Ringkøbing-Skjern Kommune anvender i dag ESDH-systemet GoPro på Notes/Domino og ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Det nye ESDH-system skal anvendes bredt i kommunen helt ud til de enkelte decentrale enheder.
Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker, at det nye ESDH-system skal understøtte bedre og mere effektive sagsgange, og kommunen forventer, at systemet for udvalgte forretningsprocesser bidrager til at give konkrete gevinster.
Kommunen ønsker at anskaffe et konfigurérbart standard-/rammesystem, der har et særligt potentiale til at understøtte og effektivisere kommunens processer og samtidig kan anvendes bredt i kommunens digitale sagsgange. Samtidig ønsker Ringkøbing-Skjern en leverandør, der kan indgå i et samarbejde med kommunen omkring bedst mulig udnyttelse af systemet gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med den nødvendige tilpasning af sagsprocesserne. Kommunen ønsker selv at forestå driftsafviklingen af systemet.
Den kommende løsning skal endvidere pege fremad, således at Ringkøbing-Skjern Kommune er forberedt til de fællesoffentlige og fælleskommunale initiativer – ikke mindst den infrastruktur og de løsninger, der kommer fra KOMBIT.
Mål og formål
Målet for Ringkøbing-Skjern Kommune er at få et system og en leverandør, der kan vokse sammen med kommunen og bidrage til at opnå konkrete og målbare gevinster – både kvalitative og kvantitative. Kommunen har følgende mål med ESDH-anskaffelsen og implementeringen:
- Det valgte system skal være et konfigurerbart standard/ramme ESDH-system, der med mindst mulig programmering kan understøtte kommunens processer. Det er målet, at kommunen selv skal være i stand til at konfigurere og tilpasse procesunderstøttelsen efter oplæring.
- Kommunen ønsker at have særlig fokus på udvalgte sagsprocesser samtidig med, at der udrulles en basis/standard løsning til alle (relevante) brugere.
- Understøttelsen af sagsprocesserne kan variere - fx egentlig automatisering, støtte til overholdelse af deadlines, understøttelse af faser i en sagsproces, guides og tjeklister eller endelig anvendelse af målrettede skabeloner til fx oprettelse af sager og dokumenter.
- Kommunen ønsker i videst muligt omfang at gøre brug af bedste praksis i det valgte system
- Løsningen skal kunne spille sammen med KOMBITs rammearkitektur
Leverancen skal omfatte
- Standard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade, der kan anvendes bredt i Ringkøbing-Skjern Kommune bortset fra sagsområder, hvor der er dedikerede fagsystemer.
- Værktøjer, moduler eller funktioner til at understøtte og effektivisere kommunens sagsprocesser
- Modul til dagsorden og udvalgsbehandling
- Iterativt/agilt implementeringsforløb af fem sagsprocesser (Ejendoms-/byggesager, Personalesager, Møde-/udvalg, PPR-sager samt standardsager til den generelle anvendelse i hele kommunen), hvor leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Ringkøbing-Skjern Kommune omkring konfigurering af de valgte sagsprocesser. Dette gælder første delleverance - der kan komme implementering af yderligere sagsprocesser i senere delleverancer
- Support og vedligehold af løsningen i hele kontraktperioden
- Andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen
- Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker en løsning, der kan driftes af kommunen selv.
Leverancen skal ud over selve ESDH-systemet omfatte integrationer til registre og fagsystemer samt særlige moduler:
- Integration til kontorsystemer (MS Office 2013 og Outlook 2013)
- Integration til Bygnings- og Boligregistret (BBR)
- Integration til den Offentlige Informations Server Online (OIS) via LIFA
- Integration til Doc2Mail
- Skanning og OCR
- Uddannelse af systemadministratorer, instruktører og superbrugere
Derudover efterspørges en række optioner.