hyväksyntätestataan vaatimusmäärittelyä ja sen hyväksyttyjä tarkennuksia vastaan. Jos määrittelyyn tulee projektin aikana muutoksia, toimittaja vastaa siitä, että muutokset dokumentoidaan, ja ne hyväksytetään asiakkaalla. Toimittaja toimittaa asiakkaalle suorittamiensa testien testitapaukset hyödynnettäväksi testauksen suorittamisessa sekä tukee asiakasta hyväksyntätestauksen suunnittelussa ja läpiviennissä. Kaikki hyväksyntätestauksessa löydetyt virheet (ml. löydetyt tietoturva-, suorituskyky- ja käytettävyysongelmat) on korjattava ennen toimituksen hyväksyntää. Järjestelmän hyväksyntää ei sidota sen käyttöönottoon. Toisin sanoen asiakkaalla on oikeus ottaa järjestelmä käyttöön, vaikka toimitusta ei olisi kokonaisuudessaan hyväksytty. Asiakas varaa oikeuden tehdä (tai teettää kolmannella osapuolella) järjestelmälle suorituskyky- ja tietoturva-auditoinnin osana hyväksyntätestausta. Toimittajan odotetaan tukevan tilaajaa järjestelmän käyttöönottoon ja jalkauttamiseen liittyvissä kysymyksissä. 3.7 Projektin suunnittelu ja hallinta Toimittaja vastaa projektin suunnittelusta, projektin hallinnasta ja projektidokumentaatiosta. Projektille perustetaan ohjausryhmä, jonka jäseninä ovat toimittajan ja asiakkaan edustajat. Asiakkaan projektiryhmä on valmis osallistumaan erityisesti määrittelyvaiheessa projektiin aktiivisesti, ja projektimallin toivotaan tukevan avointa vuoropuhelua kaikissa projektin vaiheissa. Toteutusvaiheessa Kemin kaupunki resursoi työhön projektipäällikön, jonka työaikaa voidaan allokoida projektiin viikoittain muutaman tunnin verran. Projektimallilta edellytetään kuitenkin, että projektin vetovastuu on selkeästi toimittajalla. 3.8 Dokumentointi Toimittaja dokumentoi projektin työvaiheiden lopputulokset selkeästi ja kattavasti. Dokumentaatio luovutetaan asiakkaalle kunkin työvaiheen valmistuessa. 3.9 Käyttäjien koulutus, koulutusmateriaali ja käyttöohjeet Järjestelmän pääkäyttäjien ja sisällöntuottajien (noin 20 henkilöä) kouluttaminen ja koulutusmateriaalin tuottaminen kuuluu toimittajan tehtäviin. Toimittaja tuottaa järjestelmälle kattavat ja selkeät käyttöohjeet, joista käyvät ilmi verkkopalvelujen ylläpidossa tarvittavien kaikkien työkalujen käyttötavat. 3.10 Asiakkaan vastuut toteutus projektissa Asiakkaan vastuulle kuuluvat projektissa seuraavat tehtävät: • Osallistuminen työpajoihin ja projektipalavereihin • Aktiivinen osallistuminen palvelun suunnitteluun • Päätöksenteko projektisuunnitelmassa sovittavan aikataulun mukaisesti • Sisällöntuotanto ja sisällön syöttö • Hyväksyntätestaus • Koordinaatio yhteistyökumppaneina toimiviin kolmansiin osapuoliin • Lopputulosten hyväksyntä • Muut projektisuunnitelmassa tilaajalle sovittavat tehtävät 4. Sovellustuki, ylläpito ja jatkokehitys Toimittajalta edellytetään sitoutumista ja valmiutta tarjota Kemin kaupungille valittuun alustaratkaisuun liittyviä tuki-, jatkokehitys- ja lisätöitä tarjouksessa kuvatuilla hinnoilla. Toimittajalta edellytetään sitoutumista järjestelmä kokonaisuuden sovellusylläpitoon, tukeen ja jatkokehitykseen: • Takuuvelvoitteiden hoito • Virheiden korjaus ja häiriöiden selvitys • Käyttöönoton jälkeinen neuvonta ja tuki (asiakkaan nimettyjen avainkäyttäjien tuki) • Lähdekoodin säilytys ja versionhallinta • Ohjelmistotuotteiden ylläpito ja versiopäivitykset • Valmius erikseen tilattavaan jatkokehitystyöhön •Pienet, nopeat muutokset •Projektina tehtävät suuremmat muutokset • Dokumentaation ylläpito edellisiin tehtäviin liittyen Sovellustuen tulee palvella arkisin virka-aikoina, ja kaupunki toivoo toimittajan pystyvän osoittamaan nimetyn yhteyshenkilön, jonka kautta tukipyynnöt esitetään. Kemin kaupunki voi hankkia toimittajalta samoilla sopimusehdoilla asiantuntijapalveluita myös muihin samalla alustalla tehtäviin toteutuksiin. Toimittaja sitoutuu toimittamaan edellä mainittuja palveluita neljä vuotta toimituksen hyväksynnästä. Asiakkaan puolelta irtisanomisaika on kolme kuukautta. 5. Käyttöpalvelut Järjestelmätuen ja sovellustukipalveluiden lisäksi Kemin kaupunki pyytää tarjousta uusien verkkopalvelujen tarvitsemista käyttöpalveluista (hosting) tarjoajan esittämään ratkaisuehdotukseen soveltuvalla tavalla. Asiakas tulee tekemään käyttöpalveluista erillisen sopimuksen suoraan kolmannen osapuolen kanssa. Tarjoajan toivotaan kuitenkin tarjoavan palvelua ns. yhden luukun periaatteella, eli ongelmatilanteissa tarjoaja toimii aina asiakkaan ensisijaisena kontaktipisteenä. Käyttöpalveluiden osana tulee tarjota järjestelmän tarvitsema laitteisto, palvelinohjelmistojen lisenssit, verkkoyhteydet, valvonta (24/7) ja varmuuskopiointi. Toimittaja vastaa siitä, että käyttöpalveluympäristö ja tietoliikenne vastaavat Kemin kaupungin tarvitsemaa tietoturvaa ja suorituskykyä. Palvelun tulee olla käytettävissä 99,5 %:sesti kuukausittain tarkasteltuna, kun suunniteltuja huoltokatkoja ei lasketa mukaan. Virhetilanteissa reagointiajan odotetaan olevan muutamia tunteja, ja ratkaisua ja noin yksi henkitötyöpäivä. Asiakas varaa oikeuden sijoittaa toteutettavat verkkopalvelut valitsemaansa käyttöpalveluympäristöön. 6. Tarjoajia koskevat kelpoisuusehdot Toimittajalla tulee olla riittävä tekninen suorituskyky, ammatillinen pätevyys ja kokemus hankinnan kohdetta vastaavien palveluiden tuottamisesta. Toimittajan on myös osoitettava pätevyytensä ja kokemuksensa esitetyllä sisällönhallintajärjestelmästä kolmella (3) referenssillä vuosien 2015-2019 aikana julkaistuista julkisista www-palveluista. Referenssien sisältöön ja esittämiseen liittyvät vaatimukset on esitetty tarkemmin. Toimittajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät henkilöstöresurssit. Tarjoavan yrityksen on nimettävä Kemin kaupungin projektin käyttöön vähintään 3 henkilöä projektin edellyttämiin rooleihin. Kaikilta kolmelta projektiin nimettävältä henkilöltä edellytetään vähintään kahden (2) vuoden työkokemusta alalta siinä roolissa, johon häntä on tarjottu. Kullakin nimetyllä henkilöllä tulee olla kokemusta vähintään kolmesta (3) verkkopalvelutoteutuksesta, joihin he ovat osallistuneet samassa roolissa kuin mihin heitä Kemin kaupungin projektiin ehdotetaan. Valittavan toimittajan edellytetään lisäksi olevan yhteistyökykyinen ja proaktiivinen sekä käyttävän kaikessa yhteistyössä suomen kieltä. 7. Toimitusaikataulu Verkkopalvelun toimitusprojekti alkaa hankintasopimuksen tekemisen jälkeen projektisuunnittelulla, käyttöliittymäsuunnittelulla ja määrittelyn tarkentamisella. Kemin kaupungin tavoiteaikatauluna on, että projekti käynnistetään elokuussa heti hankintapäätöstä seuraavan valitusajan jälkeen. Tavoitteena on, että uusi sivusta voitaisiin julkaista vuoden 2020 alusta. Projektin tarkka aikataulu ja vaiheistus sovitaan valittavan toimittajan kanssa. Toimittajan on tarjouksessaan kuvattava realistinen ehdotuksensa projektin aikataulusta. Toimitusaikataulussa on huomioitava, että myös asiakkaan työtä vaativille toimille – erityisesti määrittelyvaiheen suunnittelutyölle sekä sisältöjen syötölle ja viimeistelylle ennen julkaisua -varataan riittävästi aikaa projektin alku- ja loppuvaiheissa. 8 Sopimusehdot Hankintaan sovelletaan pääsääntöisesti Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2015) ja niihin liitettyjä erityisehtoja. Jättäessään tarjouksen toimittajaehdokkaat sitoutuvat seuraavassa tarkennettuihin sopimusehtoihin. 8.1 Oikeudet toimituksen sisältöön Asiakkaan toimeksiannosta tehtyihin sovelluksiin, asiakirjoihin, visuaaliseen ilmeeseen ja muuhun asiakaskohtaiseen aineistoon asiakkaalla on pysyvä ja rajoittamaton käyttöoikeus. Käyttöoikeuden lisäksi asiakas saa käyttöönsä työn tuloksena tehdyn asiakaskohtaisten sovellusten tai sovellusosien lähdekoodin. Asiakas edellyttää, että palvelutoimitukseen ei sisällytetä mitään ratkaisuja, jotka rajaisivat järjestelmän käyttöä, ylläpitoa tai kehittämistä asiakkaan omasta tai kolmansien osapuolien toimesta ja että Kemin kaupungilla on vapaus valita yhteistyökumppaninsa järjestelmän kehittämiseen jatkossa. Asiakkaan tulee saada vapaaseen käyttöönsä järjestelmän käyttöönottoon, ylläpitoon, jatkokehitykseen ja käyttöön tarvittavat kuvaukset ja ohjeistot digitaalisessa muodossa. 8.2 Toimittajan henkilöstö Toimittaja ei saa vaihtaa toimitusprojektin avainhenkilöitä projektin aikana ilman asiakkaan suostumusta. 8.3 Alihankinta Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. 8.4 Toimituksen viivästyminen Toimituksen viivästyessä sovitusta aikataulusta viivästyssakko lasketaan koko toimituksen arvosta. 8.5 Sopimuksen siirtäminen Toimittaja ei voi siirtää sopimusta tai siihen kuuluvia oikeuksia tai velvollisuuksia kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan hyväksyntää. 8.6 Matkakorvaukset Asiakkaan toimipaikkana on Kemi. Toimittajan tulee esittää tarjouksessaan ehdotus matkoista, joita projektin toteuttaminen vaatii toimittajan henkilöstöltä: matkustamisen kaikki kustannukset, kuten matkakulut ja korvaukset, tulee sisällyttää projektin kustannusarvioon Matka-aika ei kuulu laskutettavaan työaikaan. Säännöllisessä projektiviestinnässä hyödynnetään videoneuvotteluvälineitä (Skype for Business tms). 8.7 Maksuehto Maksut sidotaan hyväksyttyihin toimituksen vaiheisiin. Maksuehto on 14 päivää. Viimeinen maksuposti (10%) sidotaan järjestelmätoimituksen takuuaikana löydettyjen virheiden korjaukseen. 8.8 Yleiset sopimusehdot Muilta kuin edellä kuvatuilta osin hankintaan sovelletaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2015) ja niihin liitettyjä erityisehtoja. Toimitusprojektissa käytetään Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista muulla kuin avoimella lähdekoodilla (JIT 2015 -Tilaajan sovellukset ei-avoin) ja tukipalveluissa Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 - Palvelut): www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhsl66 Tarjoaja ei voi tarjouksessaan esittää tarjouspyynnöstä poikkeavia sopimusehtoja. 9 Tarjouksen sisältö Tarjoaja jättää tarjouksensa Tarjouspalvelu.fi:ssä. Muulla tavalla toimitettuja tarjouksia ei oteta huomioon tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi. 10 Tarjouksen valintaperusteet ja niiden painoarvo Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, vertaillaan seuraavassa taulukossa kuvattujen kriteerien avulla. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavassa esitetyin perustein Painoarvo & Vertailuperuste •40% Ratkaisu kuvaus (40 pistettä) •Tarjotun ratkaisun soveltuvuus Kemin kaupungin tavoitteisiin ja vaatimuksiin, jotka on esitetty tarjouspyynnön luvussa 2. •Arvioinnin perusteet on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2, jolta tarjoajat vastaavat tarjotun ratkaisumallin soveltuvuutta koskeviin kysymyksiin. •20% Palvelukyky ja projektimalli (20 pistettä) Toimitussuunnitelmaluonnoksen osalta vertaillaan suunnitelman selkeyttä ja soveltuvuutta Kemin kaupungin tarjouspyynnössä kuvattuun tarpeeseen. Arvioinnin perusteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2, jolla tarjoajat vastaavat toimitussuunnitelmaa koskeviin kysymyksiin. •40% Hinta (40 pistettä) Hintavertailussa perusteena ovat toteutusprojektin, ohjelmistolisenssien, käyttöpalveluiden, sovellushallinta- ja tukipalveluiden sekä arvioitujen lisä- ja jatkokehitystöiden kustannukset sekä mahdolliset muut tilaajalle määräytyvät kustannukset. Hintavertailun perusteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteen 1 välilehdellä 3, jolla tarjoajat ilmoittavat hinnoittelutiedot. Kokonaistaloudellinen edullisuus määräytyy siten, että edellä mainitulla tavalla määräytyneet vertailupisteet lasketaan yhteen. Kemin kaupunki varaa oikeuden käyttää tarjousten arvioinnissa apuna ulkopuolista konsulttia. 11. Tarjousten jättäminen Tarjoukset käsitellään seuraavasti: 1. Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen 2. Tarjousten ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset käsitellään siten, että ensin jokainen tarjous arvioidaan tarjouspyynnössä mainittuihin valintaperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjouksia vertaillaan keskenään. 4. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimusten solmiminen