Oppdragsgiver inngår rammeavtale om levering av kurs- og
konferansetjenester med tilhørende fasiliteter i Kristiansand sentrum. Også overnatting på stedet inngår når det er behov for det i tilknytning til et arrangement.
Behovet for kjøp av tjenesten vil variere fra å avvikle alt fra korte
møter til konferanser/seminar med varighet over flere dager. I noen tilfeller
vil oppdragsgiver arrangere i sammen med andre kommuner, staten,
organisasjoner osv. Når oppdragsgiver er ansvarlig for koordinering av
et arrangement, vil denne avtalen være gjeldende så sant valgt leverandør kan imøtekomme
de krav som er tilstede for det aktuelle arrangement.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å
inngå avtaler med 3 leverandører i prioritert rekkefølge
innenfor tjenestegruppen.
Oppdragsgiver må ved avrop velge den leverandøren som står
øverst på listen i den aktuelle kategorien som etterspørres. Dersom denne
leverandøren ikke kan tilby lokaler iht. krav på angitt konferansedato, kan
bestiller gå videre til neste leverandøren på listen osv.
I de tilfeller hvor antall deltakere overstiger kapasitet
hos alle avtaleleverandørene, står oppdragsgiver fritt til å innhente tilbud
til andre aktører i markedet som leier ut lokaler. Oppdragsgiver skal før slikt
unntak gjøres gjeldende ha forespurt alle avtaleleverandørene.
Ved arrangementer der deltakerantallet er estimert til over 200 personer kan oppdragsgiver velge om de vil gå ut med egen konkurranse for anskaffelsen, eller om valgte leverandører skal kontaktes i rangert rekkefølge i for å se om de har kapasitet til å ta arrangementet.