Frederiksberg Kommune udbyder implementering, vedligeholdelse, support, drift og videreudvikling af Løn og Personalesystem grundet kontraktudløb på nuværende løsning pr. 31-12-2016. Modsat nuværende Koncernløsning udbydes Økonomisystem og Løn og Personalesystem hver for sig, hvorfor nærværende udbud skal ses i tæt sammenhæng med udbuddet på Økonomisystem, der udbydes sideløbende.
Frederiksberg Kommune har fokus på at finde en systemløsning, der understøtter de forretningsmæssige, procesmæssige og funktionelle behov, der eksisterer i Frederiksbergs Kommunes nuværende organisering med en høj grad af decentralisering. Derudover er et særligt forhold for Frederiksberg kommune, at løndriften varetages af ekstern leverandør.
Kontrakten og bilagene er en integreret del af det samlede udbudsmateriale, hvorfor der skal tages højde for kontraktens med tilhørende bilags betingelser og vilkår ved tilbudsgivningen.
Udbudsperioden løber op mod årsskiftet 2016 og en endelig underskrift forventet ultimo februar 2016 med sigte på implementeringsstart primo marts 2016 og driftsstart omkring årsskiftet 2016/17.
Følgende processuelle områder er en del af udbuddet:
- Onboarding
- Administration
- Tid
- Vagtplanlægning
- Løn
- Offboarding
Hertil kommer optioner på bl.a.:
- Rekruttering, jf. Kontraktens bilag 3 og 7
- Udvikling og uddannelse, jf. Kontraktens bilag 3 og 7
Udbuddet skal føre til indgåelsen af en obligatorisk aftale mellem udbyder og den tilbudsgiver (kontrakthaver), som tildeles kontrakten. Ved en obligatorisk aftale forstås en aftale, hvor udbyder forpligter sig til kun at købe de pågældende ydelser hos kontrakthaver.
Leverandøren skal, i en implementeringsperiode på maksimalt 9 måneder fra kontraktstart stå for de i bilag 1 angivne hovedaktiviteter, suppleret med leverandørens øvrigt angivne aktivitetsbehov.
Leverandøren skal ligeledes i implementeringsperioden som minimum stå for uddannelse af lokale administratorer og superbrugere evt. suppleret med slutbrugeruddannelse af samtlige brugere i Frederiksberg Kommune. Leverandøren skal ligeledes stå for den løbende drift (evt. ekskl. Hosting) service og vedligehold af systemet.