KEEMILISE JA BIOLOOGILISE FÜÜSIKA INSTITUUT - Tender

Kinnitatud KBFI direktori

10. detsembri 2013.a käskkirjaga nr 26

Keemilise ja Bioloogilise Füüsika Instituudi hankekord

I Üldsätted

§ 1. Korra eesmärk

(1) Käesolev hankekord (edaspidi: kord) reguleerib riigihangete ettevalmistamist ja läbiviimist ning riigihangetest tulenevate hankelepingute sõlmimise ja täitmise järelevalve erisusi Kee- milise ja Bioloogilise Füüsika Instituudis (edaspidi: KBFI või instituut).

(2) Riigihangete korraldamisel juhindub KBFI  riigihangete seadusest (edaspidi RHS) ja selle

alusel välja antud teistest õigusaktidest ning käesolevast korrast.

(3) Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel tuleb sõltumata hankelepingu makusmusest järgida

RHS-s sätestatud riigihanke üldpõhimõtteid.

§ 2. Riigihanke mõiste

(1)  Riigihankeks on asjade ostmine, teenuste tellimine, ideekonkursside korraldamine, ehitus- tööde tellimine ja ehitustööde ning teenuste kontsessioonide andmine hankija poolt, samuti ehitustööde tellimine ehitustöö kontsessionääri poolt.

(2)  Riigihanget ei või jaotada osadeks riigihanke teostamiseks kehtestatud korra või nõuete ei- ramiseks, eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama ees- märgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd.

§ 3. Riigihangete läbiviijad

(1)  Instituudi nimel rahaliste kohustuste võtmise, sealhulgas riigihanke korraldamise otsustami- se ja lepingu sõlmimise õigus on direktoril, kes võib selle õiguse delegeerida asedirektorile või muule isikule (edaspidi: volitatud isik).

(2)  Riigihangete alast tegevust instituudis juhib asedirektor, kes korraldab:

1) riigihangete plaani koostamist;

2) struktuuriüksuste nõustamist riigihangete ettevalmistamisel;

3) riigihangete toimikute pidamist ja vastutab riigihangete aruandluse eest.

(3)  Riigihanke algataja käesoleva korra mõistes on asedirektorid ja struktuuriüksuste juhid.

(4)  Riigihanke korraldamise eest vastutav isik (edaspidi vastutav isik) on üldjuhul arendustege- vuse koordinaator (edaspidi: arenduskoordinaator). Vastutavaks isikuks võib volitatud isiku loal olla ka instituudi muu töötaja. Riigihanke eest vastutav isik on üldjuhul ka hankelepingu täitmise eest vastutav isik.

§ 4. Struktuuriüksuse juht

(1)  Struktuuriüksuse juht vastutab riigihangete seaduse ja käesoleva korra järgimise eest oma juhitavas struktuuriüksuses, algatab vajadusel riigihanke ning vastutab algatustaotluses esita- tud andmete õigsuse eest.

(2)  Struktuuriüksuse, mille tegevuseks vajaliku asja ostetakse või teenust tellitakse, juht vastu- tab üldjuhul hanke sisulise osa (hangitava teenuse või seadme tehniline või funktsionaalne kirjeldus jmt) eest.

(3)  Juhul kui lõikes 2 nimetatud vastutus on pandud kellelegi teisele, näidatakse see ära hanke- plaanis.

§ 5. Korra rakendamine ja piirmäärad

(1)  Korra III peatükis sätestatud riigihangete teostamise üldkord kehtib riigihangete suhtes, mil- le eeldatav hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste ning ideekon- kursi korral 40 000 eurot või enam, ehitustööde hankelepingu ja ehitustööde kontsessiooni korral 250 000 eurot või enam.

(2)  Korra IV peatükis sätestatud lihthanke kord kehtib riigihangete suhtes, mille hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste ning ideekonkursi korral vähe- malt 10 000 eurot, kuid vähem kui 40 000 eurot, ehitustööde hankelepingu ja ehitustööde kontsessiooni korral vähemalt 30 000 eurot, kuid vähem kui 250 000 eurot ning RHS §-s 19 sätestatud lihtsustatud korras teenuste tellimisel.

(3)  Korra IV peatükis sätestatud lihthanke korda rakendatakse ka riigihangetele alla lihthanke

piirmäärade.

(4)  Käesolevas korras sätestatud riigihanke menetlusi ei rakendata, kui hangitakse RHS §-s 14 eranditena sätestatud asju ja teenuseid, s.h teadus- ja arendusteenuseid. Erandi kasutamine otsustatakse volitatud isiku motiveeritud käskkirjaga. Nimetatud juhtudel peab struktuuri- üksuse juht tagama lepingu sõlmimise vastavalt kehtivale korrale.

II Riigihanke plaan

§ 6. Hankeplaan

(1)  Asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks eeldatava maksumusega ilma käibemaksuta alates

10 000 eurost ning ehitustööde tellimiseks eeldatava maksumusega ilma käibemaksuta alates

30 000 eurot kinnitatakse direktori käskkirjaga 1 kuu jooksul peale instituudi eelarve vastu- võtmist iga-aaastane hangete plaan (edaspidi: hankeplaan). Hankeplaani täiendatakse vasta- valt vajadusele.

(2)  Hankeplaanis näidatakse:

1) ostetava asja või tellitava teenuse nimetus;

2) hanke eeldatav maksumus ja finantseerimise allikas (allikad);

3) hanke algamise aeg kuu täpsusega;

4) lepingu eeldatav täitmise tähtaeg;

5) hanke korraldamise eest vastutav isik;

6) hankemenetluse liik;

7) hankelepingu täitmise eest vastutav isik.

§ 7. Hankeplaani koostamine

(1)  Hangete kavandamiseks esitavad algatajad kirjalikud taotlused jooksval aastal struktuuriük- suses kindlasti teadalolevate riigihangete kohta hiljemalt 1 kuu jooksul peale eelarveaasta algust asedirektorile.

(2)  Arenduskoordinaator koostab kahe nädala jooksul hankeplaani esialgse kavandi, mis peale kooskõlastamist struktuuriüksuste juhtidega esitatakse direktorile kinnitamiseks.

(3)  Pärast hankeplaani kinnitamist on õigus alustada asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks vajalike toimingute tegemist.

§ 8. Riigihanke korraldamise ja hankelepingu täitmise eest vastutav isik

Vastutav isik:

1) teeb hanke väljakuulutamiseks vajalikud toimingud;

2) teeb vajalikud toimingud ja kanded riigihangete registris (sisestab hanketeade, eelteate, vabatahtliku teate, hanke aruande, aruande lisa jne);

3) korraldab hankedokumentide (edaspidi HD) väljastamise ja pakkumuste vastuvõtmise,

s.h e-menetluse korral;

4) vastutab RHS-s sätestatud tähtaegadest kinnipidamise eest;

5) korraldab pakkujate esitatud küsimustele ja selgitustaotlustele vastamise;

6) teavitab pakkujaid hankija otsustest;

7) korraldab hanke dokumentatsiooni süstematiseerimise ja säilimise;

8) juhib taotlejatega peetavat dialoogi ja pakkujatega peetavaid läbirääkimisi, allkirjastab dialoogi ja läbirääkimiste protokollid;

9) jälgib hankelepingu korrektset täitmist.

III Riigihanke üldkord

§ 9. Riigihanke läbiiviimise komisjon

(1)  Asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks eeldatava maksumusega ilma käibemaksuta alates

40 000 eurot ning ehitustööde tellimiseks eeldatava maksumusega ilma käibemaksuta alates

250 000 eurot moodustatakse nõuandva õigusega vähemalt kolmeliikmeline riigihanke ko- misjon. Alla nimetatud summasid jäävate eeldatavate maksumustega hangete korraldamisel võidakse komisjon moodustada.

(2)  Komisjoni kuulub alati üks administratsiooni esindaja.

(3)  Komisjon:

1) koostab pakkujatele osalemise tingimused ja hankedokumendid;

2) avab pakkumised ja viib läbi pakkumuste hindamise;

3) teeb volitatud isikule ettepanekud pakkujate hankementluselt kõrvaldamise, kvalifitsee- rimise ja mittekvalifitseerimise, pakkumuste vastavaks ja mittevastavaks tunnistamise, eduka pakkumuse väljaselgitamise ja hankemenetluse lõpetamise otsuste tegemiseks.

(4)  Komisjoni juhib ja tööd korraldab riigihanke eest vastutav isik. Komisjoni koosolekud pro- tokollitakse.

(5)  Kui komisjoni ei moodustata, täidab komisjoni ülesandeid riigihanke eest vastutav isik.

(6)  Riigihanke hanketeate, tehnilise kirjelduse ja hindamiskriteeriumid koostab riigihanke eest vastutav isik  või  hangitavat asja või teenust hästi tundva isiku abil.

§ 10. Hankemenetlus

(1)  Hankemenetluse korraldamiseks valmistab riigihanke algataja koos arenduskoordinaatoriga ette volitatud isiku käskkirja hankemenetluse korraldamise kohta. Käskkirjas näidatakse ära:

1) ostetava asja või tellitava teenuse võimalikult täpne nimetus;

2) piiratud hankemenetluse ja võistleva dialoogi puhul menetluse liigi valiku põhjendus;

3) riigihanke eest vastutav isik;

4) riigihanke komisjoni koosseis;

5) hankelepingu eeldatava täitmise tähtaeg;

6) hankedokumentide kinnitamine käskkirja lisana, s.h avatud ja piiratud hankemenetluse

ning võistleva dialoogi puhul hankelepingu projekt.

(2)  Juhul kui riigihange ei kajastu hankeplaanis, lisatakse käskkirjale seletuskiri, milles selgita- takse hanke korraldamise vajalikkust.

(3)  Pärast käskkirja allkirjastamist viib riigihanke komisjon või, juhul kui komisjoni ei moodus-

tatud, vastutav isik läbi hankementluse vastavalt RHS-le.

(4)  Pakkujate hankementluselt kõrvaldamine, kvalifitseeriminee ja mittekvalifitseerimine, pak- kumuste vastavaks ja mittevastavaks tunnistamine, eduka pakkumuse väljaselgitamine ja hankemenetluse lõpetamise otsuste tegemine toimub riigihanke komisjoni või vastutava isi- ku motiveeritud ettepanekul volitatud isiku käskkirjaga.

§ 11. Hankeleping

(1)  Hankelepingu pooled võivad vormistada hankelepingu eraldi dokumendina. Hankeleping

sõlmitakse kirjalikus vormis kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt

10 000 eurot.

(2)  Hankeleping asjade ostmiseks maksumusega alates 4 000 eurost (käibemaksuta) või teenuste tellimiseks maksumusega alates 1 500 eurost, v.a osavõtt avatud koolitustest, sõlmitakse kir- jalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Leping teenuse tellimiseks tuleb sõltumata maksumusest sõlmida kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis juhul kui poolte ühesuguse arusaama tagamiseks on oluline teenuse olemuses eelnevalt kir- jalikult kokku leppida.

(3)  Pooled ei alusta lepinguliste kohustuste täitmise ega tee muid lepingust tulenevaid toimin- guid enne lepingu mõlemapoolset allkirjastamist. Leping allkirjastatakse üldjuhul digitaal- selt.

(4)  Leping jõustub selle sõlmimisest. Leping loetakse sõlmituks pärast seda kui viimane lepin- gupooltest on selle allkirjastanud.

§ 12. Raamleping

(1)  Raamleping käesoleva korra tähenduses on riigihanke tulemusena tekkiv hankija poolt ühe või mitme isikuga sõlmitud leping, millega kehtestatakse lepingu kehtivusaja vältel selle alusel sõlmitavaid hankelepinguid reguleerivad tingimused eelkõige kas hinna või hinna ja ettenähtud koguste või mahtude kohta.

(2)  Üleinstituudilised raamlepingud võidakse sõlmida:

1) kantseleitarvete ja mööbli ostuks;

2) infotehnoloogiavahendite ostuks;

3) koristus- ja puhastusteenuste tellimiseks;

4) reisiteenuste tellimiseks;

5) kindlustusteenuste tellimiseks;

6) muude asjade ja teenuste ostmiseks lähtudes hankeplaanist.

(3)  Raamlepingule kohaldatakse hankelepingu kohta käivaid sätteid.

§ 13. Hankelepingu sõlmimine eduka pakkujaga

(1)  Hankelepingu eduka pakkujaga sõlmib volitatud isik mitte varem kui 14 päeva möödudes arvates pakkumuse edukaks tunnistamise teate edastamisest, kuid mitte enne pakkumuse vastuvõtmist. Edukas pakkumus loetakse vastuvõetuks 14 päeva möödumisel arvates selle edukaks tunnistamisest.

(2)  Hankelepingu võib sõlmida vahetult pärast pakkumuse eduaks tunnistamist RHS § 28 alusel toimunud väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankementluse korral või juhul kui hanke- menetluses esitas pakkumuse ainult üks pakkuja.

(3)  Hankelepingus ei lepita üldjuhul kokku ettemaksu tegemises kui pakkujal esinevad makse- häired. Ettemaksu tasumisel tuleb üldjuhul nõuda teiselt lepingupoolelt pangagarantii või muu tagatise esitamist.

(4)  Hankelepingut ei sõlmita, kui pakkujal on õigusaktidest tulenevate riiklike maksude, tema elu- või asukoha kohalike maksude või sotsiaalkindlustuse maksete võlg (maksuvõlg). Mak- suvõla ja maksehäire olemasolu kontrollib raamatupidamine.

§ 14. Aruandlus

Riigihanke eest vastutav isik esitab riigihanke aruande ja aruande lisad riigihangete registrile

vastavalt RHS nõuetele.

IV Riigihanke korraldamine lihtsustatud korras

§ 15. Lihthanke üldpõhimõtted

(1)  Riigihangete korral, mille eeldatav maksumus eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste ning ideekonkursi korral 10 000 kuni 40 000 eurot, ehitustööde hankele- pingu ja ehitustööde kontsessiooni korral vähemalt 30 000 kuni 250 000 eurot tuleb järgida RHS sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, tagades olemasolevat konkurentsi ära kasutades rahaliste vahendite kõige otstarbekam ja säästlikum kasutamine ning riigihan- ke läbipaistvus ja kontrollitavus.

(2)  Lihthange korraldatakse vastavalt RHS § 182  sätetele. Lihthange algab lihthanke teatega

riigihangete registris ja lõpeb vastavalt RHS § 29 lõikele 3.

§ 16. Lihthanke menetlus

(1)  Lihthanke  korraldamiseks  valmistab  riigihanke  algataja  ette  volitatud  isiku  käskkirja  ja

koostab selle lisaks oleva lihthanke dokumendi. Käskkirjas näidatakse ära:

1) ostetava asja või tellitava teenuse nimetus;

2) finantseerimisallikas (-allikad);

3) hankelepingu eeldatava täitmise tähtaeg;

4) lepingu eeldatav maksumus;

5) hnake eest vastutav isik, vajadusel hankekomisjoni koosseis.

(2)  Juhul kui riigihange ei kajastu hankeplaanis, lisatakse käskkirjale seletuskiri, milles selgita- takse hanke korraldamise vajalikkust.

(3)  Pärast käskkirja allkirjastamist viib riigihanke komisjon või, juhul kui komisjoni ei moodus- tatud, vastutav isik läbi hankementluse vastavalt RHS-le, s.h sisestab teate ja lihthanke do- kumendi registrisse, valmistab ette volitatud isiku käskkirjade ja hankelepingu projektid jne ning teavitab pakkujaid viivitamata, kuid mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul, vastuvõetud otsustest.

(4)  Lihthanke teates määratakse pakkumuste esitamiseks mõistlik tähtaega, mis ei või olla lü- hem kui 4 tööpäeva. Juhul kui teenuse tellimisel võimaldatakse läbirääkimisi, sätestatakse see lihthanke teates ning läbirääkimiste kord määratakse lihthanke dokumendis.

(5)  Leping eduka pakkujaga sõlmitakse mitte enne 8 tööpäeva möödumist arvates pakkumuse edukaks tunnistamise kohta teate edastamisest, välja arvatud juhul kui pakkumuse esitas anult üks pakkuja.

(6)  Riigihanke aruande esitab vastutav isik.

§ 17. Lihtsustatud korras tellitavad teenused (RHS § 19)

(1)  Hankija ei ole kohustatud korraldama RHS sätestatud korras hankemenetlust teenuste han- kelepingu sõlmimisel, mille eeldatavast maksumusest rohkem kui 50 protsenti moodus- tavad ühtse riigihangete klassifikaatori (CPV) määruse VII lisas nimetatud teenused.

(2)  Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimisel tuleb järgida RHS § 19 sätestatut, RHS § 3 sätestatud riigihanke korraldamise põhimõtteid ning juhinduda käesoleva korra peatükist III.

(3)  Lihtsustatud korras tellitava teenuse leping maksumusega käibemaksuta üle 10 000 euro

tuleb sõlmida kirjalikult.

§ 18. Asjade ostmine ja teenuste tellimine maksumusega alla riigihangete piirmäärasid

(1)  Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel maksumusega käibemaksuta alla vastava riigihanke piirmäära peab tagama rahaliste vahendite säästliku ja otstarbeka kasutamise ning saavutama hanke eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrd- lemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte.

(2)  Konkurentsi olemasolu korral teeb hanke eest vastutav isik ettepaneku pakkumuse esitami-

seks vähemalt kolmele isikule.

(3)  Hankelepingu allkirjastamiseks esitamisel lisatakse seletuskiri, milles antakse ülevaade le- pingu sõlmimise vajadusest, saadud pakkumustest ja põhjustest, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks. Seletuskirjas märgitakse ära finantseerimis- allikas (-allikad) ning selgitatakse vajadusel konkurentsi puudumisega seotud asjaolusid.

(4)  Pärast hankelpingu sõlmimist teavitab hanke eest vastutav isik mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul teisi pakkujaid hankelepingu sõlmimisest.

V Hankelepingu täitmise järelevalve

§ 19. Järelevalve sisu

(1)  Hankelepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, kas lepingupooled täidavad enda kohustusi nõuetekohaselt, s.h jälgitakse lepingu tähtaegadest kinnipidamist, üleantavate asjade kogust ja kvaliteeti, pretensioonide esitamise tähtaegsust, vigade tekki- mist, garantii kehtivuse ajal pretensioonide esitamist jm.