1. Inbjudan att lämna anbud
Sametinget inbjuder härmed Er till att komma med anbud till denna upphandling, digital plattform/marknadsplats för samiska företag
2. Information om upphandlingen
2.1 Allmän information om Sametinget
Sametinget, som inrättades 1993 efter beslut av riksdagen är till sin konstruktion både en statlig myndighet och ett samiskt parlament. Det övergripande målet för Sametinget enligt sametingslagen är att verka för en levande samisk kultur och ta initiativ till verksamheter och föreslå åtgärder som främjar denna kultur. I sametingslagen stadgas Sametingets uppgifter. (Länk till sametingets hemsida)
Till Sametingets uppgifter hör särskilt att:
- Besluta om fördelningen av statens bidrag och medel ur Samefonden samt andra medel som ställs till samernas gemensamma förfogande
- Utse ledamöter i Sameskolstyrelsen
- Fastställa mål för och leda det samiska språkarbetet
- Medverka i samhällsplaneringen och bevaka att samiska behov beaktas, däribland rennäringens intressen vid utnyttjandet av mark och vatten
- Informera om samiska förhållanden
- Utföra de övriga uppgifter som ankommer på Sametinget enligt lag eller annan författning.
Sametingets kansli är placerat i Kiruna, med lokalkontor i Östersund, Jokkmokk och Tärnaby. Medelantalet anställda för år 2020 var 57 st. Mer information om Sametinget finns på myndighetens hemsida
www.sametinget.se. Upphandlande enhet
Sametinget, Box 90, 981 22 Kiruna.
Besöksadress: Adolf Hedinsvägen 58
Telefon 0980-780 30
Telefax 0980-780 31
Organisationsnummer: 202100-4573
Syfte och mål med uppdraget
Målet är att öka de samiska företagens konkurrenskraft genom att skapa och tillhandahålla en digital handelsplats och gemensamma lösningar för marknadsföring och logistik. Den digitala handelsplatsen kommer att bidra till de samiska företagens omställning, dels gällande omställning av marknad och dels den digitala omställningen.
Bakgrund till uppdraget
Det samiska näringslivet består till största delen av mikroföretag, ofta i glesbygd och många gånger med en kombination av näringar och tjänsteverksamhet för att en företagare ska kunna försörja sig. Småskalighet och lokal förankring är positiva egenskaper vid försäljning på den lokala marknaden även om det finns företag som säljer varor och tjänster på både en nationell och internationell marknad. Efterfrågan är generellt stor på lokalproducerad, ekologisk och klimatsmart mat och de samiska företagen är spridda över hela Sápmi. De flesta är mikroföretag och har ingen försäljningsorganisation bakom sig.
De samiska företagen har nått olika långt i sin digitala mognad och en del företag är redan etablerade på den digitala marknaden. Corona-pandemin har dock förändrat marknaden radikalt och företagens ordinarie analoga/fysiska försäljningskanaler har stängts eller pausats. Gemensamt för de samiska företagen är att de behöver ställa om, öka synligheten och hitta nya/flera marknader. Coronapandemin har för alltid förändrat köpmönstret hos människor och de samiska företagen behöver växla upp sin verksamhet till att medverka även på den digitala marknaden. Att samla olika samisk företagsamhet på ett och samma ställe som en galleria skulle innebära ett ökat synliggörande av den samiska marknaden, tillgång till nya kunder och i förlängningen bidra till återhämtning och ökad konkurrenskraft. Sammantaget visar det att behovet att hitta nya marknader och försäljningskanaler är det största och mest akuta behovet, men på sikt tillkommer även behovet av marknadsföring och logistiklösningar.
En gemensam samisk digital marknadsplats synliggör inte bara de samiska företagen utan hjälper till att lyfta samisk företagsamhet med unika produkter, något som inte är möjligt utan en gemensam plattform. Den digitala marknadsplatsen kommer också att kommer att vara positiv ur ett hållbarhetsperspektiv då omställning till digital försäljning även minskar belastningen på miljön.
Anbudsprövning
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skallkrav, börkrav eller som en begäran att anbudsgivaren bör ange eller beskriva någonting (klassificeras som börkrav). Skallkraven måste vara uppfyllda för att anbudet ska behandlas av Sametinget (kvalifikationskrav). Börkraven är viktiga att uppfylla och kommer att användas vid jämförelsen anbuden emellan (utvärderingskrav). Börkraven är därför avgörande vid anbudsutvärderingen.
För att Sametinget ska kunna bedöma till vilken grad ett anbud uppfyller ställda krav skall anbudsgivaren ge tydliga och fullständiga svar på samtliga krav och frågor.
Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas.
Obligatoriska krav på tjänsten
Allmänna förutsättningar
Sametinget har redan gjort en utredning kring vilket behov som de samiska företagen har och den visar att en marknadsplats typ ”shop in shop” inte är aktuellt. En av anledningarna till detta är att det inte är möjligt att ha gemensam betalfunktion eller lager- och frakthantering. De samiska företagen finns i hela den samiska regionen och har olika behov av lösningar. Företagen är företrädesvis mikroföretagare.
Sametinget äger redan domännamnet Bovre.se. Det är utifrån denna domän som en marknadsplats ska skapas, med de samiska företagen som ”butiker”. Varje företag får alltså en subdomän.
De företag som kommer att ansluta sig har kommit olika långt i sin digitala mognad. De prioriterade företagen är de som inte återfinns digitalt idag. Dock kommer en del företag som redan har en fungerande hemsida och E-handel vilja ansluta sig. Det måste vara möjligt att erbjuda plats för båda typer. Företagen kommer att sälja både varor och/eller tjänster.
Specifika krav (ska-krav)
Uppdraget går ut på att:
- Skapa en digital marknadsplats med startsida och underliggande E-handelslösningar för varje enskilt företag.
- Varje företag erbjuds ett basutbud - e-handel (produktutbud) avseende både varor och tjänster med
betalningslösning (t.ex. swish, kort eller Klarna).
- Marknadsplatsen ska initialt erbjuda 40 företag plats, med möjlighet att bygga ut till ett 100-tal företag.
- Möjlighet att även erbjuda företag med befintlig E-handel utrymme på marknadsplatsen
Funktioner som krävs (ska krav):
Administration - Hantering av subdomäner och DNS-pekning via Loopia, ex. upplägg av nya subdomäner och länkning
Administration/teknik - Leverantören står för webserver och hosting fram till 1/1 2024 med möjlighet till färlängning på halvårsbasis, därefter ska plattformen kunna migreras till annan parts webserver
Kapacitet/ Funktionalitet – Marknadsplatsen ska klara av medel till hög belastning med trafik, den ska även klara av en mängd olika produkter och tjänster som de olika företagen kommer erbjuda. Den ska vara enkel för företagen att lära sig och sköta.
Integration – Vissa företag som ska ansluta till plattformen har redan E-handel. Det ska finnas möjlighet för dessa företags webbsidor och E-handel att integerars med den nya marknadsplatsen.
Lagerhantering – Plattformen behöver ha funktion för lagerhantering
Betalalternativ – Plattformen ska ha stöd för de populäraste betalalternativen för e-handel, så som Klarna, Swish, Svea Checkout m.m. Varje företag i plattformen ska ha en separat betallösning – alltså ingen gemensam betallösning
Användarvänlighet – Plattformen ska vara beprövad inom e-handel och vara lätt för kunderna att navigera och använda.
Design – Leverantören ska använda den grafiska profil som Sametinget arbetar med. Det kan gälla färger, typsnitt, tonalitet, grafik m.m. Men leverantörens egna kunskaper inom UX-design ska ligga som grund.
Underhåll – Leverantören ska sköta undehållet av plattformen och allt som kommer med det. Leverenatören ska i sitt pris skriva med vad det kostar att hålla plattformen, och dess plug-ins/integrationer, uppdaterat. Levernatören ska också sköta säkerheten med sidan och vara kontaktperson och lösa om plattformen går ner/får virus/på något vis inte fungerar korrekt.
Drift – Plattformen ska ha en minimum tillgänglighet på 99,9 %. ev vite behövs ses över av jurist
Licens/Support – Leverantören ska i sitt pris skriva med vad olika licenser och support för marknadsplatsen/programmen/integrationerna kostar. Inga övriga kostnader förutom de som redovisas får tillkomma. Avtalet behöver förnyas årligen.
Utbildning – Leverantören ska tillhandahålla en grundutbildning hur marknadsplatsen för e-handeln fungerar. Den ska täcka uppgifter som:
-Lägga in/ta bort/redigera produkter
-Byta enklare texter och bilder
-Lagerhanteringen online
Övriga administrativa uppgifter som företagen behöver veta om deras e-handel och system.
Ev tillkommande kostnader för de anslutna företagens webshopar
Möjligt för företag att ansluta sig under tiden – Det ska vara möjligt för fler företag att få sina egna e-handlar och ansluta sig till plattformen efter att den är färdigställd.
Flera språk
Möjligt i framtiden att bygga ut för en internationell marknad. Det innebär att man ska kunna välja språk på startsidan.
Frakt – Plattformen ska ha stöd för olika fraktalternativ som idag finns för e-handlar. Företagen ska själva få välja de alternativ som passar bäst för deras verksamhet beroende på företagets geografiska läge samt möjligheter.
Pris
Priset för upphandlingen får vara högst 700 000 kronor exklusive moms. Leverantören ska ange ett totalpris för utförande av uppdraget. I priset ska alla kostnader som är förenade med uppdraget ingå. Inga övriga kostnader få tillkomma.
Genomförande
Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt kapitel 19 i lagen (SFS 2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). LOU reglerar strikt hur upphandlingar skall genomföras. Det är därför av mycket stor vikt att anbuden är korrekta och kompletta vid inlämnandet.
Leverans av uppdraget
Uppdraget skall påbörjas direkt efter undertecknande av avtalet och gäller t.o.m. 2023-02-28. Leverans av plattform skall ske senast 2022-12-31 Implementering av företag till plattformen skall vara avslutad senast 2023-02-28. Därefter påbörjas drift av plattformen.
Avstämning med Sametinget kommer att ske vid två tillfällen - november 2022, vid leverans av plattform samt januari. Slutrapport skall levereras i samband med slutdatum.
Avtalstid
Detta avtal (med Sametinget) gällande skapande och utformning av plattform gäller i fyra månader, från och med att avtalet är undertecknat av båda parter och gäller till och med 2023-02-28. Därefter kommer nytt avtal att tecknas med annan aktör.
Tidsplan
Sista dag för att inkomma med anbud: 2022-10-04 kl. 23.59
Sista dag för frågor: 2021-10-02-17.00
Omfattning
- Anbud enligt denna anbudsförfrågan ska lämnas på hela uppdraget.
- Ifall anbudslämnaren väljer att anlita underleverantörer skall det av anbudet klart framgå vilka delar som ska utföras av
dessa samt vilka underleverantörerna är.
- Underleverantörer ska beskrivas på samma sätt som anbudsgivaren gällande exempelvis leverantörskvalificeringen.
Krav på leverantören
För att anbud skall kunna antas ställs vissa formella krav på anbudsgivaren.
En anbudsgivare är diskvalificerad om han inte uppfyller kraven avseende uteslutningsgrunder i kapitel 13, LOU:
- Brott (1§)
- Obetalda Skatter och socialförsäkringsavgifter (2§)
- Missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet (3§)
Om en leverantör ej uppfyller de formella kraven kommer Sametinget ej att utvärdera dennes anbud. För att Sametinget ska kunna försäkra sig om att anbudsgivaren inte ska vara föremål för uteslutning enligt ovan, kommer uppgifter om anbudsgivaren har skulder för skatter och avgifter hämtas in.
Anbudsgivaren skall även sända in följande dokument
Intyg om registrering hos Bolagsverket
Registreringsbevis från Bolagsverket skall bifogas anbudet. (konkurs, tvångsförvaltning, likvidation, ackordsuppgörelse mm)
Intyg om att person i ledande ställning hos anbudsgivaren inte är belagd med näringsförbud
- Intyg från Bolagsverket om att personer i ledande ställning hos anbudsgivaren inte är belagda med näringsförbud skall bifogas anbudet.
- Intyg om att person i ledande ställning inte är dömd för brott enligt kapitel 13 §1 punkt 1-6, LOU.
- Behörig firmatecknare hos anbudsgivaren skall bifoga en undertecknad försäkran att personer i ledande ställning inte är dömda för brott i
enlighet med Kapitel 13 §1 punkt 1-6, LOU.
- Intyg om att person i ledande ställning inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen
- Behörig firmatecknare hos anbudsgivaren skall bifoga en undertecknad försäkran att personer i ledande ställning inte är dömda för brott
avseende yrkesutövningen.
- Årsredovisning - Kopia på anbudsgivarens senaste reviderade årsredovisning.
Ansvarsförsäkring
Anbudsgivare skall redovisa att den har en ansvarsförsäkring för offererad verksamhet genom att bifoga ett intyg.
Krav avseende ekonomiskt resultat
För att bedöma att de antagna företagen har en stabil ekonomi skall organisationens senaste reviderade årsredovisning sändas in.
Övriga skall-krav
- Leverantören skall bifoga en företagspresentation - max tre A-4 sidor - som bilaga till anbudet.
- Personal som utför uppdraget skall kunna tala, skriva och förstå det svenska språket.
- Alla skall-krav i bilagan avseende kravspecifikationen måste vara uppfyllda (teknisk förmåga, kapacitet mm).
Kompetens och erfarenheter (Bör-krav)
Du ska ha dokumenterad kompetens och erfarenhet av området som upphandlingen avser och visa detta genom att ange referensuppdrag där uppdraget har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling. Erfarenheten ska styrkas genom att Du ska ange minst två referensuppdrag. Du ska lämna in erfordeliga dokument som styrker ovanstående som t.ex CV, intyg, behörighet, licens, utbildning mm.
Uppdragen får inte vara äldre än två år från sista anbudsdag. Uppdrag ska vara genomförda innan sista anbudsdag.
För varje referens ska anges:
- Referensens arbetsgivare, kontaktperson, kontaktuppgifter, kort beskrivning och tidpunkt för genomförande.
Referensuppdragen ska avse olika uppdragsgivare. Sametinget förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte. Beställarens egna erfarenheter kan värderas som referens.
Du ansvarar för att kontaktpersonerna för uppdragen är vidtalade och går att nå på angivna kontaktuppgifter samt har möjlighet att bekräfta referensuppdraget.
Vid referenstagning ska angivna referenser anse att projektet var väl genomfört.
Sametinget kommer vid behov kontakta referenserna för att kontrollera uppgifterna.
Urval av anbud
Sametinget kommer att anta anbudet som bäst uppfyller kompetenskravet och till lägst pris.
Anbudets form
Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor och svar hanteras via Mercell Direktupphandling.
Om du har frågor eller behöver teknisk support kan du kontakta Tendsign per E-post:
tendsignsupport@mercell.com Supporten är öppen vardagar 07.00 – 17.00
Sekretess:
Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.