Vi har behov for hoteller/konferansesteder til kurs og konferanser som vi arrangerer. Behovet gjelder både dagpakker, kurs/konferanselokaler og overnatting.
Avgrensning: Avtalen vil gjelde for våre ordinære kurs og konferanser med deltakertall på 50 og oppover. For mindre arrangementer og andre typer arrangementer (f.eks. statsborgerskapseremonier og embetets fag- og velferdsdager) står oppdragsgiver fritt til å velge andre leverandører. Det vil også være enkelttilfeller hvor vi får anledning til å benytte kommunale lokaler til dagsseminarer.
Vi vil inngå en rammeavtale på 2 år med opsjon for ytterligere 1 år. Rammeavtalen inngås f.o.m. 1. januar 2013.
Vi vil inngå avtale med 3 hoteller/konferansesteder i 3 ulike geografiske soner. Sonene er som følger:
Sone 1 (midtre sone): Kommunene Sarpsborg og Fredrikstad.
Kapasitetskrav for konferansefasilitetene: 250
Kapasitetskrav for overnatting: 170
Sone 2 (søndre sone): Kommunene Strømstad (Sverige) og Hvaler, Halden, Aremark, Sarpsborg, Fredrikstad (Norge)
Kapasitetskrav: 70 (gjelder både konferansefasiliteter og overnatting)
Sone 3 (nordre sone): Kommunene Vestby, Moss, Rygge, Råde, Våler, Skiptvet, Hobøl, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Eidsberg, Rakkestad, Marker, Rømskog.
Kapasitetskrav: 60 (gjelder både konferansefasiliteter og overnatting)
Kravene og kriteriene for hoteller/konferansesteder i sone 2 og 3 vil være noe annerledes enn for sone 1. Se pkt 3.2 og 5.2. For øvrig er behovene nærmere spesifisert i kravspesifikasjonen (bilag 1).
Et hotell kan levere tilbud kun for en av sonene.
Et hotell eller hotellkjede lokalisert i sone 1 kan levere tilbud både for sone 1 og 2, men presiser om tilbudet gis for sone 1 eller 2 eller for begge sonene. Vi inngår i utgangpunktet avtale med 3 enkelthotell. Det hotell som får avtale for sone 1 kan dermed ikke samtidig ha avtale for sone 2 fordi vi har ulike kapasitetskrav og tildelingskriterier og ønsker å ha 3 avtalehotell totalt.
Hotellkjeder bes derfor om å presisere hvilket hotell det gis tilbud for og hvilken sone det gjelder.
Hvis en hotellkjede samtidig tilbyr rabatter for øvrige hoteller i kjeden så noteres dette til bruk for evt kjøp av hotelltjenester utenom avtalen, dvs utenom de nevnte soner eller når det er under 50 deltagere eller andre typer arrangementer enn de ordinære (jf avgrensning angitt innledningsvis i pkt 1.2).
Omfang: Omfanget kan variere mye fra år til ut fra hvilke nasjonale satsninger og tiltak Fylkesmannen får ansvar for. Basert på erfaringstall og prognoser for de kommende tre år kan følgende omfang antydes:
Sone 1 (midtre sone): Kjøp av tjenester på om lag 4,5 mill inkl mva for en 3-årsperiode
Sone 2 (søndre sone): Kjøp av tjenester på om lag 1,0 mill inkl mva for en 3-årsperiode
Sone 3 (nordre sone): Kjøp av tjenester på om lag 0,8 mill inkl mva for en 3-årsperiode
Totalt: Om lag 6,3 mill inkl mva for en 3-årsperiode.
Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk, med elektronisk signatur, via Mercell-portalen, www.mercell.no, innen tilbudsfristen.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp).
Har du noen spørsmål vedrørende dette anbudet, må disse stilles i kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, eller hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support:
Tlf: + 47 21 01 88 60 eller e-post: support@mercell.com.
Det anbefales at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra innkjøper som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før fristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det siste leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.