NRK vil gjennomføre en begrenset anbudskonkurranse
med sikte på å inngå avtale om anskaffelse av elektronisk løsning for
reiseoppgjør og andre utlegg ansatte har i tjenesten. Formålet med elektronisk
reiseregning er å redusere behandlingstid og ressursbruk, systemet må derfor
være lagt til rette for effektivisering av arbeidsprosesser. Utfylling av
reiseregning og refusjonsbilag må kunne skje via internett/ intranett.
Løsningen skal i tillegg til selve reiseregningsmodulen/ utleggsmodulen
inneholde veiledning til utfylling (enkelt tilgjengelig fra et web-grensesnittet),
innebygde definerte kontroller og mulighet for å legge inn NRKs egne satser (i
hovedsak følger NRK Statens regulativ for reiser).
Det ble i 2013 ferdigstilt 38.217
reiseregninger/ utgiftsrefusjoner/ kjørebøker fordelt på 3.828 individuelle
brukere i NRKs eksisterende reiseregningsløsning.
Nytt system skal tilbys som en SaaS- eller ASP-løsning der leverandør
tar hånd om drift av et system, og NRK «leier» systemtilgang.
Systemet skal være integrert med bruk av
kredittkort ved at transaksjoner kan hentes fram og enkelt overføres til
reiseregningen. Godkjente reiseregninger og utlegg skal overføres til økonomisystemet
for utbetaling. Systemet må være fleksibelt, bygge på standardiserte løsninger
og grensesnitt og ha muligheter for tilpasninger.
Systemet må kunne administrere minimum 4.800 brukerlisenser
på en effektiv måte (f.eks. ved opprettelse av en såkalt «Site Lisens» for
hele NRK). Antallet kan variere i avtaleperioden.
NRK ønsker ikke et utviklingsløp for
fremskaffelse av nytt reiseregningssystem, og det er derfor en forutsetning at
valgt leverandør tilbyr et standardisert og ferdigutviklet reiseregningssystem
som støtter «elektronisk flyt».