Bærum kommune skal anskaffe nytt standard avvikssystem som skal erstatte løsningen kommunen har i dag og fagspesifikke avvikssystemer. Formålet med anskaffelsen er å få et prosessbasert og brukervennlig avvikssystem som sikrer at kommunen fanger opp, følger opp, og lærer av avvik samt å kunne ta ut statistikk både lokalt og sentralt i kommunen.
Følgende legges til grunn for anskaffelsen av nytt avvikssystem:
•Det skal være en felles løsning med to veier inn:
oPortal på Internett for innmelding av avvik og forbedringsforslag fra innbyggere, samarbeidspartnere, leverandører etc. (eksterne aktører).
oSkjema for melding av avvik og forbedringsforslag fra ansatte samt løsning for behandling av innmeldte avvik.
•Avvikssystemet skal brukes på alle områder internt i kommunen.
•Ekstern pålogging skal sikre personvern og at eventuelle taushetsbelagte opplysninger ikke kommer på avveie.
•Avvikssystemet skal tilrettelegges slik at avvik meldt fra eksterne aktører kan håndteres av riktig fagavdeling.
•Avvikssystemet skal være basert på markedsbasert programvare som allerede er i bruk hos andre kunder, dvs. «hyllevare».
•Løsningen skal kunne integreres med kvalitetssystemer fra ulike leverandører.
•Leverandøren skal tilby nødvendig assistanse i forbindelse med installasjon, testing og opplæring.
•Anskaffelsen omfatter service og vedlikehold av løsningen.
Systemet skal kunne benyttes av ca. 120 000 innbyggere, ca. 12 000 ansatte og ca. 600–1 000 saksbehandlere og ledere som skal behandle innmeldte avvik.
Anskaffelsens formål og omfang er nærmere beskrevet i konkurransegrunnlagets vedlegg 1, SSA-K bilag 1A Mål, overordnet beskrivelse og overordnede krav.