Baggrund
Aarhus Byråd besluttede den 29. februar 2012 at nedsætte et Styreforms- og Strukturudvalg til at behandle en række udvalgte emner. Ifølge byrådsbeslutningen omfatter udvalgets arbejde følgende 4 te-maer,
1. ”… den mest hensigtsmæssige organisering af driften i Aarhus Kommune”
2. ”en ny opbygning af strukturen…”
3. ”… byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår”
4. Forholde sig til et lovudkast vedrørende en ny styreform, såfremt det måtte blive fremsat
Den udbudte genstand
Dette udbud relaterer sig til ”Den mest hensigtsmæssige organisering af driften”.
Styreforms- og Strukturudvalget er blevet præsenteret for resultatet af en forudgående analyse af de 13 hjælpefunktioner; HR, IT, økonomi, presse, kommunikation, ledelsesinformation, indkøb, udbud, juridisk rådgivning, bygningsfunktioner, erhvervsservice, borgerservice, overordnet fysisk planlægning og udvikling af kommunen, jf. prækvalifikationsbetingelserne bilag 3.
Den 11. juni 2012 har Styreforms- og Strukturudvalget på baggrund af analysen truffet beslutning om at gennemføre denne udbudte nærmere analyse af udvalgte hjælpefunktioner.
Følgende hjælpefunktioner indgår i den udbudte analyse:
• En undersøgelse af den administrative opgavevaretagelse ift. økonomi, HR og medarbejderrettet kommunikation med udgangspunkt både i et institutionsperspektiv og det hensyn, at Aarhus Kommune er en politisk ledet organisation.
• En samlet undersøgelse af indkøb, udbud og juridisk rådgivning. Vedrørende indkøb skal der tages udgangspunkt i de analyser*, der tidligere er gennemført på området og sættes særligt fokus på implementering.
*Der er tale om hhv. en business case for indkøbsområdet og en beskrivelse af processer på indkøbsområdet begge fra 2011, som den vindende tilbudsgiver vil få udleveret.
Styreforms- og Strukturudvalget har besluttet, at den udbudte analyse skal understøtte følgende tre effekter:
• Lokalt beslutningsrum og lokale beslutningsprocesser
• Innovation
• Effektivisering
Aarhus Kommune har et beløb på maksimalt kr. 1.000.000,00 ekskl. moms til rådighed til analysens udførelse, hvorfor dette beløb udgør den øverste ramme for det enkelte tilbud. Tilbud på over kr. 1.000.000,00 ekskl. moms vil blive anset for at være ukonditionsmæssige.
Den udbudte opgave skal afleveres senest den 21. november 2012.
Kommissoriet for udvalgets arbejde i relation til den udbudte analyseopgave bestemmer, at
”Udvalget skal vurdere den mest hensigtsmæssige organisering af en række funktioner i kommunen. Dette skal ske på baggrund af en analyse af, hvordan en række tværgående funktioner kan løses så:
• servicen til borgerne kan understøttes,
• det lokale råderum bredt set tilgodeses,
• og kommunens vækst understøttes på den bedst mulige måde.
Arbejdet indledes med en foranalyse (…) med henblik på, at udvalget kan prioritere et antal hjælpefunktioner, som i dag løses af en eller flere magistratsafdelinger, der nærmere skal undersøges i en første fase. (…).
Foranalysens konklusioner forelægges direktørgruppen til kommentering, hvorefter afrapportering forventes foretaget til udvalget 11. juni 2012 med henblik på en prioritering af emner til den egentlige analyse. (…).
I udvalgets beslutning om den mest hensigtsmæssige organisering kan følgende hensyn indgå:
• Demokrati, herunder det lokale beslutningsrum og beslutningsprocesser
• Mindst muligt bureaukrati
• Fælles ledelse
• Effektivitet
• Innovation
• Faglig synergi, specialisering og kvalitet
• Nærhed til borgerne
• Fælles/lokal udførelse
• Større/mindre decentralisering
• Ens løsninger på tværs/tilpassede løsninger lokalt
• Daglig drift/strategisk udvikling
Udvalget skal forholde sig til den organisatoriske forankring ved en eventuel samling af hjælpefunktionerne herunder muligheden for klyngesamarbejde. (…).”