Kontrakten omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning. Løsningen skal leveres som en servicebureauløsning.
Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system. Derfor ønsker kunden effektiviseringsperspektivet medtaget i udbuddet.
Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale.
Kunden er interesseret i, at arbejdet med realisering af gevinster igangsættes allerede i år 2016 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i, at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Systemet skal klar til drift i hele regionen den 1.1.2016, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner for 2016 fra senest den 1.12.2015. På det tidspunkt skal løn-, personale og vagtplanssystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte system:
— lønadministration
— personaleadministration, herunder lønsimulering og forhandling
— tjenestemandspension
— økonomi, refusioner og budgettering
— vagtplanlægning
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos Danske Regioner og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke i henhold til overenskomsterne.
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk region, herunder samarbejdet med kundens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— projektledelse
— opsætning og konfigurering
— tilgængeliggørelse af eksisterende data (option)
— implementeringsbistand
— testplanlægning og afprøvning
— uddannelse i forbindelse med implementering (option)
— uddannelse i brug af systemet.
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2).
Del V: Kontrakttildeling
Kontrakt nr.: 1
V.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling:
V.2) Oplysninger om tilbud
Antal modtagne bud: 2
V.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med
Telefon: Silkeborg Data A/S, Kastaniehøjvej 2, 8600 Silkeborg, DANMARK +45 89899000