Baggrund for annonceringen
Hospitalsenhed Midt, Regionshospital Silkeborg søger forpagter til at bestyre kiosk/cafévirksomhed i Silkeborg med tiltrædelse d. 1. marts 2015.
Udgangspunktet er, at der etableres en koncessionsaftale hvormed det gælder, at forpagteren bestyrer kiosken af egen drift med ret til overskuddet uden lønudbetaling fra HE Midt. Modsat skal forpagteren ikke betale husleje, men kun afregne HE Midt i forhold til elektricitet på baggrund af monteret elmåler samt vand og varme efter en fastsat pris. Det bemærkes, at koncessionsaftaler ikke er omfattet af reglerne om udbud. Der er altså således ikke tale om et udbud, men alene om en opfordring til interesserede forpagtere om at fremsende en ansøgning til HE Midt.
På baggrund af nedenstående kriterier, vil der blive udvalgt en forpagter med forventet aftaleindgåelse medio december 2014 med en åremålskontrakt på fire år. Regulering af udgifter til elektricitet, vand og varme reguleres ligeledes ved eventuel forlængelse af åremålsperioden.
I de følgende afsnit beskrives:
•Opgaveramme og beskrivelse
•Forventninger til tilbudsgivers opgaveløsning
oÅbningstider
oVaresortiment
oØvrige forventninger
•Bidrag af udstyr og inventar fra Hospitalsenhed Midt
•Krav til tilbud
•Udvælgelseskriterier
•Frist for aflevering af tilbud
oTidsplan for processen
oKontaktoplysninger
Opgaveramme og beskrivelse
Der søges forpagter til kiosk samt en tilhørende café i forhallen på Regionshospitalet Silkeborg, Hospitalsenhed Midt. Der er tale om overtagelse af en kiosk/cafévirksomhed i drift, således lokaler, depotrum samt udstyr og inventar vil være tilgængelige for forpagter. Selve kiosken og cafélokalet er på ca. 55 m2, mens et tilhørende depotrum er på ca. 22 m2. Endvidere kan det aftales, at en afgrænset del af hospitalets forhal kan anvendes som serveringsområde i forbindelse med kiosk og cafédriften.
Forventninger til tilbudsgivers opgaveløsning
I det følgende beskrives de krav og ønsker som Hospitalsenhed Midt forventer, at ansøger indarbejder i sit fremsendte bud på løsning af opgaven.
Åbningstider:
Udgangspunktet er, at der skal etableres faste åbningstider i kiosken/cafèen. Oplægget til åbningstider skal således opfattes som et fast afsæt, men ikke ufravigeligt på sigt. Hvis eksempelvis kundegrundlaget viser sig ikke at være tilstrækkeligt, kan åbningstider forhandles efter en prøveperiode og fremover tages op til revision én gang årligt.
Hverdage: 8.00-19.30
Lør-/søn-/Helligdage 9.00-15.00
Varesortiment
Overordnet ønsker Hospitalsenhed Midt et vareudbud, der gerne må have fokus på sundhed og bæredygtighed, herunder også økologi. Kiosken/caféen befinder sig på et hospital, hvorfor varesortimentet uundgåeligt vil blive opfattet som en del af hospitalets øvrige tilbud. Ønsket om fokus på sundhed, bæredygtighed og økologi gælder særligt for cafédriften.
Sundhedsfokuserede varer er imidlertid ikke et gennemgående og ufravigeligt krav, da særligt kioskhandlen også skal være en mulighed for patienter til at skaffe varer, som ikke er umiddelbart tilgængelige på hospitalet. Der forventes i øvrigt et prisniveau på kiosk og cafévarerne, der er sammenligneligt med lignende kiosk- og cafévirksomhed. Ligeledes er der en forventning om at priserne kan begå sig med konkurrence i nærmiljøet. I det følgende beskrives hvad kioskens/caféens varesortiment kan, men ikke nødvendigvis skal omfatte:
Kioskvarer kan omfatte:
•Almindelige kioskvarer (ugeblade, aviser, slik, øl/vand, tobaksvarer m.m.)
•Patientgaver (Blomster, vin, chokolade, legetøj m.m.)
•Lotto og spil
Cafévarer kan omfatte:
•Morgenmad (til patienter der er mødt fastende til undersøgelse)
•Frisk brød og kage samt sandwich
•Tilbud om varme/lune retter
•Varm kaffe/te/chokolade
Øvrige forventninger
•Gensidig aftale om prøvetid på ½ år og opfølgning efter ét år. I prøveperioden kan aftalen opsiges med et varsel på 30 dage til den 1. i måneden
•Gensidig ret til kontraktopsigelse med seks måneders varsel
•Krav om fast kontaktperson med ansvar for kioskens drift, som Hospitalsenhed Midt kan kontakte hvis behov
•Forpagter sørger selv for daglig rengøring af kiosk og café, herunder bortskaffelse af eget affald
•Personale skal være ansat efter gældende regler
•Personale skal fremstå hygiejnisk og præsentabelt
•Personale skal være indforstået med hospitalets regler om tavshedspligt
Bidrag af udstyr og inventar fra Hospitalsenhed Midt
Hospitalsenhed Midt, Regionshospital Silkeborg stiller som førnævnt lokaler og fysiske rammer til rådighed for forpagter, herunder henvises der til toiletadgang enten i forhallen, eller på den nærliggende intensivafdeling. Derudover tilbydes særligt udstyr og inventar til den kommende forpagter med fri afbenyttelse som en del af koncessionsaftalen, uden lejeudgifter for forpagter. Reparation og udskiftning af nedenstående kan ligeledes aftales med Hospitalsenhed Midt, uden omkostninger for forpagter, så langt der er tale om almindeligt slid og nedbrud. Unødig og utidig udskiftning/reparation af udstyr og inventar vil blive påført forpagters regning, medmindre andet aftales. Udstyret omfatter:
•Disk i vinkel med delvis køl til sandwich, kager m.m.
•Stålkøleskab af mærket Gram (450 Liter)
•Opvaskemaskine af mærket Miele (PG 8059)
•Kaffemaskine af mærket Animo (M 200 W)
•Mikrobølgeovn af mærket Panasonic (NE 1027)
•Toastmaskine af mærket FKI
•Kasseapparat
•Rengøringsvogn
•Diverse skabsplads
•Diverse opsatte hylder
Alt yderligere udstyr som forpagter ønsker at installere/indkøbe, skal aftales og koordineres med Hospitalsenhed Midt.
Der er desuden mulighed for at lave en serviceaftale med Hospitalsenhed Midt om ydelser og service leveret fra HE Midt i en udstrækning, der giver effektivitets- og forretningsmæssige fordele for såvel HE Midt som forpagter. Eksempelvis kan nedenstående områder aftales nærmere:
•Levering og afhentning af eventuelt håndklæder, service, bestik, engangsartikler m.m.
•Telefon og internetadgang
•Mulighed for forretningsaftale med Centralkøkkenet på Hospitalsenhed Midt om levering af brød, kage, sandwich og øvrig mad til café. Til orientering omlægger Centralkøkkenet snarligt produktionen til en større grad af et økologisk udbud af fødevarer. Yderligere etableres eget bageri snarligt på Hospitalsenhed Midt.
Krav til ansøgning
Ansøger skal udarbejde forslag til konkret indhold og gennemførelse af konceptet, som det er beskrevet i ovenstående forventninger til opgaveløsningen. Derudover skal der vedlægges en kort redegørelse for ansøgers erfaringer med lignende opgaver, herunder CV på ansøger samt eventuelt ledende medarbejdere. Da der er tale om en koncessionsaftale, er der som nævnt ovenfor ikke tale om en konkurrenceudsættelse, men en kort økonomisk redegørelse i form af tidligere regnskaber, bankgaranti eller lignende forsikring om ansøgers økonomiske soliditet forventes vedlagt ansøgningen. Der skal være angivet en ansvarlig kontaktperson for ansøgningen, og den samlede ansøgning må ikke overstige 10 normalsider i omfang, inklusiv bilag.
Når ansøgningen fremsendes skal følgende være vedlagt:
•Ansøgers motiverede ansøgning med bud på gennemførelse af koncept
•Ansøgers CV samt relevante ledende medarbejderes CV
•Ansøgers dokumentation for økonomisk soliditet
Udvælgelse blandt ansøgerne:
Ved vurderingen af ansøgningerne vil der blive lagt vægt på en samlet vurdering af:
•Ansøgers faglige kompetencer og erfaring med kiosk/cafévirksomhed
•Ansøgers økonomiske soliditet
•Ansøgers forståelse for at drive virksomhed i en hospitalsmæssig kontekst
•Ansøgers mulighed for at levere friske varer med fokus på sundhed og bæredygtighed
På baggrund af den fremsendte ansøgning, vil der efterfølgende blive indkaldt til uddybende samtaler med relevante ansøgere. Hospitalsenhed Midt forbeholder sig ret til at annullere annonceringen og eventuelt at gennemføre en ny annoncering, såfremt de modtagne ansøgninger har betydelige mangler i forhold til den beskrevne opgave. Den endelige detaljerede fastlæggelse af, hvorledes opgaven samlet set lever op til regionens krav og forventninger, sker i samarbejde mellem Hospitalsenhed Midt, herunder Serviceafdelingen, Indkøb - Økonomi & Plan, samt den valgte ansøger.
Frist for indgivelse af ansøgning
Frist for aflevering af ansøgning er mandag den 24. november 2014, kl. 12.00.
Modtagelse af ansøgning sker elektronisk på teknisk.ledelse@midt.rm.dk.
Inden ansøgningsfrist vil der være mulighed for fremvisning af kiosken samt at stille afklarende spørgsmål. Eventuelle interesserede bedes henvende sig med kontaktoplysninger senest 10. november. Således kan der til en vis grad sikres ensartede forudsætninger for ansøgernes informationsadgang. Nedenstående tidsplan vil være gældende frem mod aftaleindgåelse og ikrafttrædelse:
Tidsplan for processen
Interesserede ansøgere melder interesse: 10. november 2014
Fremvisning af lokaler til interesserede ansøgere:13. november 2014
Frist for indsendelse af spørgsmål: 14. november 2014
Svar på indsendte spørgsmål: 17. november 2014
Ansøgningsfrist: 24. november 2014
Samtale med ansøgere: 1-5. december 2014
Forpagteraftale indgås: 18-19. december 2014
Aftalen træder i kraft med overtagelse af drift: 1. marts 2015
Kontaktoplysninger
Melding om interesse, aftale om fremvisning samt afklaring af spørgsmål kan indmeldes på:
e-mail teknisk.ledelse@midt.rm.dk eller telefonisk ved henvendelse til AC-fuldmægtig, Jacob Frank Nielsen på tlf. 78 44 20 25.
Annonceret af Region Midtjylland, HE Midt