Ydelsen omhandler levering af konferencehåndtering, der ikke er kapacitet til at håndtere in-house. Omfanget af aftalen fordeler sig over hele landet, men ca. 80% af omsætningen estimeres at vil blive placeret i Aarhus-området. Der er tale om en frivillig aftale.
Der vil være 3 pakker, man kan benytte sig af levering på for hver delaftale. Tilbudsgiver skal kunne levere alle ydelser omfattet af nedenstående beskrivelse for hver delaftale.
Der vil være en geografisk opdeling af rammeaftalen i delaftaler, således at tilbudsgiver skal kunne levere de omfattede ydelser til enten Aarhus-området (delaftale 1) eller København/Emdrup-området (delaftale 2) og gerne begge områder. Derudover kan tilbudsgiver byde ind, hvis denne kan levere ydelserne i Herning-området (delaftale 3) og/eller Foulum-området (delaftale 4).
Pakkerne indeholder nedenstående ydelser og services:
Pakke 1:
Møde/konference
-Udarbejdelse af standardregistreringsformular som online-formular.
-Modtagelse af registreringer via nettet
-Oprettelse af særskilt e-mail adresse til det enkelte arrangement til brug for henvendelse fra deltagerne
-Modtagelse af betalinger for deltagelse som on-line betaling, bankoverførsel eller elektronisk faktura
-Registrering af data, herunder mødedeltagelse, deltagelse ved sociale arrangementer og betalinger
-Udarbejdelse af bekræftelsesbrev
-Udsendelse af bekræftelser til tilmeldte deltagere
-Besvarelse af telefoniske og skriftlige henvendelser eller annulleringer
-Registrering og bekræftelse på ændringer
-Udarbejdelse af endelig deltagerliste
-Udarbejdelse af navneskilte
-Print af navneskilte hvor holder og papir er leveret af Aarhus Universitet
-Udarbejdelse og fremsendelse af ønskede lister til arrangøren til enhver tid
-Rykkerprocedure for indbetaling af udeståender
-Efter godkendelse fra arrangøren betaling af diverse regninger
-Fremlæggelse af endeligt regnskab
Pakke 2
Hotel og socialt program
-Booking af hotelværelser, inkl. indkvartering
-Registrering af hotelplacering
-Udarbejdelse og gennemførelse af socialt program, herunder forslag til udflugt, middage, etc.
-Reservation af lokal-transport / guider / entré til events
-Udsendelse af bekræftelser til tilmeldte deltagere, inkl. hotelbooking med oplysning om ankomst og afrejsetidspunkt
-Ansvar for overholdelse af annulleringsbetingelser overfor de enkelte aftaler indgået med hoteller etc.
-Korrespondance og kontakt til hotellerne, herunder fremsendelse af overnatningslister
Pakke 3
Møde/konference med hotel og socialt program (pakke 1 og 2 sammenlagt)