1: Baggrund og formål
Det fremgår af folkeskoleaftalen fra 2013 (pkt. 2.10: Bedre undervisningsmiljø), at der på nationalt plan skal udvikles obligatoriske indikatorer for folkeskoleelevernes undervisningsmiljø, trivsel, ro og orden. Disse indikatorer skal danne grundlag for, at kommuner og folkeskoler kan arbejde systematisk og målrettet med at styrke elevernes trivsel i sammenhæng med den faglige udvikling. Indikatorerne skal danne grundlag for det nye måltal for trivsel i folkeskolen, hvor løbende målinger skal skabe åbenhed om trivsel, ro og orden.
Den bagvedliggende obligatoriske spørgeramme til indsamling af data og udarbejdelse af indikatorerne vil blive offentliggjort i en bekendtgørelse fra Undervisningsministeriet.
Ordregiver ønsker på den baggrund at indgå aftale om etablering, support, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af en webbaseret it-løsning til nationale målinger af trivsel i folkeskolerne, fremover kaldet »Løsningen«. Løsningen skal være klar til anvendelse fra starten af skoleåret 2015/16 til frivillige trivselsundersøgelser, og første obligatoriske trivselsundersøgelse skal gennemføres foråret 2016.
Løsningen, der stilles gratis til rådighed af Ordregiver for landets skoler via Dansk Center for Undervisningsmiljøs hjemmeside, vil være en erstatning for Dansk Center for Undervisningsmiljøs nuværende Termometer til Grundskolen, hvormed skoler i dag gennemfører elektroniske undersøgelser af trivsels- og undervisningsmiljøet.
Ordregiver og Dansk Center for Undervisningsmiljø står selv for 1. linje brugersupport af Løsningen.
Brugerne af Løsningen er primært elever i aldersgruppen 6-15 år, ansatte på skolerne, kommunale medarbejdere samt ansatte i Dansk Center for Undervisningsmiljø og UNI—C - Styrelsen for It og Læring. Brugerne skal logge på med deres personlige UNI—Login (brugernavn/password). UNI—Login anvendes endvidere til rettighedsstyring, da brugerne skal have adgang til forskellige dele af Løsningen.
Den obligatoriske trivselsundersøgelse forventes at finde sted inden for en 8-12 ugers sammenhængende periode hvert år. Uden for denne periode kan skolerne benytte Løsningen til at gennemføre frivillige undersøgelser. Alle landets folkeskoler skal obligatorisk deltage i trivselsundersøgelsen, og den skal gennemføres en gang årligt. Trivselsundersøgelsen vil være baseret på et spørgeskema, som eleverne skal besvare i skoletiden.
Løsningen skal udover spørgeskemaet til trivselsmålinger indeholde en række ekstra spørgeskemamoduler vedrørende undervisningsmiljø, som skolerne selv kan vælge til eller fra.
Løsningen skal understøtte forskellige spørgeskemamoduler til elever i indskolingen, mellemtrinnet og udskolingen. Løsningen skal kunne låse spørgeskemamodulerne til klassetrinnene, så fx en 8. klasse ikke ved en fejl kan få tildelt spørgeskemaet til elever på mellemtrinnet.
Løsningen skal kunne håndtere, at der kan tilføjes eller slettes spørgsmål og spørgeskemamoduler.
Alle spørgsmål/svar kategorier skal kunne oplæses af Løsningen, fx via iconer i spørgeskemaet.
Løsningen skal udarbejde resultatrapporter på baggrund af elevernes besvarelser. Løsningen skal kunne beregne og visualisere statistiske trivselsindikatorer baseret på elevernes besvarelser. Alle elevsvar skal registreres i en database på en central server. Der skal løbende tages back-up af svardatabasen.
Løsningen skal integrere med UNI—Login samt tilhørende webservices, der bl.a. benyttes til at hente stamdata inkl. cpr-numre på eleverne, når de logger på for at besvare spørgeskemaer. Løsningen skal desuden kunne aflevere elevernes besvarelser til Undervisningsministeriets Datavarehus for Grundskolen via en central webservice placeret hos ordregiver.
Der er i alt ca. 550 000 elever i folkeskolen. Hvis alle folkeskolens klassetrin skal deltage i den obligatoriske trivselsundersøgelse inden for en svarfrist af fx 8 uger, vil den gennemsnitlige belastning være ca. 2 000 elever pr. time. Det må dog påregnes, at spidsbelastningen kan være betydeligt højere, da skolerne selv tilrettelægger afviklingen. Løsningen skal kunne håndtere perioder med høj belastning.
Det er dog ikke et krav, at folkeskolerne skal anvende Løsningen til at gennemføre den obligatoriske trivselsundersøgelse. Skoler og kommuner kan frit vælge at anvende et it-værktøj fra en anden leverandør eller udvikle et værktøj selv. Det er derfor usikkert hvor mange brugere, der reelt vil benytte Løsningen. Det er en forventning, at minimum 80 % af landets elever vil benytte Løsningen.
Løsningen skal være nemt skalérbar, da den stilles til rådighed i både perioder, hvor der kun gennemføres frivillige trivselsundersøgelser og i kritiske perioder med høj belastning. Den kritiske driftsperiode defineres som mandag-fredag kl. 7-17 i perioden for den obligatoriske undersøgelse (pt. forventet til 8-12 uger), hvor der tillige vil blive stillet særlige krav om høj tilgængelighed af Løsningen samt udvidet supportydelser hos tilbudsgiver. Løsningen skal således være tilgængelig hele året, men er i særlige perioder udsat for særlig høj belastning.
Da Løsningen indeholder personhenførbare data, skal Tilbudsgiver sikre, at Løsningen overholder den relevante lovgivning for datasikkerhed og logning af adgange til systemet, samt eventuelle yderligere sikkerhedskrav anført i Kontrakten.
UNI—C ønsker i starten af kontraktperioden at indgå i en agil designfase for at samarbejde om brugergrænseflade, rapportindhold og de statistiske beregningsmetoder på baggrund af den af ordregiver leverede spørgeramme. Derfor forudsættes det, at tilbudsgiveren er tilgængelig i nødvendigt omfang for arbejdssessioner, møder, workshops mv. på ordregivers adresser i København og Århus.
2: Hovedydelser
Nærværende udbud omfatter følgende hovedydelser:
A. Etablering
Der skal udvikles et webbaseret it-system, hvormed elever kan besvare den obligatoriske trivselsundersøgelse og de frivillige undersøgelser elektronisk. Det skal være muligt for eleverne at tilgå Løsningen med moderne browsere. Løsningen skal understøtte responsive web design.
B. Support og vedligeholdelse
Udbuddet omfatter support og vedligeholdelse af det leverede programmel, herunder løbende registrering og udbedring af fejl og mangler samt opdatering af nye versioner af Løsningen.
Tilbudsgiver har ansvaret for 2. linje support, fx hjælp ved applikationsnedbrud eller gendannelse af applikationer og databaser.
C. Videreudvikling
Udbuddet omfatter videreudvikling af tillægsfunktionalitet efter behov, bl.a. som følge af lovændringer og udstedte bekendtgørelser, f.eks. i forhold til udvidelse af Løsningen til andre brugergrupper og uddannelsesområder under Undervisningsministeriets ressort eller tilpasninger til opdateringer af UNI—Login. Tilbudsgivers opgaver under videreudvikling kan variere i kontraktens løbetid.
D. Drift
Tilbudsgiver har ansvaret for drift af Løsningen i kontraktens løbetid. Tilbudsgiver skal stå for både applikationsdrift og drift af det fulde driftsmiljø med tilhørende infrastruktur.
Del V: Kontrakttildeling
V.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling:
19.12.2014
V.2) Oplysninger om tilbud
Antal modtagne bud: 3
V.3) Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med
Mailadresse: Telefon: Internetadresse: Rambøll Management Consulting A/S, Hannemanns Allé 53, 2300 København S, DANMARK, info@ramboll.com +45 51611000, www.ramboll.dk