Logistik og servicerelaterede biblioteksydelser omfatter følgende delelementer:
1) Materialer – udpakning, sortering og afnotering af afleverede materialer
2) Materialer – udpakning og registrering af nye materialer
3) Aviser – klargøring, sortering og påpladssætning
4) Post – sortering og fordeling
5) Post – frankering og forsendelse
6) Kørsel – sortering og af - og udnotering af materialer
7) Reserveringer – opfyldning og klargøring
8) Reserveringer – tømning og opfyldning af reserveringsvogn
9) Sorteringsautomat – ansvar for daglig vedligeholdelse
Rammekontrakten har tidligere været i udbud, og nedenfor er der angivet hvilket omfang af materialer der har været håndteret af ekstern leverandør i kalenderåret 2011. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at oplysningerne kun er vejledende, idet omfanget kan variere både i op – og nedadgående retning.
Antal påpladssatte materialer i 2011
Afleveringer på hovedbiblioteket 478.776 materialer
Afleveringer på alle lokalbiblioteker 185.615 materialer
Ud af de 185.615 afleveringer på lokalbibliotekerne vil en del blive sendt retur til Herning Bibliotekerne og skal efterfølgende afleveres, sorteres og sættes på plads på Herning Bibliotekerne
Nyindkøbt materiale
I 2011 indgik på hovedbiblioteket 44.131 materialer
Disse materialer skal først sorteres og sættes på plads efter første udlån eller efter en given periode i udstillingen for nye materialer
Reserveringer
Egne lånere pr. år ca. 300.000 stk.
Reserveringer indenfor regionen i 2011 152.456 stk.
Reserveringer udenfor regionen i 2011 116.048 stk.
Reserveringer til egne lånere sættes op i reoler
Reserveringer indenfor regionen lægges i kasser i forsendelsesafdelingen
Reserveringer udenfor regionen klargøres med køresedler inden de fordeles i kasser i forsendelsesafdelingen
Antal kasser fra den nationale kørselsordning
Morgenudpakning/sortering mellem 40 – 65 kasser
Eftermiddagsudpakning/sortering tirsdag og torsdag mellem 15 – 30 kasser
Eftermiddagsudpakning/sortering mandag – onsdag – fredag mellem 120 – 170 kasser
Antal kasser til lokalbibliotekerne
Daglig levering af kasser til hvert lokalbibliotek mellem 5 – 10 kasser
Returkasser tages med retur fra samtlige lokalbiblioteker
Der kan være plakater og andre materialetyper der ikke kan ligge i kasserne
Antal leveringer til daginstitutionerne
Der er i gennemsnit 5 – 10 kasser pr. uge. Returkasser tages med tilbage.
Tidsforbrug
Tidsforbrug på opgaverne dags dato 100 – 105 timer pr. uge
Tidsforbrug på nye opgaver i udbuddet forventes at være ca. 25 – 30 timer pr. uge
Den valgte leverandør skal selv stille bil til rådighed for løsning af opgaven. Herning Bibliotekerne står for oplæring, som vil foregå i løbet af august måned efter nærmere aftale.