DEL A: ARBEIDSOPERASJONER I SYSTEMET
Bystyrets kontor i Bergen kommune, bystyresekretariatet i Trondheim kommune og Bystyrets sekretariat i Oslo kommune har ansvaret for gjennomføringen av kommunestyre- og stortingsvalg i hver sine kommuner. Til hvert valg rekrutterer Bergen kommune ca. 1000 personer, Trondheim kommune 500 personer og Oslo kommune ca. 2 500 personer til ulike stillinger og lokasjoner.
Formålet med anskaffelsen er utarbeidelse av et personaladministrativt system for rekruttering og administrering av personell knyttet til gjennomføring av kommunestyre- og stortingsvalg. Oslo, Bergen og Trondheim kommune har brukt ulike systemer for å rekruttere og administrere valgmedarbeidere. Det er nå en målsetting å anskaffe et felles elektronisk system som alle de tre kommunene kan benytte seg av. Dette er ment å være arbeidsbesparende og skal føre til forenklinger med tanke på rutiner i forkant, under og i etterkant av valg. Kommunene må kunne gjøre avrop av systemet på ulike tidspunkt.
Systemet skal benyttes av både søknadsbehandlere i de tre kommunene og av personer som søker/får tildelt arbeid. Leverandøren må kunne samarbeide med kommunenes interne IT ressurser og forholde seg til kommunenes retningslinjer for IKT.
Bemanningssystemet skal hjelpe oss med følgende arbeidsoperasjoner:
1. Rekruttering av valgmedarbeidere
Kommunene skal rekruttere medarbeidere til ulike stillinger og lokasjoner. Det må være rom for lokale tilpasninger når det gjelder oppdeling og administrasjon av søkere/medarbeidere i systemet, da Bergen og Trondheim kommune administrerer hele rekrutteringsprosessen sentralt mens Oslo kommune delegerer deler av prosessen til sine bydeler. Det er viktig at systemet kan skille, men også sammenstille, informasjon vedrørende rekrutteringsprosessen.
Prosessen skal i hovedsak starte ved at søker registrerer søknad elektronisk; alternativt at denne blir registrert inn av en administrator av systemet. I søknaden må det være anledning til å sette opp ønske om stilling og lokasjon, helst flere alternativer. Søkeren skal kun trenge å søke én gang selv om personen søker seg til flere stillinger.
2. Administrasjon av søknader
Søknadene behandles deretter av lokale administratorer i kommunene, og aktuelle søkere plasseres i stillinger og lokasjoner. Det skal sendes ut tilbud elektronisk om stilling og vilkår, som søkeren må bekrefte eller avslå i systemet. Det er viktig at bekreftelse/avslag gjennom systemet er en aktiv handling for søkeren, og at konsekvensen av tilbakemelding er tydelig. Samme søker må ha mulighet til å motta flere tilbud, og bekrefte eller avslå hvert tilbud for seg. Systemet skal også gi god oversikt over statusen på bemanningen på de ulike lokasjonene i forhold til stillinger etc.
3. Kommunikasjon med valgmedarbeidere
All kommunikasjon med personell skal i hovedsak foregå elektronisk, via systemet og til mottakers e-post/sms. All kommunikasjon bør kunne spores i systemet, både for lokal administrator og for søker/medarbeider. Det vil si at det må være enkelt å søke fram informasjon som er sendt til søkere/medarbeidere og/eller grupper. I e-postene må det være mulig å legge ved vedlegg slik at utarbeidet informasjonsmateriale enkelt kan sendes til relevant personell.
DEL B: SYSTEMEGENSKAPER
4. Sikkerhet, sensitive opplysninger og rapporter
Sensitive opplysninger som sammenstilling av fødselsnummer og bankkontonummer må enkelt kunne hentes ut av systemet etter behov. Dette i tilknytning til forberedelser og utbetaling av lønn og godtgjørelser.
Da man har behov for opplysninger om søkere og bemanningsplaner til andre systemer, er det viktig med mulighet for å ta ut oversikter i CSV som gjør det mulig med overføring av opplysninger til andre systemer.
Oppdragsgiverne prioriterer informasjonssikkerhet høyt, og forventer at leverandøren kan dokumentere at løsningen er sikret mot brudd på konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i tråd med lovverket og anerkjente standarder for god praksis (eks NS-ISO/IEC 27001). Dette innebærer blant annet en risikovurdering og plan for håndtering av aktuelle feilsituasjoner.
Rapporter benyttes i stor grad i rekrutteringsprosessen, både ved bemanningsplanlegging og ved utbetaling av lønn i etterkant. Det er derfor viktig at administratorer enkelt kan hente ut redigerbare og fleksible rapporter fra databasen.
Det skal være mulighet for å legge inn maler for tilbudsbrev med flettemuligheter koblet mot rolle, lokasjon og lignende.
Leverandør har ansvar for å gjennomføre en risikovurdering av leveransen i henhold til god praksis og levere dette sammen med tilbudet.
Denne vurderingen skal inneholde følgende elementer:
· Uønskete hendelser som kan få konsekvenser for oppdragsgiver
· Vurdering av sannsynlighet for at de uønskete hendelsene kan oppstå
· Vurdering av hvilken konsekvens leverandør mener de uønskete hendelsene kan ha for oppdragsgiver
· Tiltaksplan som viser gjennomførte og planlagte tiltak for å redusere risiko og for å sikre trygg og kontinuerlig drift
5. Generelle krav til systemet
Systemet må være elektronisk tilgjengelig, med beskyttet brukertilgang. Det stilles også krav til rutiner for oppdateringer og brukerdokumentasjon.
Systemet skal ha et enkelt og intuitivt brukergrensesnitt på norsk. Det er behov for et system som i stor grad er selvforklarende og som reduserer telefonhenvendelser fra søker/valgmedarbeider til oppdragsgiver slik at det i minst mulig grad er behov for presiseringer underveis i prosessen
Kommunene organiserer arbeidet med rekruttering av medarbeidere på ulike måter, og det må være muligheter for å gi ulike tilganger i systemet på ulike nivåer gjennom rollestyring og forskjellige påloggingsnivå for ulike brukergrupper
Det stilles tekniske krav til systemet bl.a. når det gjelder tilgjengelig gjennom ulike nettlesere og operativsystemer, og hvordan systemet fungerer mot andre systemer som kommunen allerede benytter seg av. Brukergrensesnittet skal være universelt utformet slik DiFis veiledning for universell utforming beskriver.
Servere skal være plassert hos leverandør og leverandøren har ansvar for disse.
DEL C: TJENESTER KNYTTET TIL LEVERANSEN 6. Implementering / installasjon/test
Det forutsettes at leverandøren tar hovedansvaret for gjennomføring av implementering av tjenesten. Ansvaret for implementering av tjenesten vil omfatte alle aktiviteter hos leverandøren, dets eventuelle 3-parter / underleverandører, samt oppdragsgiver sin organisasjon.
Kravene til implementering vil være overordnede for å sikre at oppdragsgiver oppnår tilstrekkelig styring og kontroll. Målsetningen er å:
· sikre nødvendig mobiliseringsevne hos leverandør og oppdragsgiver
· sikre at leverandør og oppdragsgiver har tilstrekkelig kapasitet (tilgjengelighet av utstyr som skal implementeres og utførende personell) for:
o å gjennomføre implementeringen
o å sikre kvalitet på leveransene
o å koordinere og styre ressurser
o å styre og følge opp etablert tidsplan
o å tydeliggjøre ansvar mellom leverandør og oppdragsgiver
7. Opplæring
Kommunene vil ha behov for opplæring fra leverandør når systemet skal tas i bruk. Leverandøren må være behjelpelig med dette jf tildelingskriteriene.
8. Brukerstøtte
Det vil være behov for oppfølging og veiledning når systemet er tatt i bruk. Leverandør skal være tilgjengelig med et fast supportapparat til forhåndsdefinerte kontakttider jf tildelingskriteriene.
9. Videreutvikling
Når systemet er tatt i bruk ønsker oppdragsgiver mulighet til å påvirke videreutvikling av systemet, og leverandør må skissere hvordan dette kan gjøres jf tildelingskriteriene.
10. Andre krav
Leverandør skal oppgi referanser til kunder som har benyttet seg av lignende løsning.