Flytoget AS vurderer ekstern varslingstjeneste som
alternativ. I denne forbindelse ønsker vil kunnskap om hva markedet kan tilby
og indikativ økonomi rundt slike løsninger. Primært ser Flytoget for seg en
enkel og rimelig løsning som ivaretar de ansattes og virksomhetens tarv.
Flytoget AS er 350 ansatte.
Vi ønsker priser på løsninger og gjerne alternative slike.
Innleveringsfristen for informasjonen er satt til 1 juli klokken 16.00.
-
Innledning
Ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold i
virksomheten er fra 01.01.07 lovfestet i arbeidsmiljøloven, jf. aml. §§ 2-4 og
2-5. Arbeidsgiver plikter etter disse bestemmelsene å legge forholdene
til rette for varsling, jf. aml. § 3-6.
Flytoget As ønsker å etablere en
ekstern varslingstjeneste som til dels en erstatning og supplement til våre
interne varslingskanaler og rutiner. Den eksterne tjenesten skal kun omfatte
adgang for varsling fra Flytoget AS sine egne ansatte (ca 350 personer). Det
legges vekt på at det skal etableres en lavkost og enkel løsning.
På oppdragsgivers intranettsider
er det i dag lagt ut informasjon I HMS håndbok om hvilke muligheter som finnes
for å varsle om kritikkverdige forhold. Det er også beskrevet i bedriftens
etiske retningslinjer.
Ekstern varslingsmottaker må ha
en teknisk løsning som gjør at melding om varsling kan mottas kryptert. Dette
for å sikre at varsler kan være anonym hvis ønskelig og for å skjerme sensitiv
informasjon på best mulig måte.
Drift av ekstern varslingskanal
må være operativ 01.08.2014. Innen denne tid må teknisk løsning og rutiner for
håndtering av varslingssaker være på plass. Det er en forutsetning at tilbyder
oppfyller lovkrav mht. oppbevaring/behandling av personopplysninger.
Innsynssaker må behandles iht. offentlighetsloven.
-
Krav
til tjenesten
Vi ønsker minst presentert en løsning for følgende
tjenester:
-
Mottak
av tips pr. telefon.
-
Mottak
av tips pr. post.
-
Eventuelt
elektronisk mottak av tips med webløsning fra hvilken som helst
internettoppkobling. Når det gjelder web-løsningen skal denne kunne benyttes
via flytogets intranett. Levering, implementering og drifting av den
web-baserte kanalen skal inkluderes i tilbudet
-
Ivaretakelse
av et krav om anonymitet der varsler setter dette som en betingelse.
-
Interne
retningslinjer for behandling av mottatte varslinger.
-
Analyse
av hva tipset gjelder innen 48 timer eller umiddelbar handling dersom
situasjonen krever det. Vurderingen skal lede til enten råd om avslutning av
saken eller et råd til oppdragsgiver om hvordan saken bør behandles videre.
-
Systematisering
av fakta om den aktuelle saken gjennom kontakt med varsler. Informasjonen
nedfelles i et kort notat til oppdragsgiver. Det skal samtidig gis råd til
oppdragsgiver om videre saksbehandling.
-
Kontakt
med varsler og skriving av sammendrag av varslet forutsettes gjennomført
innenfor en tidsramme på 4 timer mellom kl. 0800 og 1600.
Mulighet for kontaktpersonene i
Flytoget AS til å be om assistanse/råd i enkeltsak innenfor rammene av den
løpende avtale. Ved bistand utover denne rammen, angi pris for dette
særskilt (dvs. timepris). Bistand utover den angitte ramme pr sak,
eller utover avtalens totale ramme, kan kun påbegynnes etter avtale med
oppdragsgiver.
Om innleveringen
All informasjon skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, www.mercell.no, fristen via fanebladet som heter Gi tilbud.
Har du noen spørsmål vedrørende dette anbudet, må disse stilles i kommunikasjonsmodulen i Mercell. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til hvordan du skal laste opp tilbudet ditt, eller hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support:Tlf: + 47 21 01 88 60 eller support@mercell.com.