Region Sjælland har besluttet at søge nye løsninger for driften af sine depoter for usterile varer. Dette skal foregå i samarbejde med den private sektor som med denne Request for Information (RFI) inviteres til et innovativt samarbejde.
Valasj programmet (VAreLAger SJælland) er igangsat med det formål at sikre en effektivisering af vareforsyningen til regionens hospitaler, hjemtagning af indkøbsbesparelser gennem logistikrabatter samt fleksibilitet i vareforsyningens struktur.
Programmet er opdelt i 2 projekter: Et projekt som tager sigte på varesanering og et andet projekt som tager sigte på et etablere et offentligt privat innovationssamarbejde om udvikling, design og drift af et ny lager- og logistikkoncept — herefter kaldet OPI projektet.
OPI projektet skal sikre en optimering af forsyningskæden med fokus på centralisering af usterile lagre og tilhørende transporter gennem samarbejde med private virksomheder. Som supplement til centralisering af de usterile lagre skal der også i projektet ses på muligheder for cross-docking på centrallager, centralisering af sterile lagre, fællesindkøb, sterilt lagerhold på USK, optimering af forsyningskæden fra depot til sygehusafdeling samt optimering gennem anvendelse af ny/nye teknologi, arbejdsgange og processer.
OPI projektet gennemføres i 2 faser: Fase 1 er en innovationsfase, hvor der gennem et offentligt-privat samarbejde udvikles en konceptuel løsning for regionens lager- og logistikudfordringer. Konceptet forventes at foreligge ultimo december 2015, hvorefter Valasj programmets styregruppe tager stillingen til konceptets forskellige valgmuligheder.
Fase 2 igangsættes fra forventeligt april 2016 med en dialogbaseret udbudsproces — forventeligt gennemført som en konkurrencepræget dialog — hvor der i samarbejde med udvalgte tilbudsgivere fortsat arbejdes med udvikling af den kommende lager- og logistikløsning. Der forventes underskrevet kontrakt med kommende kontraktpartner/e i december 2016, hvorefter der påbegyndes en successiv implementering af den endelige løsning på regionens hospitaler.
I innovationsfasen i fase 1 er Region Sjælland interesseret i samarbejdspartnere indenfor bl.a. følgende typer af virksomheder indenfor lager, logistik og forsyningskæde:
— Udførende virksomheder (lager- og logistikbranchen)
— Materielleverandører
— IT leverandører
— Rådgivere
— Forsknings- og udviklingsinstitutioner.
Den endelige udformning, indhold og styring af det offentligt-private samarbejde og aktiviteter i innovationsfasen er ikke endeligt fastlagt. For virksomheder, der bliver udvalgte til deltagelse i innovationsfasen forventes afholdt et informationsmøde den 8.10.2015, en workshop den 23.10.2015 og en workshop den 5. november. I de nævnte workshops forventes også deltagere fra regionens OPI arbejdsgruppe, lager- og logistikområdet, rekvirenter, brugere mm. Hver workshop forventes at have 3-6 timers varighed. Aktiviteterne forventes afholdt på lokationer indenfor Region Sjællands geografiske område. Det bemærkes, at rådgiverne Alectia A/S i samarbejde med Innoba Aps deltager som innovationsrådgivere for Region Sjælland.
Alle interesserede virksomheder skal udfylde ansøgningsskema, som hentes via CTM på web adressen https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=RS
Ansøgningsskemaet skal indsendes til chefkonsulent Thomas O. Holm, Region Sjælland på mail thovh@regionsjaelland.dk. Det udfyldte ansøgningsskema forventes maksimalt at fylde 4 A4 sider. Det udfyldte skema skal være modtaget senest den 31.8.2015.
Region Sjælland forbeholder sig retten til at begrænse antallet af deltagende virksomheder. Begrænsning vil ske ud fra en vurdering af ansøgerens erfaring indenfor lager, logistik og forsyningskæder på sundhedsområdet jf. ansøgningsskemaets punkt 3, idet det dog tilstræbes at der — om muligt — er minimum 2 deltagere fra hver af de tidligere anførte typer af interessante samarbejdspartnere jf. ansøgningsskemaets punkt 4, ligesom det dialog om OPI projektets innovationsfase tilstræbes, at der — om muligt — minimum er 2 deltagere fra hver af størrelserne mikro, små, mellemstore virksomheder jf. ansøgningsskemaets punkt 5, som også indeholder en definition af de nævnte virksomhedsstørrelser.
Den offentliggjorte RFI vedrører alene dialog om OPI projektets innovationsfase. Der er alene tale om en markedsundersøgelse med henblik på at afklare en evt. efterfølgende udbudsproces.
Der gøres opmærksom på, at der fra de interesserede virksomheders side ikke kan kræves underskrivelse af tavshedsklausuler, hvorfor virksomhederne bør overveje hvilke ikke-beskyttede rettigheder, som man måtte præsentere.
Af hensyn til ligebehandling af evt. deltagere i den efterfølgende udbudsproces udarbejdes der dokumentation over forløbet. Dokumentationen skal — så vidt muligt — sikre mod at 1 eller flere af de virksomheder, som deltager i dialogen i fase 1 ikke bliver inhabile i forbindelse med deltagelse i en evt. udbudsforretning i fase 2. Materialet vil tilgå alle virksomheder, som ønsker at deltage i evt. efterfølgende udbudsproces.
Markedsmodningfonden yder finansielt tilskud til gennemførelse af OPI projektet. I den forbindelse af fonden stillet krav om at alle projektets deltagere — også deltagere fra virksomheder — skal foretage registrering af tid anvendt på projektet. Som følge heraf er det et krav at de i innovationssamarbejdet deltagende virksomheder, afgiver oplysninger om registreret tid for hver af virksomhedens medarbejdere, som deltager i samarbejdet.
Der ydes ikke honorar for deltagelse i innovationssamarbejdet, idet Regionen vurderer, at samarbejdet er til gavn for såvel deltagende virksomheder som Region Sjælland. Skulle Regionen udenfor det beskrevne samarbejde ønske at indkøbe en særskilt ydelse f.eks. en rådgivningsydelse som kan leveres af 1 af de deltagende virksomheder, vil indkøb af denne ydelse ske i henhold til gældende bestemmelser for offentlige indkøb.