Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on pilvipalveluna toteutettava aulapalvelujärjestelmä, jota Vantaan kaupunki ja kaupungin tytäryhtiö VTK Kiinteistöt Oy käyttää tiloissaan liikkuvien vieraiden sisään kirjaamiseen. Palvelua käytetään pääasiassa vierailijoiden itsepalveluautomaattina, mutta tiloista riippuen myös esimerkiksi vahtimestarin tukena vieraiden vastaanottamisessa. Toimittajan vastuulla on koko järjestelmän hallinnointi.
Palvelun käyttäjiä ovat kaikki Vantaan kaupungin ja VTK Kiinteistöt Oy:n työntekijät, jotka joko järjestävät tai osallistuvat kokouksiin/koulutustilaisuuksiin sekä edellä mainittuihin tilaisuuksiin osallistuvat luottamushenkilöt sekä organisaation ulkopuoliset vieraat. Tarjouspyyntöasiakirjoissa käytetään kokouksen järjestäjästä myös nimitystä "isäntä" ja tilaisuuksiin osallistujista nimitystä "vierailija" tai "vieras".
Automaattinen aulapalvelu hankitaan kokonaispalveluna, jossa on mukana tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot (ml. sisäänkirjautumislaitteisto), varusohjelmistot, lisenssit, järjestelmä sekä ylläpito ja huolto. Toimittajan vastuulla on koko järjestelmän hallinnointi. Tilaaja nimeää omat palvelun pääkäyttäjät.
Palvelun käytöllä tavoitellaan ensisijaisesti tilojen fyysisen turvallisuuden lisäämistä, mutta myös mahdollisuutta seurata tilojen käyttäjävolyymia, vähentää vierailijoiden ohjaamisen tarvetta ja toisaalta tunnistaa tiloissa vieraat, jotka voivat tarvita opastusta, kriisitilanteissa voidaan varmistaa ketä tiloissa on, sekä nopeutetaan ja helpotetaan vieraiden kirjautumista tilaisuuksiin.
Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) sopimustoimittaja. Sopimuskausi on määräaikainen kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.
Sopimusta voivat käyttää Vantaan kaupungin kaikki toimialat, liikelaitokset ja kaupungin enemmistöosuudella omistama yhtiö VTK Kiinteistöt Oy.
Tällä hetkellä palvelulle on tarve kaupungin kahdessa (2) eri toimipaikassa ja VTK Kiinteistöt Oy:n kahdessa (2) toimipaikassa, mutta sopimuksen perusteella voidaan tarpeen mukaan hankkia palvelu käyttöön myös muihin toimipaikkoihin. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin palvelun käyttöönottomääriin sopimuskaudella.