Aftale om køb af rådgivning om energi og grøn drift til virksomheder i Fredensborg Kommune
1. Baggrund
Fredensborg Kommunes formål med samarbejdet er, at fremme CO2- og energibesparelser via helhedsorienteret rådgivning om energi og grøn drift og omstilling samt at skabe vækst og arbejdspladser i kommunen.
Fredensborg Kommune har et stort antal SMV´er spredt i kommunen. De senere år er der gennemført forskellige aktiviteter for at inspirere virksomhederne til at effektivisere deres energiforbrug og tænke CO2-neutral energi. De indsatser ønsker kommunen at fortsætte og følge op på i 2017.
Samtidig ønsker vi at supplere dialogen med et bredere fokus på grøn omstilling og bæredygtig virksomhedsdrift ved at udvide tilbuddet til kommunerne med dialog om grøn drift.
Projektet skal primært fokusere på SMV´er – men type og branche er ikke fastlagt. Erfaringer fra hele landet viser, at der er relativt mange energibesparelser at hente i målgruppen – og vi ønsker generelt at fokusere, hvor besparelsespotentialet er størst.
2. Kriterier for succes
Slutmålet med denne aftale er at energioptimere flest mulige virksomheder, reducere CO2-udledningen i Fredensborg Kommune, samt inspirere flest mulige af de deltagende virksomheder til en grønnere drift inden for den samlede kontraktsum.
3. Krav til det leverede
Rådgivning og dialog samt efterfølgende rapport skal give den enkelte virksomhed tilstrækkelig information til at beslutte i hvilket omfang, virksomheden skal energieffektivisere virksomhedens drift, baseret på forventede energibesparelser, andre ønsker til renoveringen og en økonomisk helhedsrådgivning. Energirådgivningen skal suppleres med en screening og efterfølgende beskrivelse af tiltag, der har relevans for at styrke virksomhedens grønne omstilling og drift.
Rapporten skal også skitsere muligheder for tilskud og hvilke skridt virksomheden skal tage for at opnå tilskud.
"Produktet" defineres som den samlede pakke indeholdende:
1.Energitjek (se punkt 3.1)
A.Individuel gennemgang af virksomheden for at afdække relevante muligheder for at effektivisere energiforbruget og vælge optimal varmekilde, præsenteret i en individuel rapport.
B.Individuel telefonisk rådgivning til virksomheder, der har fået eller overvejer energitjek.
C.Opfølgning på rapporter for at sikre optimal implementering.
2.Dialog om grøn omstilling og drift: Hvordan kan en mere grøn adfærd herunder fx cirkulær økonomi indarbejdes i hverdagen? (se punkt 3.2)
3.Rapport med projektets resultater
Ved projektets afslutning skal der udarbejdes en samlet evalueringsrapport til Fredensborg Kommune. Evalueringsrapporten skal udarbejdes af Rådgiver og godkendes af Fredensborg Kommune.
Afsluttende evalueringsrapport skal indeholde:
oNavne, adresser og data på virksomheder, hvor der henholdsvis er påbegyndt, er gennemført Energitjek og dialog om grønnere drift og har fået udarbejdet en rapport.
oListe over potentielle tiltag, inkl. investeringer, besparelser og tilbagebetalingstider, så Fredensborg Kommune får et klart billede af indsatsens samlede effekt.
oDet skal fremgå – fx i skema eller lignende oversigt: Det samlede energiforbrug til el og varme, afdækkede/anbefalede besparelser (med kompensation for dobbeltdækning af alternative besparelser),
oImplementerede besparelser så det er muligt at dokumentere, hvor store potentielle besparelser, der er fundet og hvor mange, der reelt er realiseret senest 6 måneder efter aflevering af rapport til virksomhed.
oSå vidt muligt bør forventet investering samt realiseret investering også fremgå.
Anbefalinger vedr. styrket grøn omstilling og drift afrapporteres på en hensigtsmæssig måde, der både viser tendenser, centrale emner samt mulige/forventede effekter, men ikke nødvendigvis beskriver rådgivningen til den enkelte virksomhed.
Evalueringsrapporter forventes også som delrapporter i forbindelse med evt. delafregning.
Resumé af kampagner, handlinger og resultater skal også indgå.
3.1 Energitjek
Alle henvendelser fra virksomheder i kommunen om at få et energitjek skal tages seriøst.
Det er ikke et krav, at alle energitjek og grønne screeninger omfatter et personligt besøg. Nogle kan gennemføres digitalt. Men det er et krav, at alle interesserede virksomheder, som ønsker det, kan få rådgivning, så længe budgetrammen gør det muligt.
Vurderingskriterier for type af kontakt og virksomheders valgmuligheder aftales mellem Rådgiver og Fredensborg Kommune, når kontrakten indgås.
En rådgiver fra Rådgiver vil sammen med virksomhed gennemgå virksomheden for at indsamle nøjagtige data om fx varmekilde, klimaskærm og forbrug. Dette skal bruges til rapporten.
Rapporten skal efter besøget udarbejdes og sendes ud til virksomheden på en oplyst mail- eller postadresse.
Ovennævnte rapport skal som minimum indeholde følgende:
•Til hver af de påbegyndte, henholdsvis gennemførte energirenoveringer dokumenteres som minimum følgende:
oRapport
oBeskrivelse af den gennemførte energirenovering
oDen realiserede energibesparelse for virksomheden i kWh, CO2 og kr. pr. år.
oInvesteringsbeløb: Virksomhedens samlede investeringer.
oDen opnåede energibesparelse i kWh.
3.2 Dialog om Grøn Bundlinje
Hvordan kan virksomhedens drift gøres grønnere? Denne opgave kan fx bestå af et transporttjek, inspiration til energieffektiv produktion, cirkulær økonomi, affaldssortering/styrket genbrug, materialestrømme, klimabevidst indkøb mm.
Denne del må gerne basere sig på screeningsværktøjer Rådgiver har eller udvikler specielt til kommunens virksomheder.
På basis af værktøj/model gennemføres en screening sammen med relevante personer fra virksomheden. Screening skal afdække relevante muligheder og give en indikation af potentialer, så det giver input til, hvor en virksomhed med fordel kan sætte ind for at sikre en grønnere drift og et mindre miljøaftryk.
Som nævnt under punkt 3, forventes det, at virksomhederne modtager en form for rapport eller anden dokumentation med anbefalinger, der matcher de emner, den enkelte virksomhed har ønsket inspiration til (inden for det felt Rådgiver tilbyder).
4. Rollefordeling
Løsningsbeskrivelsen herunder er baseret på en rollefordeling mellem Rådgiver og Fredensborg Kommune.
Fredensborg Kommunes rolle er at sikre en god kommunikation til virksomhederne i området, mobilisere interessen for projektet og koordinere arbejdet mellem de involverede rådgivere og virksomheder.
Rådgivers rolle og opgaver er at levere uvildig, faglig rådgivning, at skabe overblik og sammenligningsgrundlag for den enkelte virksomhed og formidle dette på skrift (rapport, email) og mundtligt (pr telefon og i direkte dialog med virksomheden), samt at støtte processen frem til, at den enkelte virksomhed gennemfører en energirenovering og/eller en mere grøn drift.
Markedsføring
Fredensborg Kommune står i samarbejde med Rådgiver for den fælles markedsføring af Produktet. Dette vil fx ske via lokale medier, hjemmeside, Facebook og Digital Post.
Virksomheder retter efterfølgende direkte kontakt til Rådgiver, hvis de ønsker at få Energitjek og grøn dialog elom Grøn Bundlinje, evt. suppleret med dialog og en rapport.
Rådgiver kan også rette direkte kontakt til relevante virksomheder, hvor individuel markedsføring koordineres med Fredensborg Kommune.
I forbindelse med markedsføring gøres der særligt opmærksom på Markedsføringsloven.
5. Rådgivers leverancer
Rådgivers Leverancer
•Fast og navngivet kontaktperson, der fungerer som overordnet koordinator og løbende dialogpartner for Fredensborg Kommune. Kontaktpersonen vil naturligt blive suppleret af fagpersoner og ekstra interne ressourcer, men det forventes, at kontaktpersonen kender projektet i detaljer, er ansvarlig for milepæle, tidsplaner, budget etc. Og håndterer den daglige kontakt og interne styring hos rådgiver.
•Screening og udvælgelse af relevante segmenter/virksomheder i tæt samarbejde med Fredensborg Kommune. Fredensborg Kommune er behjælpelig med at udvælge potentielle virksomheder, men ansvaret for etablering af kontakt etc. ligger hos Rådgiver.
•Energiscreeninger samt dialog om Grøn Bundlinje hos flest mulige nye virksomheder. Se beskrivelse af forventet ydelse under punkt 3.1 og 3.2.
•Opfølgning hos de screenede virksomheder fastlægges individuelt, men vil typisk omfatte mindst 2 møder med virksomhed samt evt. relevant leverandør samt telefonisk kontakt med hver virksomhed.
•Ubegrænset telefonisk rådgivning til de energiansvarlige og andre relevante i de screenede virksomheder under hele projektperioden.
•Skriftlig tilbagemelding til virksomherderne med registrering af samlet forbrug, opsamling af anbefalede, planlagte og opnåede besparelser (i kWh og procent), kort sammenfatning/status gjort op på de enkelte virksomheder og en generel opsamling på hele projektet. Målet er, at der skal ligge klar dokumentation for afdækket potentiale, realiseret indsats, forventet fremtid i faktiske tal og procent.
•Kommunikation til kommunens virksomheder bredt, koordineres tæt med Fredensborg Kommune og iværksættes kun med kommunens accept. Kommunikation direkte mellem rådgiver og deltagende virksomheder styres af Rådgiver.
•Afdække interessen for netværk, hvor stammen består af de virksomheder, der allerede har fået energiscreeninger samt de nye virksomheder, der får screeninger i forbindelse med denne kontrakt. Andre virksomheder, der kan være interesserede og/eller relevante inviteres eventuelt med i netværket.
Rådgiver er dataansvarlig i henhold til persondataloven.
Rådgiver forpligter sig desuden til konstruktivt at samarbejde med Fredensborg Kommunes øvrige interessenter og samarbejdspartnere.
Rådgiver sender statusrapport pr. kvartal. Der er en løbende dialog om effekten af markedsføring og samarbejdet.
Rådgiver skal udarbejde evaluerings- og dokumentationsrapporter og forelægge disse for Fredensborg Kommune, når projektet afsluttes, en gang årligt inden evt. forlængelse og i forbindelse med evt. aconto-afregning.
6. Tidsplan
Kontrakten indgås for og skal være gennemført i 2021. Opfølgningen af samtlige nye virksomheds kontakter skal være gennemført inden et halvt år efter kontraktudløb – forventet den 1. juli 2022.
Forlænges kontrakten til også at omfatte 2022, skal opfølgningen af samtlige nye virksomheds kontakter være gennemført inden et halvt år efter kontraktudløb – forventet den 1. juli 2023.
Forlænges kontrakten til også at omfatte 2023 skal opfølgningen af samtlige nye virksomheds kontakter være gennemført inden et halvt år efter kontraktudløb – forventet den 1. juli 2024.
7. Evt. option(er)
Ved evt. forlængelse for hhv. 2022 og 2023, drøftes det om vægtning eller udformning af de leverede ydelser (fx energitjek og dialog) skal tilpasses for bedst at opfylde boligejernes ønsker og behov.
8. Priser/honorar
Der ønskes en pris på den samlede indsats.
Tilbudspriser skal angives i danske kroner eks. moms.
I 2021 er den samlede budgetramme op til 150.000 kroner ekskl. moms..
Den totale tilbudsramme er op til 750.000 kroner ekskl. moms i årene 2021-2022-2023.
Pris er fast og indeholder alle omkostninger forbundet med at løse opgaven, dog er prisen eksklusiv moms.
Beløbet faktureres efter en nærmere aftalt betalingsplan, som harmonerer med, hvornår opgaver er afsluttet.
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto.
9. Kontaktperson
I Fredensborg Kommune er Aftalen organisatorisk forankret i Center for Byudvikling, Miljø og Erhverv, og den overordnede kontakt sker via Kommunens projektleder og kontaktperson:
Projektleder Johan Vedel
Tlf. nr.: 209599408
Mail: jove@fredensborg.dk