1.HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE
1.1Hankintayksikön esittely
Maaseudun Terveys- ja Lomahuolto ry (jäljempänä "MTLH", "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö" on sosiaalisen lomatoiminnan järjestö, joka järjestää ja kehittää tuettuja lomia sekä tarjoaa mahdollisuuden toimia vapaaehtoistyössä.
MTLH toimii Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskuksen (STEA, aiemmin RAY, jonka toiminta päättyi vuoden 2016 lopussa) myöntämän kohdennetun toiminta-avustuksen turvin. Lisätietoja hankintayksiköstä ja tilitoimisto -hankinnan taustasta on liitteessä 1A.
Lisätietoja hankintayksiköstä: http://www.mtlh.fi
1.2Hankinnan kohde ja osatarjoukset
Hankinnan kohteena ovat MTLH:n tarvitsemat seuraavat Tilitoimiston palvelut:
•Kirjanpito-, laskenta-, verotus- ja yhtiöoikeudelliset palvelut
•Palkanlaskenta
•Pankkiyhteyspalvelut
Tarjouspyyntö sisältää seuraavat liitteet:
Liite 1AHankintayksikön ja hankinnan taustaa
Liite 1BHankinnan kohteen vaatimukset - palveluerittely
Liite 2Tarjoajan referenssilomakkeet (palautettava)
Liite 3Vastuuhenkilön, kirjanpitäjän ja palkanlaskijan vähimmäisvaatimus- ja vertailutietolomake (palautettava)
Liite 4Hintalomake (palautettava)
Liite 5ASopimus
Liite 5BYleiset sopimusehdot KL2004 (Taloushallintoliitto 24.3.2017)
Osatarjoukset eivät ole sallittuja.
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua.
2.SOPIMUSKAUSI
Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä.
Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja se alkaa palvelun tuotannon aloittamisesta. Lisäksi Tilaaja varaa lisähankintaoikeuden kahteen (1+1) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Palveluntarve tai palvelutuotteet saattavat muuttua sopimuskauden aikana esimerkiksi tilitoimistopalveluiden kehityksen tai palveluita koskevan sääntelyn vuoksi. Näitä muutoksia voidaan tehdä tilaajan ja toimittajan väliseen sopimukseen sopimuskauden aikana. Jos muutoksilla on vaikutusta kustannuksiin, sovitaan näistä osapuolten kesken eri sopimuksella.
Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 01.01.2018.
3.HANKINTAMENETTELY
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallinen hankinta, jossa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Tarjousasiakirjat ovat saatavissa ja tarjous tulee antaa suomen kielellä.
4.YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT TARJOUSKILPAILUN AIKANA
Tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä voi jättää Kysymykset –välilehdellä 13.10.2017 12.00 saakka. Hankintayksikkö pyrkii vastaamaan kysymyksiin mahdollisimman nopeasti.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä.
Tarjoajan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
5.TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki).
MTLH ei ole julkisuuslain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen. Näin ollen esimerkiksi tietoja tarjouksista annetaan vain asianosaiselle (esim. tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoajat).
Mikäli tarjoukseen sisältyy salassa pidettäviä liike – ja ammattisalaisuuksia, niin
merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa.
Tarjouksen vertailuhinta ei voi olla liike- tai ammattisalaisuus ja tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on aina annettava. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
6.TARJOUKSEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN
Laadi tarjous tarjouspyynnön ohjeiden mukaan ja toimita se viimeistään 30.10.2017 kello 16.00 mennessä. Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta huomioon.
Tarjoukseen on liitettävä seuraavat tarjouspyynnön liitteet täytettyinä:
Liite 2Tarjoajan referenssilomakkeet (palautettava)
Liite 3Vastuuhenkilön, kirjanpitäjän ja palkanlaskijan vähimmäisvaatimus- ja vertailutietolomake (palautettava)
Liite 4Hintalomake (palautettava)
7.TARJOUSTEN KÄSITTELY
Menettelyn vaiheet hankintayksikössä ovat seuraavat:
1.Tarjousten avaaminen
2.Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen
3.Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
4.Tarjousten vertailu ja parhaan tarjouksen valinta
5.Tarjouskilpailun voittaneen tarjouksen soveltuvuutta koskevien todistusten ja selvitysten pyytäminen.
6.Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen tarjoajille
7.Hankintasopimusten solmiminen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Tämä ilmoitus on julkaistu HankintaSampo-palvelussa. Ilmoitukseen vastaaminen tai osallistuminen tapahtuu samassa palvelussa. Katso tämän ilmoituksen tarkemmat tiedot osoitteesta https://hankintasampo.fi/sampo/rftender/view/2292/75040185dbdc95ca06f9285034f48b89