Haaga-Helia hankkii ostolaskujärjestelmän, jolla vastaanotetaan ostolaskuja, ne käsitellään (asiatarkastus, tiliöinti ja hyväksyntä) ja siirretään kirjanpito-ohjelmaan kirjanpitoa ja maksatusta varten. Ohjelmisto ja sitä koskevat palvelut hankitaan kokonaisratkaisuna SaaS-palveluna ("Palvelut"). Tilaajan toiveena on ottaa palvelut käyttöön vuoden 2024 loppuun mennessä. Tarjoajaa pyydetään esittämään realistinen aikataulu käyttöönoton kuvauksessa.
Palvelu tuotetaan palveluntuottajan sopimusehtojen mukaisesti sillä edellytyksellä, että sopimusehdot täyttävät tarjouspyynnössä ja sen vaatimusmäärittely -liitteessä esitetyt vaatimukset.
Palveluntuottaja toteuttaa Palveluiden käyttöönoton sisältäen käyttöönoton suunnittelun, käyttöönoton projektityöt, testauksen ja käyttäjäkoulutukset. Käyttöönotto hinnoitellaan kiinteästi, mahdolliset erikseen tilattavat lisätyöt tuntihinnalla. Lisäksi Palveluntuottaja toteuttaa käyttöönoton yhteydessä integraatiot. Integraatioiden toteutus hinnoitellaan toteuman perusteella. Hintalomakkeella pyydetään integraatioille yksikköhintaa ja työmääräarviota. Mikäli toimittaja ei pysty integraatiota toimittamaan, kentät jätetään tyhjiksi ja asia vaikuttaa tarjousten vertailuun.
Toimittajan kyky toteuttaa integraatioita tulee kertoa käyttöönoton kuvauksessa, rajapinnat kertoa palvelukuvauksessa.
Palveluntuottaja veloittaa Palveluun sisältyvästä tuki- ja ylläpitopalveluista hintaliitteen mukaisen kuukausimaksun. Maksu voidaan veloittaa kerralla koko vuoden osalta. Mahdolliset käyttäjä- ja pääkäyttäjäkohtaiset käyttömaksut määritellään hintaliitteessä.
Lisäksi tilaaja voi hankkia käyttöönoton hyväksymisen jälkeen lisäkoulutusta sekä palvelun kuukausimaksuun sisältymätöntä tukea esimerkiksi sellaisten ostolaskujärjestelmän ominaisuuksien käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä, joita tilaaja ei vielä käytä. Lisäkoulutus ja tässä kohdassa tarkoitettu tuki hinnoitellaan toteuman perusteella.
Palveluntuottaja toteuttaa sopimuskauden aikana Tilaajan edellyttäessä liitteessä 1 Hankinnan kuvaus kuvatut Ohjelmiston integraatiot muihin Tilaajan järjestelmiin, mikäli Palveluntuottajan ostolaskujärjestelmä on integroitavissa mainittuihin Tilaajan muihin järjestelmiin. Integraatioiden toteutus hinnoitellaan toteuman perusteella. Mikäli palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan integraatioita, mutta tarjoaa vain tiedon hakuun tai syöttöön rajapinnat, on rajapintojen kuvaukset ja käyttöoikeudet sisällytettävä toimitukseen.
Palvelutarjoajan kyky toteuttaa integraatioita vaikuttaa tarjousten vertailuun.
Palvelu hankitaan 36 kuukaudeksi, jonka jälkeen Palvelua koskevan sopimuksen ("Sopimus") tulee jatkua toistaiseksi voimassaolevana.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä.