Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN), Fælles udbud Sjælland (FUS), Vestegnens Indkøbsforum (VIF) og Fællesindkøb Fyn (FIF) forventer at offentliggøre udbud på hobby- og beskæftigelsesmaterialer, primo/medio 2016.
Som led i forberedelsen af udbuddet ønskes derfor at undersøge, hvilke muligheder markedet på nuværende tidspunkt giver og ønsker derfor som en forundersøgelse at rådføre sig med aktører i markedet forud for iværksættelsen af den planlagte udbudsforretning. Nærværende vejledende forhåndsmeddelelse fremsendes ligeledes med henblik på, at gøre potentielle tilbudsgivere opmærksomme på kommende udbud.
Aktører som har interesse i at deltage i dialogen bedes fremsende anmodning om deltagelse til mail: mahaf@fmk.dk. Fristen for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog udløber den 21.1.2016. Af anmodningen skal fremgå, hvilken virksomhed, der er tale om. Indkøbsfællesskaberne er interesseret i at rådføre sig med virksomheder, som har erfaring med varetagelse af drift af hobby- og beskæftigelsesmaterialer, primært til brug i kommunale institutioner og skoler.
Det ses gerne, at virksomheder, der ønsker at deltage i dialogmøderne, udarbejder og medsender en kort beskrivelse af virksomheden i relation til de ovennævnte forhold, der vil kunne bruges ved den eventuelle udvælgelse af deltagere til møderne. Dette materiale skal foreligge på dansk.
Møderne vil blive afviklet hos Fællesindkøb Fyn den 28.1.2016, Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge, efter aftale med den enkelte virksomhed. Møderne vil som udgangspunkt blive gennemført på dansk.
Indkøbsfællesskaberne forbeholder sig ret til under et efterfølgende udbud at anvende enhver information, som virksomheder afgiver i en anmodning om at deltage eller under den tekniske dialog, medmindre virksomheden forudgående har tilkendegivet, at informationen afgives i fortrolighed, udgør en forretningshemmelighed eller er omfattet af eksklusive enerettigheder. Opmærksomheden henledes på, at indkøbsfællesskaberne som offentlig myndighed er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Uanset virksomheders angivelser om fortrolighed mv. vil kommunerne i hvert indkøbsfællesskab derfor kunne være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af offentlighedslovens eller forvaltningslovens bestemmelser. Det bemærkes for en ordens skyld, at de omkostninger, som virksomheder måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af indkøbsfællesskaberne.
Som afslutning på den tekniske dialog udarbejder indkøbsfællesskaberne et afsluttende notat, hvoraf opsamling på processen samt eventuel supplerende information mv. vil fremgå. Notatet offentliggøres på indkøbsfællesskab FIFs hjemmeside, fra uge 5.
Ved markedsdialog forventes følgende at være repræsenteret:
Malene Hall Frederiksen og Birgitte Andersen, Fællesindkøb Fyn
Sussi Herløv Jensen, Vestegnens Indkøbsforum
Mette Gustafsson, Fælles udbud Sjælland
Annbeth Zøllner, Indkøbsfællesskab Nordsjælland.
Emner vi blandt andet ønsker at få input til, via teknisk dialog:
— Kontrakts længde på rammeaftale
— Generel tidsramme for udfyldelse at tilbud
— Opdeling af delaftaler/ikke opdeling — evt. Prisbetydning
— Forventet høring af udbudsmateriale
— Implementering
— E-handel.